L’essentiel en quatre points
Aucune forme imposée : la convocation peut être un recommandé, un courriel ou une lettre remise en main propre ; l’essentiel est de pouvoir prouver l’envoi.
Des délais à respecter : l’entrée se fait avant l’occupation ou dans le premier mois ; la sortie, après la libération des lieux et avant la remise des clés.
Se faire représenter est possible : en Wallonie, le décret vise les signatures des parties présentes ou de leur mandataire.
Le juge de paix en dernier recours : à défaut d’accord, une partie peut lui demander de désigner un expert, dans des délais précis.
Table des matières
Un état des lieux commence presque toujours par un courrier : il faut s’accorder sur une date, sur la personne qui dressera le constat, parfois sur un représentant. Il se termine souvent par un autre : l’envoi de l’exemplaire signé, une réserve, une demande de libération de la garantie. Cet article de nos guides sur l’état des lieux vous propose des trames de lettres à adapter, et rappelle les délais à respecter. Pour les règles de fond, voyez notre guide complet de l’état des lieux.
Une convocation, pour quoi faire
Aucun texte belge n’impose de forme à la convocation à l’état des lieux. Mais trois raisons justifient un écrit :
- fixer une date qui respecte les délais légaux, différents à l’entrée et à la sortie ;
- proposer ou confirmer la personne qui dressera le constat : les parties elles-mêmes, ou un expert désigné ensemble ;
- garder une preuve : si l’autre partie ne se présente pas ou refuse toute date, vous pourrez montrer que vous l’aviez invitée.
L’état des lieux est contradictoire : il se dresse en présence des deux parties, ou de leurs représentants. Une convocation claire est le premier pas vers ce caractère contradictoire.
Recommandé, courriel ou remise en main propre
Aucune forme n’étant imposée, choisissez selon le risque de désaccord. Entre parties qui s’entendent bien, un courriel suffit. Si la relation est tendue, préférez un envoi recommandé ou une lettre remise contre signature d’un double daté : c’est ce qui prouvera, devant le juge de paix, que vous aviez proposé une date.
Les délais à respecter
| Moment | Wallonie | Bruxelles |
|---|---|---|
| État des lieux d’entrée | Pendant que les lieux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation (art. 27 du décret du 15 mars 2018) | Pendant que les locaux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation (art. 1730 de l’ancien Code civil, rendu applicable par l’art. 220 du Code bruxellois du logement) |
| Désaccord à l’entrée | Requête au juge de paix dans les quinze jours qui suivent l’expiration du délai d’un mois | Requête au juge de paix dans le délai fixé par l’art. 1730 |
| État des lieux de sortie | Après la libération des lieux par le preneur et avant la remise des clés, à la demande d’une partie | Après la libération des lieux et avant la remise des clés, au plus tard dans le mois de la libération des lieux |
| Désaccord à la sortie | Requête au juge de paix avant la date de remise des clés | Juge saisi avant la date de remise des clés |
La conséquence pratique est simple : pour la sortie, envoyez la convocation dès que la date de départ est connue, de manière à fixer le constat entre le déménagement et la remise des clés. Si le locataire rend les clés sans état des lieux et sans avoir saisi le juge, il sera plus difficile d’en obtenir un ensuite.
Le texte de l’article 27 du décret wallon du 15 mars 2018 et celui de l’article 220 du Code bruxellois du logement font foi pour ces délais.
Modèle de lettre de convocation à l’état des lieux
La trame ci-dessous convient à l’entrée comme à la sortie. Adaptez les mentions entre crochets et supprimez celles qui ne s’appliquent pas.
[Nom et adresse de l’expéditeur]
[Nom et adresse du destinataire]
[Lieu], le [date]
Objet : convocation à l’état des lieux [d’entrée / de sortie] du logement situé [adresse complète]
Madame, Monsieur,
Dans le cadre du bail signé le [date] pour le logement situé [adresse], je vous propose de dresser contradictoirement l’état des lieux [d’entrée / de sortie] le [date] à [heure], sur place.
[Option 1] Je vous propose que nous le dressions ensemble, sur la base du modèle-type régional.
