Modèle d’état des lieux de sortie : exemple gratuit et trame

À la fin d’un bail, bailleur et locataire cherchent souvent un formulaire tout prêt. Il n’en existe pas d’officiel pour la sortie, mais les textes disent précisément ce que le document doit contenir. Cet article de nos guides sur l’état des lieux vous donne une trame à recopier et un exemple de rédaction. Pour les modèles officiels d’entrée et la trame générale, voyez notre modèle d’état des lieux gratuit à télécharger.

Pas de modèle officiel, mais un contenu minimum

Le décret wallon du 15 mars 2018 et le Code bruxellois du Logement chargent chacun leur Gouvernement d’arrêter un modèle-type d’état des lieux d’entrée. Rien de tel pour la sortie. En revanche, l’article 27, § 5, du décret wallon relatif au bail d’habitation énumère, sauf convention contraire, ce que l’état des lieux de sortie comporte au minimum :

1. la date des constatations ;
2. l’identité et la qualité du ou des auteurs des constatations ;
3. la désignation du bien ;
4. les références à la date du bail, à la date de l’état des lieux d’entrée, à la durée d’occupation et à tout avenant ;
5. la référence à l’éventuel établissement des constatations matérielles des manquements et dégâts imputables au preneur ;
6. le relevé des index des compteurs et des jauges des citernes ;
7. la consignation des clés, télécommandes, badges, puces et autres dispositifs remis au preneur ;
8. les éventuelles observations sur des éléments ou documents restant à remettre ;
9. le lieu et la date de signature ;
10. les signatures, précédées de la mention « lu et approuvé », des parties présentes ou de leur mandataire ;
11. la ou les signatures des auteurs des constatations.

À Bruxelles, le Code ne dresse pas une telle liste pour la sortie, mais il impose que les états des lieux d’entrée et de sortie comprennent, si le logement a des compteurs individuels, les index, les numéros de compteurs et les codes EAN de l’eau, du gaz et de l’électricité. La trame ci-dessous convient aux deux Régions.

La trame à recopier

Première partie, l’identification

• « État des lieux de sortie contradictoire concernant le bien situé à [adresse], [étage, numéro d’appartement, cave, garage, jardin]. »
• Bailleur : [nom, adresse] ; locataire : [nom, nouvelle adresse].
• Auteur des constatations : [les parties elles-mêmes] ou [nom de l’expert, désigné par … ].
• Bail signé le [date], ayant pris cours le [date] ; état des lieux d’entrée du [date] ; avenant éventuel du [date].
• Durée d’occupation : [nombre d’années et de mois].
• Date et heure de la visite ; les lieux ont été libérés le [date].

Deuxième partie, la comparaison pièce par pièce

Reprenez exactement l’ordre de l’état des lieux d’entrée. Pour chaque pièce, trois informations suffisent :

L’exemple est illustratif : la qualification dépend de chaque cas. Dans la colonne « qualification », ne jugez pas à la place des parties : notez ce que les deux parties admettent et, à défaut, la position de chacune.

Troisième partie, compteurs, clés et documents

• index de chaque compteur, avec son numéro et son code EAN ; contenu des citernes ;
• clés, badges et télécommandes restitués, comparés à ceux remis à l’entrée ;
• documents ou éléments restant à remettre (attestation d’entretien de la chaudière, par exemple).

Quatrième partie, les conclusions et les signatures

• liste récapitulative des dégâts admis par les deux parties ;
• le cas échéant, montant convenu de l’indemnité et accord sur la libération de la garantie ;
• points contestés, avec la position de chaque partie ;
• lieu, date, nombre d’exemplaires, signatures précédées de « lu et approuvé ».

