Écrire au juge de paix : modèle de lettre

Ce guide fait partie de nos guides sur le juge de paix. En Belgique, on écrit au juge de paix, le juge civil de proximité, un par canton (définition en une phrase dans notre lexique : juge de paix def), pour trois choses : demander une conciliation, donner procuration à un proche pour une audience, ou transmettre un courrier et des pièces dans un dossier déjà ouvert. On ne le « saisit » pas d’un procès par simple lettre : pour obtenir un jugement, il faut une requête ou une citation. Nous ne sommes pas avocats : ce guide décrit les usages des greffes et les textes du Code judiciaire, il ne remplace pas un conseil.

Quand une lettre au juge de paix suffit, et quand elle ne suffit pas

Ce qu’une lettre permet d’obtenir

Une conciliation se demande sans formalité : à la demande, « même verbale », d’une partie, les parties « sont convoquées par simple lettre du greffier, à comparaître dans le délai d’un mois » (article 732 du Code judiciaire). La page officielle des Cours et tribunaux sur la justice de paix le confirme : la conciliation « peut être demandée oralement ou par simple courrier ». La formule « le juge de paix est saisi par simple lettre » est donc vraie pour la conciliation, fausse pour le procès.

Ce qu’elle ne permet pas

Obtenir un jugement. Pour faire trancher un litige de bail, il faut une requête écrite déposée au greffe (article 1344bis), avec ses mentions obligatoires, un certificat de domicile récent de l’autre partie et 26 € de contribution au fonds d’aide juridique (montant 2025), ou une citation par huissier de justice. Notre guide comment saisir le juge de paix détaille la requête.

Demander un avis. Les membres des tribunaux et des greffes ne peuvent, « soit verbalement, soit par écrit », donner des consultations aux parties (article 297) : une lettre qui demande « ce qu’il faut faire » restera sans réponse sur le fond.

S’excuser d’une audience. Selon la brochure officielle du SPF Justice, une lettre expliquant que l’on ne peut pas être présent « ne sert à rien » : sans comparution, en personne ou par représentant, vous serez condamné par défaut.

Comment s’adresser à un juge de paix en Belgique

Le bon canton, celui du bien loué

Pour un bail, une copropriété ou une servitude, « le juge de la situation du bien est seul compétent » (article 629, 1°) : la lettre part vers la justice de paix du canton où se trouve le logement, jamais vers celle de votre domicile. Pour l’identifier, utilisez l’outil officiel qui permet de rechercher une juridiction à partir d’un code postal ; l’adresse et les heures du greffe figurent sur la page de chaque canton.

La formule d’adresse et l’appel

Les formulaires des greffes s’adressent au magistrat par sa fonction et son canton. En en-tête, écrivez « Madame la Juge de paix » ou « Monsieur le Juge de paix », puis « Justice de paix du canton de [canton] » et l’adresse du greffe ; l’appel reprend la même formule. Aucune formule de politesse n’est imposée par la loi : une phrase sobre suffit, sans « Votre Honneur ». Écrivez dans la langue de la procédure : le français en Wallonie, hors cantons germanophones ; à Bruxelles, le français ou le néerlandais.

Modèle de lettre au juge de paix pour demander une conciliation

Avant d’écrire au juge, écrivez à l’autre partie : la brochure officielle sur la conciliation recommande une lettre recommandée expliquant ce que vous voulez obtenir, puis, à défaut de réponse dans un délai raisonnable, la demande de conciliation. À Bruxelles, une mise en demeure écrite laissant au moins un mois est même obligatoire avant tout recouvrement de loyers ou de charges (article 233quater du Code bruxellois du Logement). En fin de bail, la lettre pour fixer un état des lieux est souvent ce premier courrier ; une lettre d’indexation du loyer contestée finit, elle aussi, parfois en conciliation.

Les cinq mentions de la lettre

La brochure du SPF Justice sur la conciliation liste ce qui doit y figurer :

1. vos nom, prénom et adresse ;
2. les nom, prénom et adresse de chaque partie adverse à convoquer ;
3. un bref exposé des faits ;
4. votre but, c’est-à-dire ce que vous demandez ;
5. votre demande que les parties soient convoquées pour tenter une conciliation.

Les formulaires des cantons reprennent la même trame, souvent avec le numéro de registre national. La lettre « ne doit donc pas être recommandée à la poste ». Vous ne pouvez pas demander une conciliation au nom d’autres personnes : si vous êtes deux, chacun signe.

Le modèle à adapter

[Prénom NOM] [rue, numéro, code postal, commune – téléphone]

Madame la Juge de paix / Monsieur le Juge de paix Justice de paix du canton de [canton] [adresse du greffe]

[Commune], le [date]

Objet : demande de conciliation (article 732 du Code judiciaire) — bail du [date du bail], [adresse du logement]

Madame la Juge de paix, / Monsieur le Juge de paix,

Je suis [locataire / bailleur] du logement situé [adresse], loué par bail du [date] à / par [Prénom NOM de l’autre partie], domicilié(e) [adresse].

Depuis le [date], [exposé bref des faits : par exemple, malgré mon courrier recommandé du (date), les réparations n’ont pas été effectuées / la garantie locative n’a pas été libérée].