[Option 2] Je vous propose de désigner d’un commun accord [nom de l’expert ou du bureau], dont les frais seront partagés à parts égales entre nous.
[Pour la sortie] Le logement sera libéré de tous meubles et occupants au plus tard le [date]. Les clés seront remises à l’issue de l’état des lieux.
Si cette date ne vous convient pas, je vous remercie de me proposer par écrit une autre date avant le [date], dans le respect des délais légaux.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
Des variantes détaillées existent pour chaque moment : voyez notre article sur la lettre de convocation à l’état des lieux d’entrée, et notre modèle lettre état des lieux de sortie, qui intègre la préparation du départ. Le départ se prépare d’ailleurs bien avant : notre article sur le déménagement du locataire passe en revue les étapes.
La formule de politesse
Une formule sobre suffit : « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. » Évitez les formules trop familières dans un courrier qui pourrait être produit devant le juge de paix.
Proposer un expert commun
Si vous proposez un expert dans la convocation, précisez qu’il est désigné d’un commun accord. En Wallonie, l’article 27 du décret règle la question des frais : en cas de désignation conjointe, l’état des lieux s’établit à frais communs et à parts égales ; si une seule partie désigne un expert, elle en assume les frais. L’expert commun peut être mandaté par une clause écrite du bail ou par les deux parties d’un commun accord. À Bruxelles, l’état des lieux d’entrée se dresse à frais communs. Dans la pratique, l’expert fixe souvent lui-même le rendez-vous avec les deux parties, ce qui dispense d’échanger plusieurs courriers.
Modèle de procuration pour l’état des lieux
Vous ne pouvez pas être présent ? Vous pouvez vous faire représenter. En Wallonie, le décret prévoit expressément les signatures « des parties présentes ou de leur mandataire ». La procuration doit être écrite et précise.
Je soussigné(e) [nom, prénom, date de naissance, adresse], [bailleur / locataire] du logement situé [adresse], donne procuration à [nom, prénom, adresse du mandataire] pour me représenter lors de l’état des lieux [d’entrée / de sortie] de ce logement, prévu le [date].
Le mandataire est autorisé à assister au constat, à formuler toute remarque, à signer l’état des lieux en mon nom avec la mention « lu et approuvé » [et à remettre / recevoir les clés].
Fait à [lieu], le [date]. Signature précédée de la mention « bon pour procuration ».
Annexe : copie de ma pièce d’identité.
Prévenez l’autre partie que vous serez représenté, et remettez-lui une copie de la procuration le jour du constat.
Après l’état des lieux, quel courrier
Envoyer ou réclamer l’exemplaire signé
L’état des lieux d’entrée est annexé au bail et soumis à l’enregistrement. Si vous n’avez pas reçu votre exemplaire signé, réclamez-le par écrit en rappelant la date du constat.
Formuler une réserve
Un défaut apparaît quelques jours après l’entrée, alors que l’état des lieux est signé ? Écrivez sans tarder à l’autre partie, photos datées à l’appui, en demandant que la remarque soit ajoutée. Si des modifications importantes sont apportées aux lieux après l’état des lieux d’entrée, chaque partie peut exiger un avenant contradictoire, à frais communs, en Wallonie comme à Bruxelles.
Contester un devis de réparation après la sortie
Si le bailleur vous transmet un devis de réparation que vous estimez excessif, répondez par écrit en vous appuyant sur l’état des lieux d’entrée et de sortie : un dégât qui existait déjà à l’entrée ne peut pas vous être imputé, et le locataire ne répond pas de ce qui a été dégradé par vétusté ou force majeure ; un dégât qui ne figure pas dans l’état des lieux de sortie sera, lui, difficile à réclamer. Proposez une solution amiable avant toute procédure.
Demander la libération de la garantie
À Bruxelles, le Code du logement prévoit la libération de la garantie dans les deux mois de la remise des clés, sauf litige ; à défaut, une majoration de 10 % du loyer mensuel est due par mois commencé (article 249). Votre courrier peut rappeler cette règle. En Wallonie, référez-vous à votre bail et aux règles décrites dans nos guides sur la garantie locative.
