Modèle d’état des lieux d’entrée (PDF, exemple)

Le jour de l’entrée dans les lieux, bailleur et locataire disposent rarement d’un formulaire prêt à l’emploi. Pourtant, les deux Régions en publient un. Cet article de nos guides sur l’état des lieux présente les modèles officiels wallon et bruxellois, détaille la trame d’un état des lieux d’entrée et donne un exemple de pièce remplie. Pour l’ensemble des modèles, entrée, sortie et cas particuliers, consultez notre page modèle d’état des lieux gratuit à télécharger.

Les modèles officiels, à valeur indicative

En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 charge le Gouvernement d’arrêter un modèle type d’état des lieux d’entrée « à valeur indicative ». Le Service public de Wallonie Logement publie ce modèle d’état des lieux d’entrée en PDF, pour un appartement ou une maison. À Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du logement prévoit lui aussi un modèle type à valeur indicative, que la page régionale sur l’état des lieux propose en français et en néerlandais, en PDF et en Word.

Ces modèles ne sont pas obligatoires. La brochure bruxelloise le rappelle : le modèle « ne remplace donc pas la compétence et l’expérience pratique d’un expert ». Ce qui est obligatoire, c’est un état des lieux détaillé et contradictoire, dressé pendant que les lieux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation.

Le contenu minimal d’un état des lieux d’entrée

En Wallonie, l’article 27, § 2, fixe ce que l’état des lieux d’entrée comporte au minimum, sauf convention contraire :

1. la date du constat ;
2. l’identité et la qualité du ou des auteurs des constatations ;
3. les références du bail : coordonnées des parties, adresse du bien, date de début du bail ;
4. une note générale sur l’état du bien, des matériaux et des équipements, et l’état général d’entretien et de propreté des pièces ;
5. la description de l’état apparent, des éventuels dégâts et de l’état de propreté de chaque pièce ;
6. l’état et le fonctionnement apparent des équipements présents ;
7. le relevé des documents d’entretien des équipements et de leur date d’exécution ;
8. le relevé des index des compteurs et des jauges des citernes ;
9. la consignation des clés, télécommandes, badges, puces et autres dispositifs remis au preneur ;
10. l’existence et la localisation des équipements de sécurité, comme les détecteurs d’incendie ;
11. les signatures précédées de la mention « lu et approuvé » des parties présentes ou de leur mandataire ;
12. la signature du ou des auteurs des constatations.

À Bruxelles, le Code ne dresse pas une telle liste, mais il exige que l’état des lieux soit détaillé et que, si le logement a des compteurs individuels, il reprenne les index, les numéros de compteurs et les codes EAN de l’eau, du gaz et de l’électricité.

La trame du modèle wallon, rubrique par rubrique

Le modèle wallon suit un ordre logique, qu’on peut reprendre pour n’importe quel logement.

En-tête et remarques préalables

L’en-tête identifie le bien, le bailleur, le ou les preneurs, la date et l’heure de la visite, la date de signature du bail et sa prise de cours. Viennent ensuite des remarques préalables. La deuxième est décisive : si aucun dégât n’est mentionné, les parties reconnaissent que ce qui est décrit est intact, non défraîchi, taché ou souillé, et en bon état, et que les appareils fonctionnent. Autrement dit, tout ce que vous n’écrivez pas est réputé en bon état. D’autres remarques, facultatives, signalent un appareil non testé, une première occupation ou des peintures refaites.

Les pièces, une à une

Le modèle prévoit des constatations générales (dont l’humidité), puis le hall d’entrée, les escaliers, les toilettes, le living, la cuisine, la chaufferie et la buanderie, la salle de bain, les chambres, le grenier, l’emplacement de parking, les caves, le jardin, les balcons et terrasses, et les autres annexes. Pour chaque pièce : plafond, murs, plinthes, sol, fenêtres, portes, volets, points lumineux, prises, interrupteurs, chauffage, avec matériau, couleur et traces d’usure.

Compteurs, clés, attestations et propreté

La fin du modèle regroupe les câbles et raccordements, les clés, les compteurs et codes EAN, le contenu de la citerne, les attestations d’entretien (chauffage, cheminée, chauffe-eau, PEB…), la boîte aux lettres et les modes d’emploi remis, l’état de propreté, les détecteurs d’incendie et les autres remarques, par exemple des travaux promis par le bailleur.