Je souhaite obtenir [ce que vous demandez : l’exécution des réparations / la libération de la garantie locative / le paiement du montant restant dû].

Je vous demande dès lors de bien vouloir convoquer [Prénom NOM de l’autre partie] et moi-même à une audience de conciliation, afin de tenter de trouver un accord avant toute procédure.

Je vous prie d’agréer, Madame la Juge de paix / Monsieur le Juge de paix, l’expression de ma considération distinguée.

[signature de chaque demandeur] Annexes : [liste]

Beaucoup de justices de paix proposent un formulaire « Demande de conciliation » dans l’onglet Documents de leur page officielle : il remplace la lettre libre et évite les oublis.

Ce qui se passe après l’envoi

Le greffier convoque les parties par simple lettre dans le mois ; la conciliation est gratuite et sans avocat obligatoire. En cas d’accord, le procès-verbal revêtu de la formule exécutoire vaut jugement (article 733) ; sinon, il faut passer par la requête ou la citation. Depuis le 6 janvier 2024, une demande de conciliation qui « contient la réclamation d’un droit » vaut mise en demeure et suspend la prescription de ce droit pendant un mois (article 732).

Envoyer la lettre par la poste, au greffe, par e-Deposit ou par e-mail

Les canaux acceptés partout

Un acte peut être déposé au greffe aux jours et heures d’ouverture au public (article 52), envoyé par courrier postal ou remis par voie électronique (article 742). Le portail e-Deposit du SPF Justice, ouvert aux citoyens munis de leur carte d’identité électronique, permet de déposer requêtes, pièces, conclusions et lettres d’accompagnement auprès des justices de paix, avec un accusé de réception immédiat ; un acte introductif n’y est traité que si la preuve du paiement des 26 € est jointe.

L’e-mail, selon le canton

L’e-mail n’est pas un canal garanti : les justices de paix de Liège l’acceptent pour la demande de conciliation, mais l’interdisent pour la requête et les pièces, et Droits Quotidiens observe que « certains juges de paix acceptent les requêtes envoyées par mail, mais pas tous ». Vérifiez la page officielle de votre canton avant tout envoi par e-mail.

Recommandé ou non

Le recommandé n’est jamais obligatoire pour écrire au juge de paix : la lettre de conciliation ne doit pas être recommandée, et la copie des conclusions envoyée à l’adversaire n’en exige pas davantage. Il reste utile comme preuve, et il est conseillé pour la mise en demeure adressée à l’adversaire.

Les autres courriers au juge de paix

La lettre de procuration

Devant le juge de paix, les parties peuvent être représentées « par leur conjoint, par leur cohabitant légal ou par un parent ou allié porteurs d’une procuration écrite et agréés spécialement par le juge » (article 728, § 2) ; un cohabitant de fait, un ami ou un voisin ne le peuvent pas, et le gérant d’une société comparaît en personne ou par avocat. La procuration se rédige sur papier ordinaire et se signe ; selon le greffe, joignez la copie recto verso de votre carte d’identité (Charleroi) ou les numéros de registre national (Ath).

Je soussigné(e) [Prénom NOM], domicilié(e) [adresse], donne procuration à [Prénom NOM], mon/ma [conjoint(e) / cohabitant(e) légal(e) / lien de parenté], domicilié(e) [adresse], pour me représenter devant le juge de paix du canton de [canton] à l’audience du [date] dans l’affaire [numéro de rôle] qui m’oppose à [Prénom NOM], y comparaître, conclure et, le cas échéant, transiger en mon nom. Fait à [commune], le [date]. [signature]

Écrire dans un dossier en cours

Toute convocation porte un numéro de rôle général (R.G.) : mentionnez-le dans chaque courrier. Quand l’affaire n’est pas plaidée à l’audience d’introduction, les parties « concluent » par écrit : identité et numéro de rôle (article 743), puis les faits, les prétentions, les moyens et la demande quant au dispositif (article 744) ; les conclusions sont signées, remises au greffe avec un inventaire des pièces et envoyées en même temps à l’adversaire (articles 742 et 745). Les délais fixés par le juge sont impératifs : les conclusions tardives « sont d’office écartées des débats » (article 747, § 4).

Facilités de paiement, administration de biens et copropriété

Les facilités de paiement en matière de crédit relèvent du juge de paix (article 591, 21°), mais par la voie de la procédure, pas d’une simple lettre. En administration de biens, « la lettre n’est pas une requête mais une demande » : depuis le 1er juin 2021, ces demandes passent par la plateforme officielle de protection judiciaire. En copropriété, la contestation d’une décision d’assemblée générale est enfermée dans un délai strict, que la brochure officielle sur la conciliation dit non suspendu par une demande de conciliation : voyez copropriété et juge de paix.

Quel que soit le courrier, les annexes lui donnent son poids : bail, états des lieux, photos datées, courriers échangés et, quand un désordre est en cours, un PV de constat par un expert qui fige la situation à une date certaine.

Pour aller plus loin : les compétences du juge de paix et la conciliation devant le juge de paix.