Un exemple de rédaction

Une bonne description de sortie est factuelle, localisée et chiffrée quand c’est possible. Comparez ces deux façons d’écrire la même chose :

• Trop vague : « Murs abîmés, cuisine sale. »
• Exploitable : « Séjour, mur côté fenêtre : deux trous de cheville non rebouchés, à hauteur d’épaule, à gauche de la fenêtre (photos 12 et 13). Cuisine : dépôt de graisse sur la hotte et sur la crédence derrière la taque (photo 18). »

La seconde version permet à chacun de vérifier le constat, de le rapprocher de l’état des lieux d’entrée et, si un dégât est admis, d’en discuter le coût. Elle évite aussi les jugements : on écrit « dépôt de graisse », pas « cuisine jamais nettoyée ».

Pour les éléments sans changement, une mention courte suffit, à condition d’être explicite : « Salle de bains : conforme à l’état des lieux d’entrée, rien à signaler. » Ne laissez pas de rubrique vide, qui laisserait planer un doute sur ce qui a été vérifié.

Bien utiliser le modèle le jour de la sortie

Le moment de la visite

En Wallonie comme à Bruxelles, l’état des lieux de sortie est établi après la libération des lieux par le locataire et avant la remise des clés au bailleur. À Bruxelles, depuis le 1er novembre 2024, il doit l’être au plus tard dans le mois de la libération des lieux. Droits Quotidiens précise qu’un bailleur qui reprend les clés sans contestation peut être considéré comme renonçant à l’état des lieux de sortie, ce qui lui rend plus difficile la preuve des dégâts.

Partir de l’état des lieux d’entrée

Sans état des lieux d’entrée détaillé, le locataire est présumé avoir reçu le logement dans l’état où il le rend, sauf preuve contraire. Avec un état des lieux d’entrée détaillé, il doit rendre le bien tel qu’il l’a reçu, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure. Le document de sortie n’a donc de sens que confronté à celui d’entrée : ayez-le sous la main pendant toute la visite. Si vous préparez les deux documents en même temps, notre modèle d’état des lieux d’entrée et de sortie gratuit les présente côte à côte.

Usure normale ou dégât locatif

La brochure wallonne sur le bail d’habitation cite comme exemples de dégâts locatifs des traces de coups dans les murs, et comme manquement un défaut d’entretien de la chaudière. Les dégâts font l’objet d’une évaluation chiffrée qui tient compte de la vétusté des équipements et du degré d’amortissement des décors. La même brochure recommande la présence d’un expert pour éviter des erreurs d’appréciation sur la durée de vie des peintures.

Les particularités régionales

En Wallonie, le modèle d’entrée officiel sert de base naturelle : si votre entrée a été faite sur l’état des lieux type région wallonne, reprenez ses vingt-cinq rubriques dans le même ordre. Le bail lui-même, s’il a été rédigé sur le modèle de contrat de bail gratuit en Wallonie, contient une clause sur l’état des lieux de sortie qu’il est utile de relire.

À Bruxelles, la garantie locative est libérée, sauf procédure contentieuse, dans un délai maximal de deux mois à compter de la remise des clés ; à défaut, le montant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel par mois commencé. Dans les deux Régions, il ne peut être disposé de la garantie que sur accord écrit des parties, établi au plus tôt à la fin du bail, ou sur décision judiciaire.

Pour les règles générales du bail, de la garantie aux préavis, voyez notre article sur le contrat de bail en Belgique.

En cas de désaccord

Si les parties ne s’entendent pas, aucune ne doit signer un constat qu’elle conteste. Chacune peut faire inscrire ses remarques ou proposer un expert commun. À défaut d’accord, le juge de paix, saisi avant la remise des clés, désigne un expert pour procéder à l’état des lieux ; son jugement est exécutoire nonobstant opposition et n’est pas susceptible d’appel.

En résumé : il n’existe pas de formulaire officiel de sortie, mais une trame fondée sur le décret wallon et sur la comparaison avec l’entrée fait parfaitement l’affaire. Remplissez-la le jour où le logement est libéré, avant de rendre les clés, décrivez avant de qualifier et faites signer chaque exemplaire.