Procuration pour l’état des lieux de sortie : modèle et règles

Un déménagement à l’étranger, un nouvel emploi, une hospitalisation, un bailleur qui vit loin du bien loué : il arrive souvent qu’une partie ne puisse pas assister à l’état des lieux de sortie. La solution est de se faire représenter par un mandataire, muni d’une procuration. Ce guide fait partie de nos guides sur l’état des lieux ; pour les étapes de la visite elle-même, voyez notre article sur le déroulement d’un état des lieux de sortie. Nous nous concentrons ici sur la représentation : ce que dit la loi, les pouvoirs à confier et une trame de procuration.

Ce que prévoit la loi

En Wallonie, le mandataire est prévu par le décret

Le décret wallon du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation vise expressément la représentation. Parmi les mentions minimales de l’état des lieux de sortie, son article 27, § 5, cite « les signatures précédées de la mention “lu et approuvé” des parties présentes ou de leur mandataire ». La même formule figure pour l’état des lieux d’entrée. La version consolidée du décret sur Wallex fait foi.

La brochure du Service public de Wallonie sur le bail d’habitation va dans le même sens : l’état des lieux de sortie est « daté et signé par les parties ou leurs représentants », et l’expert désigné par le juge établit les faits « en présence des parties et/ou de leurs représentants ».

À Bruxelles, les règles générales du mandat

Le Code bruxellois du logement organise l’état des lieux de sortie (article 220, § 3) sans parler de représentation. Ce sont donc les règles générales du mandat qui s’appliquent. L’article 1984 de l’ancien Code civil définit le mandat, ou procuration, comme « un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom ». L’article 1985 précise que le mandat peut être donné par acte public, par écrit sous signature privée, même par lettre, ou verbalement, la preuve d’un mandat verbal restant soumise aux règles générales de la preuve.

Deux autres articles méritent attention. L’article 1987 distingue le mandat spécial, pour une affaire déterminée, du mandat général. L’article 1988 précise qu’un mandat conçu en termes généraux n’embrasse que les actes d’administration. D’où l’intérêt d’une procuration spéciale, qui nomme l’état des lieux de sortie et liste les pouvoirs confiés.

Ces règles valent aussi en Wallonie : le décret mentionne le mandataire, le Code civil dit comment le désigner.

Ce que le mandataire peut faire

Le mandataire agit en votre nom : ce qu’il signe vous engage, dans les limites de la procuration. Il est donc essentiel de décrire ce qu’il peut faire, et ce qu’il ne peut pas faire.

Le dernier point est le plus sensible. En Wallonie (article 62 du décret) comme à Bruxelles (article 249 du Code), la garantie placée sur un compte n’est libérée qu’au vu d’un accord écrit, établi au plus tôt à la fin du bail, ou d’une décision judiciaire. Si votre représentant ne peut pas signer cet accord, l’état des lieux sera dressé, mais le règlement de la garantie attendra votre propre signature.

Une trame de procuration à adapter

Le site ne fournit pas de fichier à télécharger : voici une trame, à recopier et à compléter. Adaptez les pouvoirs à votre situation et supprimez ce qui ne vous concerne pas.

Procuration pour l’état des lieux de sortie

Je soussigné(e) [nom, prénom], né(e) le [date], domicilié(e) [adresse], [locataire / bailleur] du logement situé [adresse complète du bien, étage, numéro de boîte], loué en vertu d’un bail signé le [date],

donne procuration à [nom, prénom, adresse du mandataire], pour me représenter lors de l’état des lieux de sortie de ce logement, prévu le [date] à [heure], et, en cas de report, à la nouvelle date convenue.

Le mandataire est autorisé à :

• assister aux constatations et formuler toute observation ou réserve ;
• signer l’état des lieux de sortie en mon nom, avec la mention « lu et approuvé », le cas échéant sous réserves ;
• relever et signer les index des compteurs ;
• [remettre / recevoir] les clés, badges, télécommandes et autres dispositifs, et signer le reçu correspondant ;
• [facultatif] conclure en mon nom un accord écrit sur les dégâts locatifs et la libération de la garantie locative, dans la limite de [montant] €.

