État des lieux d’entrée : comment le faire (guide et conseils)

L’état des lieux d’entrée décrit l’état du logement au moment où le locataire en prend possession. C’est la référence à laquelle on comparera tout, le jour de la sortie : sans lui, il devient très difficile de distinguer une dégradation d’un défaut ancien. Cet article de nos guides sur l’état des lieux explique concrètement comment le faire, étape par étape, en Wallonie et à Bruxelles. Pour le cadre général (entrée, sortie, cas particuliers), consultez notre guide complet de l’état des lieux.

Ce que la loi impose

En Wallonie

L’article 27 du décret wallon du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation est clair : « les parties dressent un état des lieux d’entrée détaillé contradictoire ». Il est établi soit pendant que les lieux sont inoccupés, soit au cours du premier mois d’occupation, puis annexé au bail écrit et soumis à l’enregistrement. Le Gouvernement wallon a arrêté un modèle-type d’état des lieux d’entrée, à valeur indicative.

Le décret précise aussi le contenu minimum : la date du constat, l’identité et la qualité des auteurs, les références du bail, une note générale sur l’état du bien, la description de l’état apparent de chaque pièce, l’état des équipements, le relevé des documents d’entretien, le relevé des index des compteurs et la liste des clés et dispositifs remis au preneur.

À Bruxelles

Dans la Région de Bruxelles-Capitale, l’article 220 du Code bruxellois du logement rend applicables à tous les baux d’habitation, sous-locations comprises, les règles du Code civil sur l’état des lieux : un état des lieux d’entrée détaillé, dressé contradictoirement et à frais communs, qui comprend le relevé des compteurs lorsque le logement dispose de compteurs individuels. La Région indique qu’il doit être réalisé avant l’occupation ou au cours du premier mois du bail, de préférence par un expert dont les honoraires sont partagés, ou conjointement par le bailleur et le locataire.

Qui peut faire l’état des lieux d’entrée

Trois formules sont possibles.

• Les parties elles-mêmes : bailleur et locataire parcourent le logement ensemble et rédigent le document. C’est gratuit, mais exigeant : il faut être précis, neutre et complet.
• Un expert désigné ensemble : il est mandaté par une clause du bail ou d’un commun accord, et ses frais sont partagés à parts égales. C’est la formule la plus sûre pour obtenir un document neutre.
• Un expert désigné par une seule partie : en Wallonie, le décret prévoit que cette partie en assume seule les frais. L’état des lieux reste contradictoire : l’autre partie y assiste et le signe.

Pour savoir comment se répartit la facture dans chaque cas, voyez notre article sur le paiement état des lieux. Et si vous vous demandez ce qui distingue un état des lieux d’un rapport technique plus poussé, notre page expertise et état des lieux fait la différence.

Comment faire un état des lieux d’entrée, étape par étape

1. Convenir de la date et préparer les documents

Fixez le rendez-vous avec l’autre partie, idéalement avant la remise des clés, en journée, dans un logement vide. Rassemblez le bail (ou son projet), la liste des équipements, les documents d’entretien disponibles (chaudière, ramonage, détecteurs), et toutes les clés, badges et télécommandes à remettre. Si le logement est meublé, préparez l’inventaire du mobilier.

2. Préparer le logement

Côté bailleur, le logement doit être propre, les ampoules en place, l’eau et l’électricité en service, les compteurs accessibles. Un logement encombré ou sans lumière est impossible à décrire correctement : ce qui n’est pas visible n’est pas constaté.

3. Visiter pièce par pièce

Procédez toujours dans le même ordre, du sol au plafond, et décrivez chaque élément avec des termes précis (neuf, bon état, usé, abîmé), en localisant chaque défaut.

Testez ce qui peut l’être : ouvrir les fenêtres, faire couler l’eau, allumer les appareils. Les caves, greniers, garages, jardins et terrasses font aussi partie des lieux loués. Pour les spécificités des logements en immeuble, voyez nos conseils sur les états des lieux appartement.

