L’essentiel en quatre points
Un écrit obligatoire : sans demande écrite du bailleur, pas d’indexation ; le loyer convenu reste dû.
Des mentions précises : date d’effet, loyer de base, indices santé, formule et nouveau loyer, avec le calcul en annexe.
Trois mois d’arriérés au plus : une lettre tardive ne vaut pour le passé que pour les trois mois qui précèdent le mois de la demande.
Un modèle officiel wallon : le SPW Logement publie un modèle de lettre informant le preneur de l’indexation du loyer.
Table des matières
La date anniversaire du bail approche et vous voulez adapter le loyer ? Il vous faut une lettre. Ce guide de nos guides location et bail vous donne un modèle à compléter, explique chaque mention et signale ce qui change selon la Région. Pour les conditions de fond, la formule et l’indice santé, lisez d’abord notre article pilier sur l’indexation du loyer.
Nous sommes experts en états des lieux, pas avocats : ce modèle suit les textes officiels, mais ne remplace pas un conseil juridique pour une situation particulière.
Pourquoi une lettre est indispensable
L’indexation adapte chaque année le loyer au coût de la vie, sur la base de l’indice santé. Elle n’est jamais automatique : c’est la demande écrite du bailleur qui la déclenche.
- En Wallonie, l’article 57 du décret du 15 mars 2018 prévoit que l’adaptation « ne s’opère qu’après que la partie intéressée en a fait la demande écrite, et n’a d’effet pour le passé que pour les trois mois précédant celui de la demande ».
- À Bruxelles, la Région rappelle que le bailleur doit demander l’indexation par écrit au preneur, et que cette demande n’a d’effet rétroactif que pour les trois mois qui précèdent le mois de la demande.
- En Flandre, l’article 34 du décret du 9 novembre 2018 prévoit que l’adaptation n’a lieu que si la partie intéressée la demande par écrit, avec le même effet rétroactif limité à trois mois.
Tant que la lettre n’est pas envoyée, le preneur paie le loyer convenu et n’est pas en défaut. Le cadre légal complet, et la question de savoir si le bail peut exclure l’indexation, sont traités dans notre guide sur la loi indexation loyer Belgique.
Le modèle officiel wallon
Le SPW Logement publie un modèle de lettre informant le preneur de l’indexation du loyer, pour le bail de résidence principale. Il rappelle en tête qu’« à condition que le bail soit fait par écrit et enregistré, le bailleur peut, moyennant une demande écrite, indexer le loyer, chaque année, au plus tôt à la date anniversaire de l’entrée en vigueur du bail ».
Le modèle tient en quelques lignes : le loyer indexé à une date donnée, le calcul selon la formule légale, une phrase facultative pour les arriérés d’indexation (« max. 3 » mois) et une invitation à joindre la feuille de calcul. Nous le reprenons ci-dessous, complété des mentions qui évitent la plupart des contestations.
Notre modèle de lettre d’indexation à compléter
Remplacez chaque passage entre crochets par vos informations.
[Nom et adresse du bailleur]
[Nom et adresse du preneur]
[Lieu], le [date]
Objet : indexation du loyer, bail du [date de signature], [adresse du bien loué]
Madame, Monsieur,
Conformément au bail qui nous lie, entré en vigueur le [date d’entrée en vigueur], je vous informe que le loyer est adapté au coût de la vie à la date anniversaire du [date d’effet].
Le loyer indexé est calculé selon la formule légale : loyer de base × nouvel indice ÷ indice de départ, soit [loyer de base] € × [nouvel indice] ÷ [indice de départ] = [nouveau loyer] €.
- Loyer de base, hors charges : [montant] €
- Indice de départ : indice santé de [mois et année]
- Nouvel indice : indice santé de [mois et année]
À partir du [date d’effet], le loyer mensuel s’élève donc à [nouveau loyer] €, les charges restant inchangées. Je vous remercie de bien vouloir adapter votre paiement à partir de la prochaine échéance.
[Facultatif, en cas de demande tardive : n’ayant pas demandé l’indexation à la date anniversaire, je vous prie de me verser la somme de [montant] €, soit [nombre, trois au maximum] mois × [différence mensuelle] €, à titre d’arriérés d’indexation pour les mois de [mois].]