Fait à [lieu], le [date], en deux exemplaires.

Signature du mandant — Signature du mandataire (acceptation)

La signature du mandataire n’est pas une formalité inutile : selon l’article 1984, le contrat ne se forme que par l’acceptation du mandataire, même si l’article 1985 admet une acceptation tacite.

Pour l’état des lieux d’entrée, la logique est la même, avec d’autres pouvoirs à prévoir (recevoir les clés, par exemple) : voyez notre article sur la procuration pour l’état des lieux d’entrée. Les principes communs à toutes les procurations d’état des lieux sont réunis dans notre guide procuration pour l’état des lieux.

Le jour du constat

Quelques précautions évitent qu’une représentation tourne au litige :

• Prévenez l’autre partie à l’avance, par écrit, que vous serez représenté, en indiquant le nom de votre mandataire.
• Remettez l’original ou une copie de la procuration à l’autre partie ou à l’expert, pour qu’elle soit jointe à l’état des lieux.
• Munissez votre mandataire de l’état des lieux d’entrée, des éventuels avenants, du bail et des documents d’entretien, comme l’attestation d’entretien de la chaudière.
• Restez joignable par téléphone pendant le constat, pour trancher un point imprévu.
• Demandez une copie de l’état des lieux signé et des photos le jour même ou dès que possible.

Dans un bail bruxellois, rappelons que l’état des lieux de sortie est établi après la libération des lieux et avant la remise des clés, et, depuis le 1er novembre 2024, au plus tard dans le mois de la libération des lieux. Notre guide du contrat de bail région bruxelloise détaille les autres règles de fin de bail.

Les erreurs fréquentes

Une procuration mal rédigée ne sert à rien, ou pire, ouvre la porte à une contestation. Les erreurs que l’on rencontre le plus souvent :

• Une procuration trop vague. « Je donne procuration à X pour l’état des lieux » ne dit ni quel logement, ni quelle date, ni si X peut signer ou remettre les clés. Un mandat en termes généraux n’embrasse que les actes d’administration, selon l’article 1988 de l’ancien Code civil.
• Une procuration datée d’après le constat. Elle doit exister avant le rendez-vous et être présentée le jour même.
• Des pouvoirs trop larges sans garde-fou. Autoriser son représentant à accepter n’importe quelle retenue sur la garantie, sans plafond, revient à lui confier une décision financière importante.
• Une procuration oubliée par l’agence ou l’expert. Demandez qu’une copie soit jointe à l’état des lieux signé : c’est la preuve que la signature engage bien la partie absente.
• Un mandataire mal informé. Sans l’état des lieux d’entrée ni les échanges pendant le bail, il ne peut pas vérifier les constats ni formuler de réserves utiles.

Les cas particuliers

L’agence qui représente le bailleur

Lorsque le bien est géré par une agence immobilière, c’est souvent elle qui assiste à l’état des lieux au nom du bailleur. Son pouvoir découle alors du contrat de gestion ou de mandat conclu avec le bailleur. Le locataire peut demander à voir ce qui l’autorise à signer, en particulier si un accord sur la garantie est proposé le jour même.

Les colocataires

En colocation, chaque colocataire est partie au bail. Si l’un d’eux ne peut pas être présent, il peut donner procuration à un autre colocataire ou à un tiers. Une procuration par personne absente est plus claire qu’un document commun.

L’expert commun n’est pas un mandataire

L’expert désigné par les deux parties constate de façon neutre ; il ne représente ni le bailleur ni le locataire. Ne lui confiez pas de procuration : cela mettrait en doute son impartialité. Votre mandataire, lui, défend vos intérêts et peut contester un constat.

Un défaut découvert après la sortie ne se règle pas par une procuration : il relève des questions abordées dans notre guide sur le vice caché après l’état des lieux de sortie.

En résumé : se faire représenter à l’état des lieux de sortie est possible et courant. Une procuration écrite, spéciale et précise, annoncée à l’autre partie, suffit dans la plupart des cas à éviter toute contestation de la signature.