D’autres courriers jalonnent la vie du bail, comme la lettre d’indexation du loyer, que le bailleur adresse chaque année s’il veut indexer.
État des lieux en mots croisés
Les requêtes « état des lieux 10 lettres » ou « 5 lettres » viennent souvent des grilles de mots croisés. Les réponses courantes sont « inventaire » (dix lettres), « bilan » (cinq lettres) et « constat » (sept lettres). En droit du bail, l’état des lieux est plus qu’un inventaire : c’est une description détaillée de l’état de chaque pièce et de chaque équipement.
En résumé : convoquez par écrit, dans les délais propres à l’entrée ou à la sortie, proposez un expert commun si vous le souhaitez, faites-vous représenter par procuration si nécessaire, et gardez une trace de chaque échange.
Questions fréquentes
La lettre de convocation à l’état des lieux doit-elle être recommandée ?
Aucun texte n’impose de forme pour la convocation. Un recommandé, un courriel dont vous gardez la trace ou une lettre remise contre accusé de réception conviennent. Le recommandé reste le plus sûr si vous craignez un désaccord : si l’autre partie ne se présente pas, vous pourrez prouver que vous l’aviez invitée à une date précise.
Qui convoque à l’état des lieux ?
N’importe laquelle des parties. En pratique, le bailleur ou son agence convoque le plus souvent, mais le locataire peut aussi proposer une date. En Wallonie et à Bruxelles, chaque partie peut requérir un état des lieux de sortie contradictoire. Si un expert est désigné, c’est souvent lui qui fixe le rendez-vous en accord avec les deux parties.
Peut-on se faire représenter à l’état des lieux ?
Oui. En Wallonie, le décret prévoit les signatures des parties présentes ou de leur mandataire. Donnez à votre représentant une procuration écrite, datée et signée, qui précise le logement, la date du constat et son pouvoir de signer. Joignez une copie de votre pièce d’identité et prévenez l’autre partie.
Que faire si l’autre partie ne répond pas à la convocation ?
Relancez par écrit en proposant d’autres dates. À défaut d’accord, le juge de paix peut désigner un expert. En Wallonie, pour l’entrée, la requête est introduite dans les quinze jours qui suivent l’expiration du délai d’un mois ; pour la sortie, avant la date de remise des clés. À Bruxelles, pour la sortie, le juge est saisi avant la remise des clés.
Quand envoyer la convocation pour l’état des lieux de sortie ?
Assez tôt pour trouver une date qui convienne à tous, en pratique dès que la date de départ est connue. L’état des lieux de sortie se fait après la libération des lieux par le locataire et avant la remise des clés ; à Bruxelles, le Code du logement ajoute : au plus tard dans le mois de la libération des lieux.
Quel mot en 10 lettres pour état des lieux dans les mots croisés ?
Dans les grilles de mots croisés, la définition « état des lieux » appelle souvent « inventaire », en dix lettres. En cinq lettres, on rencontre « bilan », et en sept lettres « constat ». En droit belge du bail, l’état des lieux est toutefois plus qu’un inventaire : c’est une description détaillée de l’état de chaque pièce.
Sources et références légales
Cet article s’appuie sur les textes en vigueur en Belgique et sur la pratique de terrain de nos experts. Les liens ci-dessous renvoient aux sources officielles.
- Décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation, art. 27 et 28 (version consolidée)
- Code bruxellois du logement, art. 220 (état des lieux) et 249 (garantie locative)
- Ancien Code civil, art. 1730 et 1731 (état des lieux, version bruxelloise)
- Inventory of fixtures : état des lieux d’entrée et de sortie à Bruxelles
- Arrêté du Gouvernement wallon du 28 juin 2018 fixant les modèles-type de baux, d’état des lieux d’entrée et de pacte de colocation
Article à visée informative, mis à jour le 30 septembre 2026. Il ne remplace pas un avis juridique individuel : en cas de litige, consultez un professionnel ou le juge de paix compétent. Une question sur votre situation ?
Citer cet article
Hennin, E. (2026). Lettre de convocation à l’état des lieux (modèle). Mon état des lieux. https://www.mon-etatdeslieux.be/guides/etat-des-lieux/convocation/
