Modèle d’état des lieux gratuit à télécharger (Word, PDF)

Vous cherchez un modèle d’état des lieux gratuit, à imprimer ou à remplir sur ordinateur ? En Belgique, inutile de payer un formulaire : chaque Région publie un modèle-type officiel, et une bonne trame se recopie facilement. Ce dossier de nos guides sur l’état des lieux rassemble les modèles par situation. Pour les règles de fond (délais, frais, enregistrement, sortie), voyez notre guide complet de l’état des lieux.

Les modèles officiels et gratuits

En Wallonie

L’article 27 du décret wallon du 15 mars 2018 charge le Gouvernement d’arrêter « un modèle-type d’état des lieux d’entrée à valeur indicative ». Le Service public de Wallonie Logement publie ce modèle-type d’état des lieux d’entrée, valable pour un appartement ou une maison. Il compte vingt-cinq rubriques, des constatations générales aux autres remarques, et se termine par les signatures. Notre modèle d’état des lieux en Wallonie gratuit le commente rubrique par rubrique.

À Bruxelles

L’article 220 du Code bruxellois du Logement prévoit, lui aussi, un modèle-type d’état des lieux d’entrée à valeur indicative. La Région indique qu’il existe en français et en néerlandais, en PDF et en Word, sous la forme d’une liste de points minimum à vérifier. Nous le détaillons dans notre modèle d’état des lieux à Bruxelles gratuit.

Valeur indicative, pas obligatoire

Ni l’un ni l’autre n’est imposé. Ce qui est obligatoire, c’est un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire, dressé pendant que le logement est inoccupé ou au cours du premier mois d’occupation, puis annexé au bail. La Région bruxelloise prévient d’ailleurs que l’usage du modèle ne protège pas des litiges s’il est mal rempli, et sa brochure ajoute qu’il ne remplace pas la compétence et l’expérience pratique d’un expert.

La trame d’un état des lieux complet

Que vous partiez d’un modèle officiel ou d’une page blanche, un état des lieux complet suit toujours le même ordre. En Wallonie, le décret fixe un contenu minimum, sauf convention contraire, que reprend la trame ci-dessous.

Bloc 1, l’identification

• date et heure de la visite ;
• identité et qualité de l’auteur ou des auteurs des constatations (les parties elles-mêmes, ou un expert) ;
• références du bail : coordonnées du bailleur et du locataire, adresse du bien, date de signature et date de prise de cours ;
• désignation précise du bien : appartement et étage, maison, cave, garage ou emplacement de parking, jardin.

Bloc 2, les remarques générales

• une note générale : aperçu de l’état du bien, des matériaux et des équipements, état d’entretien et de propreté ;
• les limites de l’examen : ce qui n’a pas été vérifié (intérieur des murs, sol sous les revêtements, appareils non testés) ;
• la mention d’un logement neuf ou fraîchement repeint, le cas échéant ;
• les traces d’humidité visibles, avec leur emplacement.

Bloc 3, pièce par pièce

Pour chaque pièce, dans le même ordre à chaque fois :

Terminez par les extérieurs (jardin, terrasse, balcon), les annexes et les arrivées de téléphone, d’internet et de télédistribution.

Bloc 4, compteurs, clés et documents

• index de chaque compteur (eau, gaz, électricité jour et nuit) avec son numéro et son code EAN ;
• contenu des citernes ;
• nombre et type de clés, badges et télécommandes remis ;
• attestations d’entretien (chaudière, ramonage, adoucisseur) et date du certificat PEB ;
• présence et emplacement des détecteurs de fumée et autres équipements de sécurité.

Bloc 5, la clôture et les signatures

• nombre d’exemplaires : un par partie présente, plus un pour l’enregistrement ;
• nombre de pages et de photos annexées ;
• lieu et date ;
• signatures précédées de la mention « lu et approuvé », de chaque partie ou de son mandataire, et de l’auteur des constatations.

