Modèle d’état des lieux d’entrée et de sortie gratuit (PDF et Word)

Beaucoup de bailleurs et de locataires cherchent un seul formulaire qui servirait deux fois : une première fois à la remise des clés, une seconde fois au départ. L’idée est bonne, car l’état des lieux de sortie n’a de sens que comparé à celui d’entrée. Cet article de nos guides sur l’état des lieux vous donne une trame gratuite à deux colonnes, vous indique où trouver les modèles officiels et précise les règles à respecter en Wallonie et à Bruxelles. Pour la seconde étape, voyez aussi notre article sur le déroulement d’un état des lieux de sortie.

Un seul document pour l’entrée et la sortie, est-ce permis

Les textes ne prescrivent aucun formulaire. Ils fixent un contenu minimum, « sauf convention contraire », pour chacun des deux constats. En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 liste d’un côté ce que doit contenir l’état des lieux d’entrée, de l’autre ce que doit contenir celui de sortie. À Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du logement renvoie aux règles du Code civil et impose, pour un logement équipé de compteurs individuels, le relevé des index, des numéros de compteurs et des codes EAN aux deux moments.

Rien n’interdit donc de réunir les deux constats sur un même support. Le modèle de bail bruxellois va d’ailleurs dans ce sens : il prévoit que le constat de sortie « sera établi selon les mêmes modalités qu’à l’entrée ». Mais un document commun reste composé de deux actes distincts. La colonne de l’entrée est signée le premier jour et ne se modifie plus ; la colonne de la sortie est complétée des mois ou des années plus tard, puis signée à son tour.

Les modèles officiels gratuits

En Wallonie

Le décret prévoit que le Gouvernement arrête un modèle-type d’état des lieux d’entrée « à valeur indicative ». Le Service public de Wallonie le publie sous le titre « État des lieux d’entrée de location d’un appartement ou d’une maison ». Il commence par sept remarques préalables, décrit ensuite chaque pièce, puis les clés, les compteurs, la citerne, les attestations d’entretien, la propreté et les détecteurs incendie. Pour une présentation détaillée, lisez notre article sur le modèle d’état des lieux en Wallonie gratuit.

À Bruxelles

La Région de Bruxelles-Capitale met en ligne son propre modèle-type, en français et en néerlandais, en PDF et en Word, depuis sa page officielle sur l’état des lieux. Elle le présente comme une liste des points minimum à vérifier lors de l’entrée.

Ces deux modèles sont conçus pour l’entrée. Aucune Région ne publie de formulaire officiel distinct pour la sortie : pour ce second constat, voyez notre modèle d’état des lieux de sortie, ou utilisez la trame à deux colonnes ci-dessous.

La trame gratuite à deux colonnes

Nous ne proposons pas de fichier à télécharger : voici une trame à recopier dans votre traitement de texte ou à imprimer. Elle reprend les rubriques minimales du décret wallon et du Code bruxellois ; complétez-la avec le modèle officiel de votre Région si vous voulez une grille plus fine.

En-tête commun

• Adresse du bien, étage ou numéro de l’appartement, annexes louées (cave, garage, jardin).
• Identité du bailleur et du preneur, et de l’expert éventuel, avec leur qualité.
• Date de signature du bail et date de prise de cours.
• Date et heure du constat d’entrée ; plus loin, date et heure du constat de sortie.
• Durée d’occupation et avenants éventuels (à compléter à la sortie).

Le corps pièce par pièce

Répétez ce tableau pour chaque pièce : hall, living, cuisine, salle de bain, toilettes, chambres, puis cave, grenier, garage, jardin ou terrasse.

Dans chaque case, décrivez le matériau, la couleur et l’état, puis localisez les défauts : « éclat de 2 cm sur le carrelage devant l’évier » dit bien plus que « carrelage abîmé ». Le modèle wallon ajoute pour chaque pièce la mention « description détaillée + photos ».