Vous trouverez en annexe le détail du calcul.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature du bailleur]
Remplir la lettre, mention par mention
La date d’effet
C’est la date anniversaire de l’entrée en vigueur du bail, pas de sa signature. Pour un bail qui a pris cours le 1er septembre, l’indexation est possible chaque 1er septembre. Le détail figure dans notre guide sur la date d’indexation.
Le loyer de base
C’est le loyer inscrit dans le bail, ou fixé par un jugement, « à l’exclusion de tous frais et charges quelconques expressément laissés à charge du preneur par le bail » (article 26 du décret wallon). On part toujours de ce montant, jamais du loyer déjà indexé l’année précédente.
Les deux indices
- Le nouvel indice est l’indice santé du mois qui précède celui de l’anniversaire de l’entrée en vigueur du bail, dans les trois Régions.
- L’indice de départ est, à Bruxelles et en Wallonie, l’indice santé du mois qui précède la conclusion du bail. En Flandre, c’est celui du mois qui précède l’entrée en vigueur du bail ou de la dernière révision du loyer.
Indiquez le mois et l’année de chaque indice : le preneur peut ainsi vérifier les valeurs sur le site de Statbel. Veillez à prendre les deux indices dans la même base de référence.
Les arriérés
Si vous écrivez après la date anniversaire, vous pouvez réclamer au plus les trois mois qui précèdent le mois de votre lettre. Exemple : pour un anniversaire au 1er mars et une lettre envoyée en juillet, l’indexation est due pour avril, mai et juin, puis à partir de juillet ; le mois de mars est perdu. Pour aller plus loin, notamment sur les délais pour agir en justice, voyez notre guide sur la prescription indexation loyer bail commercial, qui traite aussi du bail d’habitation.
Les variantes selon la Région
| Point | Wallonie | Bruxelles | Flandre |
|---|---|---|---|
| Condition à rappeler | bail écrit et enregistré | bail enregistré, certificat PEB valable remis | bail écrit |
| Indice de départ | mois qui précède la conclusion | mois qui précède la signature | mois qui précède l’entrée en vigueur |
| Forme de l’envoi | courrier, SMS ou e-mail admis | écrit | écrit |
| Arriérés | trois mois au plus | trois mois au plus | trois mois au plus |
À Bruxelles, ajoutez une phrase qui rappelle la date du certificat PEB remis au preneur : la Région précise qu’il doit être valable au moment de la demande. Pour un logement concerné par les limites liées au certificat énergétique (baux anciens de logements peu performants à Bruxelles, en Wallonie ou en Flandre), le calcul simple ne suffit pas : consultez notre dossier sur l’indexation avant d’écrire.
Comment envoyer la lettre
Le portail officiel de la Wallonie est clair : la demande « ne doit pas nécessairement être envoyée par lettre recommandée : elle peut être faite par courrier normal, SMS ou e-mail ». Gardez simplement une preuve de l’envoi et de sa date.
À Bruxelles, la brochure juridique de Bruxelles Logement indique que l’action du bailleur en paiement de l’indexation se prescrit par un an, à compter de la demande adressée par lettre recommandée. Un recommandé donne donc une date certaine, utile si le preneur ne paie pas. La même prudence vaut pour d’autres courriers de la vie du bail, comme la lettre pour fixer un état des lieux.
Si le désaccord persiste après la lettre, le juge de paix est compétent pour les litiges de bail ; notre guide comment écrire une lettre au juge de paix explique la marche à suivre.
Garage, commerce et autres baux
Pour un garage loué seul, un bureau ou un commerce, l’indexation relève de l’article 1728bis de l’ancien Code civil : elle n’est possible que « si une adaptation du loyer au coût de la vie a été convenue », une fois par année de location, au plus tôt à l’anniversaire de l’entrée en vigueur du bail. La lettre reprend la même structure, mais cite la clause d’indexation du contrat plutôt que le décret régional.
Exemple de clause d’indexation pour le bail
La meilleure lettre est celle qui s’appuie sur une clause claire. Pour un bail d’habitation, la clause peut simplement confirmer le régime légal ; pour un garage ou un commerce, elle est indispensable. Exemple de rédaction :
« Le loyer sera adapté au coût de la vie une fois par année de location, à la date anniversaire de l’entrée en vigueur du présent bail, sur demande écrite du bailleur, selon la formule : loyer de base × nouvel indice ÷ indice de départ. Le loyer de base est le loyer fixé au présent bail, hors charges. L’indice de départ est l’indice santé du mois qui précède celui de la conclusion du bail ; le nouvel indice est l’indice santé du mois qui précède celui de l’anniversaire de l’entrée en vigueur du bail. »
En Flandre, adaptez l’indice de départ : celui du mois qui précède l’entrée en vigueur du bail. Une clause qui donnerait davantage que la formule légale serait réduite à son montant.