4. Photographier et relever

Les photos datées complètent la description, sans la remplacer : une photo sans commentaire ne dit pas ce qu’elle montre. Relevez les index de tous les compteurs (eau, gaz, électricité) avec leurs numéros, et listez les clés et dispositifs remis. Ces relevés servent aussi à organiser le transfert des contrats d’énergie, une étape à prévoir dans le déménagement du locataire.

5. Relire, signer, annexer et enregistrer

Relisez l’ensemble à deux avant de signer : chaque partie doit pouvoir faire ajouter une remarque. Chacun conserve un exemplaire signé. L’état des lieux est annexé au bail, et le SPF Finances précise que le bailleur doit également le faire enregistrer : gratuitement pour un bien réservé exclusivement à l’habitation, en même temps que le bail ou après celui-ci, avec une copie du bail déjà enregistré.

Nos conseils pour un état des lieux d’entrée réussi

• Soyez précis plutôt que général : « rayure de 10 cm sur le parquet devant la porte-fenêtre » vaut mieux que « parquet usé ».
• Notez tout, même le minime : un petit éclat non mentionné à l’entrée peut être imputé au locataire à la sortie.
• Ne signez pas un document vide ou incomplet : pas de mention « bon état général » sans détail.
• Prenez votre temps : prévoyez une durée suffisante, surtout pour une maison ou un logement meublé.
• Gardez vos exemplaires : ils vous serviront pendant toute la durée du bail, parfois pendant des années.

Côté bailleur, côté locataire

Les deux parties n’abordent pas le rendez-vous avec les mêmes priorités, et c’est normal.

Si vous êtes bailleur, votre intérêt est un document complet, qui décrit précisément l’état de chaque élément. Un logement remis propre, avec tous les équipements en ordre de marche et les documents d’entretien disponibles, donne un état des lieux clair et limite les contestations futures. Évitez les formules vagues : elles se retourneront contre vous à la sortie.

Si vous êtes locataire, votre intérêt est que chaque défaut existant soit noté. Ouvrez les placards, testez les robinets, regardez derrière les portes, signalez les traces d’humidité, les joints noircis, les éclats de carrelage. Ce qui n’est pas écrit le jour de l’entrée risque d’être considéré comme un dégât locatif le jour du départ. Si vous découvrez un défaut dans les jours qui suivent, signalez-le immédiatement par écrit.

Dans les deux cas, un état des lieux dressé par un expert neutre, présent pour les deux parties, supprime une grande partie de ces tensions : chacun sait que le document ne penche d’aucun côté.

En cas de désaccord ou de refus

Commencez par en discuter et consignez les points de désaccord dans le document lui-même. Si l’une des parties refuse de participer, en Wallonie, le juge de paix peut être saisi par requête dans les quinze jours qui suivent l’expiration du délai d’un mois, et il désigne un expert pour dresser l’état des lieux. À Bruxelles, la Région indique que si une partie ne répond pas à la demande de l’autre, celle-ci peut demander au juge de paix de désigner un expert.

Si des modifications importantes interviennent ensuite, chacune des parties peut exiger, en Wallonie, un avenant rédigé contradictoirement et à frais communs.

Combien coûte un état des lieux d’entrée

Réalisé par les parties, il ne coûte rien d’autre que du temps. Confié à un expert, son prix dépend de la taille et du type de logement. Chez nous, l’état des lieux d’entrée est proposé dès 80 € TVAC par partie, frais partagés entre bailleur et locataire lorsque l’expert est désigné ensemble.

En résumé : pour faire un état des lieux d’entrée solide, fixez le rendez-vous avant l’emménagement, décrivez chaque pièce avec précision, photographiez, relevez compteurs et clés, puis signez, annexez au bail et enregistrez. C’est un investissement de quelques heures qui évite des mois de discussion à la sortie.