Les relevés de fin de document

À la sortie, le décret wallon demande aussi de noter les éventuelles observations sur des éléments ou documents restant à remettre, ainsi que le lieu et la date de signature.

Comment remplir le document à l’entrée

L’état des lieux d’entrée se dresse soit pendant que le logement est inoccupé, soit au cours du premier mois d’occupation. La brochure du Service public de Wallonie déconseille pourtant d’attendre : une fois les lieux meublés, un véritable état des lieux devient difficile. Visitez le logement vide, dans la lumière du jour, et testez tout ce qui peut l’être.

Deux remarques préalables du modèle wallon méritent votre attention. La deuxième prévoit que, si aucun dégât n’est mentionné, les parties reconnaissent que ce qui est décrit est intact et que tous les appareils fonctionnent parfaitement. La cinquième permet au contraire de noter qu’un équipement n’a pas pu être contrôlé. Utilisez-la plutôt que de passer un appareil sous silence.

La brochure wallonne conseille quatre exemplaires : un pour le bailleur, deux pour le preneur et un pour le bureau de l’enregistrement. Chaque exemplaire est daté et signé. L’état des lieux d’entrée est annexé au bail : si vous préparez aussi le contrat, voyez notre article sur le modèle contrat de bail région wallonne.

Comment compléter la colonne de sortie

Le décret wallon et le Code bruxellois fixent le même moment : après la libération des lieux par le preneur et avant la remise des clés au bailleur. À Bruxelles, le Code précise aussi que ce constat intervient au plus tard dans le mois de la libération des lieux. Les compteurs doivent rester accessibles et, selon le modèle de bail bruxellois, ouverts jusqu’à la fin du constat.

Parcourez le logement dans le même ordre qu’à l’entrée et comparez ligne par ligne. Trois situations se présentent :

1. Rien n’a changé : notez « identique à l’entrée ».
2. L’état s’est dégradé normalement : la brochure wallonne rappelle que le preneur ne répond pas de la vétusté et de l’usure normale, par exemple l’amortissement des peintures.
3. Un dégât est apparu : décrivez-le précisément et photographiez-le ; son évaluation tiendra compte de la vétusté et de l’amortissement.

Si vous êtes locataire et partez sous peu, préparez aussi le renon : notre article sur le bail pour locataire rappelle ce que prévoit votre contrat.

Les pièges d’un modèle entrée et sortie

• Des cases vides à l’entrée : une ligne laissée blanche le premier jour ne permet aucune comparaison au départ.
• Une formule de style : la brochure wallonne rappelle qu’une clause du type « le locataire déclare avoir reçu les lieux en parfait état locatif » ne constitue pas un état des lieux détaillé.
• Un document retouché : toute modification de la colonne d’entrée après signature fragilise l’ensemble. Si des travaux importants changent le logement en cours de bail, rédigez plutôt un avenant contradictoire.
• Des photos sans légende : le modèle wallon précise que les photos ne dispensent pas de remplir le formulaire avec précision.
• Oublier les relevés : compteurs, clés et citerne sont les premières lignes vérifiées au départ.

Trame remplie soi-même ou expert

Remplir la trame vous-même est gratuit et valable, pourvu que le document soit détaillé, contradictoire et signé. C’est aussi un travail long, qui demande un regard neutre, surtout à la sortie, quand il faut distinguer l’usure normale d’un dégât. La brochure wallonne recommande de faire appel à un expert pour l’état des lieux de sortie, « étape délicate à négocier ». En Wallonie, l’expert désigné ensemble est payé à parts égales ; celui qu’une seule partie désigne reste à sa charge.

En résumé : un seul document peut servir à l’entrée et à la sortie, à condition de garder deux constats distincts, chacun daté, relevé et signé. Partez du modèle officiel de votre Région ou de la trame ci-dessus, remplissez la colonne d’entrée avec précision, puis comparez ligne par ligne au départ.