Un exemple de pièce remplie

Voici à quoi ressemble une rubrique correctement complétée. L’exemple est fictif ; il montre le niveau de détail attendu.

Comparez avec « living en bon état » : une telle formule ne permettra rien de prouver au départ. La brochure wallonne précise qu’une clause selon laquelle le locataire « déclare avoir reçu les lieux en parfait état locatif » ne constitue pas un état des lieux d’entrée détaillé.

Les erreurs qui privent le modèle de son utilité

Un modèle bien rempli protège les deux parties ; un modèle mal rempli peut se retourner contre celui qui l’a rédigé. Les écueils les plus fréquents :

• Laisser des rubriques vides. Une case blanche ne dit pas si l’élément est absent, en bon état ou simplement oublié. Écrivez « néant » ou « non vérifié » plutôt que rien.
• Garder des remarques préalables qui ne correspondent pas à la réalité. La remarque facultative sur les appareils mis gratuitement à disposition met leur entretien, leur réparation et, le cas échéant, leur remplacement à la charge du locataire : ne la conservez que si c’est votre accord. De même, ne cochez pas « première occupation » ou « peintures refaites » si ce n’est pas le cas.
• Oublier les équipements hors des pièces. Compteurs et codes EAN, citerne, clés et télécommandes, détecteurs d’incendie, attestations d’entretien : ce sont des mentions du contenu minimal wallon, et elles servent au moment de la sortie.
• Se contenter des photos. Le modèle wallon le précise : les photos ne dispensent pas de remplir le formulaire de manière précise. Une photo sans légende ni numéro de renvoi est difficile à exploiter des années plus tard.
• Ne pas tester. Ouvrez les fenêtres, actionnez les volets, faites couler l’eau chaude, allumez les plaques. Ce qui n’a pas pu être testé se note comme tel, sinon il sera réputé fonctionner.
• Attendre l’emménagement. La brochure wallonne déconseille de dresser l’état des lieux pendant le premier mois d’occupation : les lieux seront meublés, et un véritable constat devient difficile.

Si une partie ne peut pas être présente, elle peut se faire représenter par un mandataire : l’article 27 du décret wallon vise d’ailleurs les signatures « des parties présentes ou de leur mandataire ».

Signer, parapher, enregistrer

Le modèle wallon se termine par les signatures, précédées de la mention manuscrite « lu et approuvé ». Chaque page est paraphée par les deux parties, le nombre de pages et de photos est indiqué, et les photos sont signées au verso par les preneurs ; elles ne dispensent pas de remplir le formulaire avec précision. L’état des lieux est annexé au bail écrit et soumis à l’enregistrement. La brochure wallonne conseille quatre exemplaires : un pour le bailleur, deux pour le preneur et un pour le bureau de l’enregistrement.

Si le logement est loué en Wallonie, le bail lui-même peut partir du modèle contrat de bail région wallonne, auquel l’état des lieux sera annexé.

En cours de bail, l’avenant

Si des modifications importantes sont apportées au logement après l’entrée, chaque partie peut exiger, en Wallonie, qu’un avenant à l’état des lieux soit rédigé contradictoirement et à frais communs. Il reprend la même trame, limitée aux éléments modifiés.

À la sortie, la même trame

L’état des lieux de sortie se compare à celui d’entrée. Un document d’entrée bien structuré facilite donc la sortie : mêmes pièces, même ordre, mêmes désignations. Notre modèle d’état des lieux de sortie reprend ces rubriques, et le modèle d’état des lieux d’entrée et de sortie gratuit les réunit dans un seul document.

Un local commercial ou un garage loué seul n’est pas soumis au décret wallon ni au Code bruxellois du logement, mais l’article 1730 de l’ancien Code civil impose aussi un état des lieux d’entrée détaillé, contradictoire et à frais communs. La trame se simplifie, mais la logique reste la même.

En résumé : partez du modèle officiel de votre Région, suivez-le pièce par pièce, décrivez chaque défaut avec sa localisation et une photo, puis paraphez, signez et annexez le document au bail.