En résumé : une lettre d’indexation datée, qui indique la date d’effet, le loyer de base, les deux indices, la formule et le nouveau loyer, suffit à rendre l’indexation exigible si le bail remplit les conditions régionales ; une lettre tardive ne rattrape que trois mois.
Questions fréquentes
Existe-t-il un modèle officiel de lettre d’indexation du loyer ?
En Wallonie, oui. Le SPW Logement publie, pour le bail de résidence principale, un « modèle de lettre informant le preneur de l’indexation du loyer », en format Word. Il indique le loyer indexé à une date donnée, la formule, et prévoit une ligne pour les arriérés d’indexation, limités à trois mois. Il invite aussi à joindre la feuille de calcul.
La lettre d’indexation doit-elle être envoyée par recommandé ?
En Wallonie, le portail officiel précise que la demande ne doit pas nécessairement être envoyée par lettre recommandée : un courrier normal, un SMS ou un e-mail conviennent. Gardez une preuve datée de l’envoi. À Bruxelles, la loi exige un écrit ; la brochure juridique fait courir la prescription d’un an à partir de la demande adressée par lettre recommandée.
Que doit contenir une lettre d’indexation de loyer ?
L’adresse du bien, la date à laquelle le loyer indexé s’applique, le loyer de base, l’indice de départ et le nouvel indice avec leurs mois, la formule légale et le montant du nouveau loyer. Si la lettre arrive après l’anniversaire, elle peut réclamer les arriérés des trois mois qui précèdent le mois de la demande. Joindre le détail du calcul évite les discussions.
Peut-on réclamer des indexations oubliées dans la lettre ?
Seulement dans une limite de trois mois. À Bruxelles, en Wallonie comme en Flandre, la demande n’a d’effet pour le passé que pour les trois mois qui précèdent le mois de la demande. Le modèle wallon prévoit une ligne pour ces arriérés, avec un maximum de trois mois. Le nouveau loyer se calcule avec l’indice actuel.
Faut-il envoyer une lettre d’indexation chaque année ?
Oui, si vous voulez indexer chaque année. L’indexation n’est jamais automatique : chaque adaptation suppose une demande écrite, avec le nouvel indice de l’année. Le calcul repart toujours du loyer de base du contrat et de l’indice de départ, jamais du loyer déjà indexé l’année précédente.
Le locataire peut-il refuser la lettre d’indexation ?
Il peut contester une indexation qui ne respecte pas les règles : bail non enregistré, indexation exclue par le contrat, date anniversaire non atteinte, mauvais indice, arriérés au-delà de trois mois ou, à Bruxelles, absence de certificat PEB valable remis. Une indexation correctement demandée et calculée est due. En cas de désaccord persistant, le juge de paix est compétent.
Sources et références légales
Cet article s’appuie sur les textes en vigueur en Belgique et sur la pratique de terrain de nos experts. Les liens ci-dessous renvoient aux sources officielles.
- Modèle de lettre informant le preneur de l’indexation du loyer (bail de résidence principale)
- Indexer un loyer (page mise à jour le 23 juillet 2026)
- Décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation (art. 26 et 57), texte consolidé
- Indexation des loyers (conditions, formule, indices)
- Un mauvais bail, ça peut faire mal. Les baux d’habitation à Bruxelles (brochure juridique, janvier 2025)
- Décret du 9 novembre 2018 portant dispositions relatives à la location de biens destinés à l’habitation (Vlaams Woninghuurdecreet), art. 34
- Ancien Code civil, livre III, titre VIII « Du contrat de louage » (art. 1728bis)
Article à visée informative, mis à jour le 30 septembre 2026. Il ne remplace pas un avis juridique individuel : en cas de litige, consultez un professionnel ou le juge de paix compétent. Une question sur votre situation ?
Citer cet article
Hennin, E. (2026). Lettre d’indexation du loyer (modèle). Mon état des lieux. https://www.mon-etatdeslieux.be/guides/location/indexation-loyer-lettre/