Choisir le bon modèle selon votre situation

Le dossier « Modèles d’état des lieux » regroupe une page par besoin :

• pour l’arrivée du locataire, notre modèle d’état des lieux d’entrée reprend cette trame avec un exemple rempli ;
• à la fin du bail, le modèle d’état des lieux de sortie part du contenu minimum fixé par le décret wallon et de la comparaison avec l’entrée ;
• pour un petit logement presque vide, le modèle d’état des lieux simplifié gratuit montre jusqu’où l’on peut alléger sans perdre la précision.

Selon le type de bien, adaptez la trame : un modèle d’état des lieux d’un appartement gratuit insiste sur les parties privatives et les communs ; un modèle d’état des lieux d’une maison gratuit ajoute la toiture visible, le grenier, la cave, les façades et le jardin. Pour un commerce ou un bureau, l’état des lieux accompagne un contrat de bail commercial modèle ; pour un logement, il s’annexe au bail locatif en Belgique.

Entrée, avenant, sortie : un modèle pour chaque moment du bail

Le modèle d’entrée est le document de référence de tout le bail. En Wallonie, il est dressé soit pendant que les lieux sont inoccupés, soit au cours du premier mois d’occupation, puis annexé au bail écrit et soumis à l’enregistrement. À Bruxelles, le délai est le même, et la Région précise qu’au-delà du premier mois, aucune partie ne peut plus être contrainte de le faire, puisque les lieux sont déjà occupés.

En cours de bail, si des modifications importantes sont apportées au logement (nouvelle cuisine, salle de bains refaite, cloison abattue), chaque partie peut exiger un avenant à l’état des lieux, rédigé contradictoirement et à frais communs. Le décret wallon le prévoit à l’article 27, § 3 ; la brochure bruxelloise rappelle la même possibilité. Reprenez simplement les rubriques concernées de la trame, avec la date de l’avenant et la référence à l’état des lieux d’origine.

À la sortie, le document change de nature : il ne décrit plus seulement, il compare. Le décret wallon en fixe le contenu minimum (date, auteurs, références du bail et de l’état des lieux d’entrée, durée d’occupation, dégâts constatés, compteurs, clés, documents restant à remettre, signatures). C’est pourquoi le modèle de sortie a sa propre page dans ce dossier.

Bien remplir un modèle

Avant la visite

Imprimez le modèle ou ouvrez-le sur une tablette, rassemblez le bail, les attestations d’entretien et les modes d’emploi, et convenez d’une date avec l’autre partie. Le logement doit être vide, ou le mobilier mis à disposition déjà en place pour un meublé.

Pendant la visite

Avancez pièce par pièce, toujours dans le même sens. Notez l’état réel, pas une appréciation : « trois trous de cheville au mur nord » plutôt que « quelques trous ». Photographiez chaque défaut et numérotez les photos dans le document. Testez ce qui peut l’être : robinets, chasse d’eau, volets, prises.

Après la visite

Relisez ensemble, corrigez, faites parapher chaque page et signer avec la mention « lu et approuvé ». Le modèle wallon demande aussi que les photos soient signées au verso par les preneurs ; sur support numérique, joignez-les au document et identifiez-les clairement. Remettez un exemplaire à chacun et gardez celui destiné à l’enregistrement avec le bail.

Les erreurs que nous voyons dans les modèles remplis

• des rubriques laissées vides, ce qui fait présumer, selon les remarques préalables du modèle wallon, que l’élément est intact ;
• des compteurs relevés sans leur numéro ni leur code EAN ;
• un nombre de clés approximatif ;
• des photos non datées ou impossibles à situer ;
• un document signé par une seule partie ;
• une version « simplifiée » qui se limite à une phrase par pièce.

En résumé : téléchargez le modèle officiel de votre Région ou recopiez la trame ci-dessus, remplissez chaque rubrique avec précision, joignez les photos et faites signer les deux parties. Le modèle n’est qu’un cadre ; c’est la qualité de la description qui protégera le bailleur comme le locataire à la sortie.