Procuration pour l’état des lieux d’entrée : modèle et règles

L’état des lieux d’entrée tombe souvent au plus mauvais moment : le locataire est encore à l’étranger ou en plein déménagement, le bailleur habite à l’autre bout du pays, les parents d’un étudiant gèrent le kot à distance. La loi n’exige pas que chaque partie soit là en personne : elle peut se faire représenter. Cet article de nos guides sur l’état des lieux explique ce que prévoient les textes, qui peut vous représenter et comment rédiger la procuration. Pour la méthode de l’état des lieux lui-même, voyez notre article sur comment faire un état des lieux d’entrée.

Ce que prévoient les textes

L’état des lieux d’entrée est contradictoire : il se dresse en présence des deux parties au bail et chacune le signe. Mais la présence physique n’est pas exigée, et les textes régionaux envisagent expressément la représentation.

En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 fixe le contenu minimum de l’état des lieux d’entrée. On y trouve « les signatures précédées de la mention “lu et approuvé” des parties présentes ou de leur mandataire », ainsi que l’identité et la qualité des auteurs des constatations. Un mandataire peut donc signer au nom d’une partie absente.

À Bruxelles, la brochure juridique de la Région sur les baux d’habitation (janvier 2025) précise que, pour être valable, l’état des lieux doit être dressé « en présence du preneur et du bailleur, ou de leurs représentants », et être daté et signé par eux ou par leurs représentants.

Le principe est détaillé, pour l’entrée comme pour la sortie, dans notre article général sur la procuration pour l’état des lieux. Ici, nous nous concentrons sur ce qui est propre à l’entrée dans les lieux.

Pourquoi l’entrée demande une vigilance particulière

L’état des lieux d’entrée sert de point de comparaison pendant toute la durée du bail. À la sortie, on confronte l’état du logement à ce qui a été décrit au départ pour déterminer les éventuels dégâts locatifs. Tout défaut existant qui n’a pas été noté à l’entrée risque donc d’être imputé au locataire.

Le modèle officiel wallon le dit sans détour dans ses remarques préalables : si aucun dégât n’est mentionné, les parties reconnaissent que ce qui est décrit est intact, non défraîchi, et que les appareils présents fonctionnent parfaitement. Un mandataire pressé, qui signe sans rien faire inscrire, engage donc le locataire sur un logement réputé impeccable.

Pour le bailleur, l’enjeu est symétrique. Un représentant qui accepte une description trop vague prive son mandant d’une preuve utile : la brochure bruxelloise rappelle qu’une clause du type « l’immeuble est en bon état d’entretien et bien connu des parties » n’est pas considérée comme un état des lieux.

Qui peut vous représenter

Droits Quotidiens cite, pour la Wallonie, plusieurs représentants possibles du locataire ou du propriétaire : un expert personnel, une agence immobilière ou un membre de la famille. Chaque choix a ses avantages et ses limites.

La brochure bruxelloise le souligne : un état des lieux dressé par une seule partie, ou par un expert désigné par une seule d’entre elles, peut toujours être contesté par l’autre. Quand l’une des parties sera absente, il est souvent plus simple de s’entendre sur un expert commun. Sa mission reste contradictoire et le représentant présent n’a plus qu’à relire et signer.

Côté frais, le décret wallon prévoit qu’un expert désigné conjointement est payé à parts égales, et qu’un expert désigné par une seule partie reste à sa charge. Il répute aussi non écrite la clause qui met à charge du preneur les frais d’intervention d’un tiers, sauf s’il en est le commanditaire.

Une trame de procuration à compléter

Il n’existe pas de modèle officiel de procuration pour l’état des lieux, et ce site ne propose aucun fichier à télécharger. La trame ci-dessous liste les rubriques utiles, à recopier dans votre propre document.

Quelques précautions rendent la procuration utile le jour de la visite :

• transmettez-la avant le rendez-vous à l’autre partie ou à l’expert, pour éviter une discussion sur place ;
• joignez une copie de votre pièce d’identité si l’autre partie le demande, pour qu’elle puisse comparer la signature ;
• demandez que la procuration soit mentionnée dans l’état des lieux ou annexée à celui-ci ;
• gardez une copie de ce que vous avez signé.

Briefer votre mandataire avant la visite

Une procuration ne sert à rien si la personne qui vous représente ne sait pas ce qu’elle doit regarder. Avant la visite, transmettez-lui une copie du bail et, si vous avez visité le logement, vos propres photos. Signalez-lui ce que vous avez remarqué : une tache au plafond, un carrelage fissuré, un volet qui coince, un appareil électroménager ancien.

Demandez-lui ensuite de suivre la trame du document. Le décret wallon impose notamment la description de l’état apparent de chaque pièce, l’état et le fonctionnement des équipements, le relevé des documents d’entretien, les index des compteurs, les clés et dispositifs d’accès remis, et les équipements de sécurité. À Bruxelles, si le logement a des compteurs individuels, la brochure régionale exige le relevé des index, les numéros des compteurs et les codes EAN.

Le modèle officiel wallon rappelle enfin que chaque page est paraphée par les deux parties et que les photos, signées au verso par les preneurs, ne dispensent pas de remplir le formulaire de manière précise. Votre mandataire doit repartir avec un exemplaire complet, photos comprises, et vous le transmettre sans attendre.

Les règles propres à chaque Région

La représentation fonctionne de la même manière dans les deux Régions, mais le cadre du bail n’est pas le même. Pour un logement wallon, le décret du 15 mars 2018 s’applique : notre guide sur le bail d’habitation en Wallonie en résume les règles. Pour un logement situé dans l’une des dix-neuf communes bruxelloises, c’est le Code bruxellois du logement : voyez notre guide sur le bail d’habitation à Bruxelles.

Dans les deux Régions, l’état des lieux d’entrée se dresse pendant que le logement est inoccupé ou au cours du premier mois d’occupation. En Wallonie, faute d’accord, le juge de paix peut être saisi par requête dans les quinze jours qui suivent l’expiration de ce mois pour désigner un expert. À Bruxelles, la partie dont la demande reste sans suite peut aussi s’adresser au juge de paix ; au-delà du premier mois, la brochure précise que les parties ne peuvent plus être contraintes de dresser l’état des lieux. Prévoyez donc la procuration dès la signature du bail, et non la veille de la remise des clés.

Et à la sortie

La même logique vaudra en fin de bail, avec un autre enjeu : la garantie locative. L’état des lieux de sortie se dresse après la libération des lieux et avant la remise des clés, à un moment où le locataire est parfois déjà installé ailleurs. Les précautions propres à ce moment sont détaillées dans notre article sur la procuration pour l’état des lieux de sortie.

En résumé : bailleur ou locataire, vous pouvez vous faire représenter à l’état des lieux d’entrée par la personne de votre choix. Rédigez une procuration précise, préparez votre représentant et veillez à ce qu’il fasse inscrire tout ce qu’il constate : c’est ce document qui servira de référence le jour de la sortie.