Modèle d’état des lieux d’un appartement gratuit (PDF et Word)

Vous louez ou vous prenez en location un appartement et vous cherchez un modèle fiable pour l’état des lieux d’entrée ? Bonne nouvelle : vous n’avez pas besoin d’un formulaire payant. Les deux Régions où nous intervenons publient chacune un modèle-type officiel, gratuit, en PDF et en Word. Cet article de nos guides sur l’état des lieux vous indique où les trouver et commente, rubrique par rubrique, comment les compléter pour un appartement. Pour les règles générales, entrée comme sortie, consultez notre article sur l’état des lieux d’un appartement.

Où trouver le modèle officiel gratuit

En Wallonie

L’article 27 du décret wallon du 15 mars 2018 prévoit que « le Gouvernement arrête un modèle-type d’état des lieux d’entrée à valeur indicative ». Le Service public de Wallonie le met à disposition sur sa page consacrée à l’état des lieux d’entrée, en PDF et en Word, en français et en allemand. Son titre dit tout : « État des lieux d’entrée de location d’un appartement ou d’une maison ». Le même formulaire sert donc aux deux types de logement ; il suffit de biffer les mentions inutiles. Pour une présentation détaillée de ce document, voyez notre article sur le modèle état des lieux région wallonne.

À Bruxelles

La Région de Bruxelles-Capitale publie son propre « modèle-type d’état des lieux d’entrée de location d’une habitation », en français et en néerlandais, en PDF et en Word, depuis sa page officielle sur l’état des lieux. Sa structure est très proche du modèle wallon. La brochure juridique de Bruxelles Logement rappelle que ce modèle n’est pas obligatoire et qu’il « ne remplace donc pas la compétence et l’expérience pratique d’un expert ».

Le préambule et les remarques préalables

Le modèle commence par identifier le bien : numéro de l’appartement, étage, emplacement de parking ou box, jardin éventuel. Viennent ensuite les parties (bailleur et preneur, avec leur domicile), la date et l’heure de la visite, la date de signature du bail et sa date de prise de cours. Le modèle wallon précise que l’état des lieux est « dressé avant le début de l’occupation » et que les parties s’engagent à comparer, à la fin de la location, l’état du bien avec ce document.

Suivent sept remarques préalables, dont plusieurs sont facultatives. Deux méritent toute votre attention.

• La remarque n° 2 : si aucun dégât n’est mentionné, les parties reconnaissent que ce qui est décrit est intact, non défraîchi, et que tous les appareils fonctionnent parfaitement. Autrement dit, un défaut oublié à l’entrée risque d’être imputé au locataire à la sortie.
• La remarque n° 4 (facultative) : les appareils mis gratuitement à disposition (lave-vaisselle, réfrigérateur, four…) sont entretenus par le locataire, et leur réparation ou leur remplacement en cas de panne est à sa charge. Ne la gardez que si elle correspond vraiment à votre accord.

Les autres remarques permettent d’indiquer qu’il s’agit d’une première occupation, que tout a été repeint, ou qu’un équipement n’a pas pu être testé.

Le modèle commenté pièce par pièce

Pour chaque pièce, le modèle wallon demande une « description détaillée + photos » et propose une grille identique : plafond, murs, plinthes, revêtement de sol, fenêtres, tablette de fenêtre, portes (avec le nombre de clés), volet ou store, points lumineux, puis prises et équipements. Pour chaque élément, on complète le matériau, la couleur et les « traces d’usure éventuelles ».

Hall, living et chambres

Décrivez toujours dans le même ordre, du plafond au sol, et localisez chaque défaut : « griffe de 10 cm sur le parquet devant la fenêtre » vaut mieux que « parquet usé ». Le modèle invite à préciser si les murs sont tapissés depuis une certaine date ou fraîchement peints, et en quelle couleur. Ces détails paraissent anodins le jour de l’entrée ; ils deviennent décisifs le jour de la sortie, quand il faut distinguer l’usure normale d’une dégradation.

Cuisine et salle de bain

Ce sont les pièces où se concentrent les litiges. Testez chaque robinet, chaque écoulement, chaque appareil, et notez l’état des joints, de la faïence et des surfaces. Le modèle prévoit une ligne pour signaler qu’un contrôle de fonctionnement n’a pas pu être fait : utilisez-la plutôt que de passer sous silence un appareil non testé.

Les annexes de l’appartement

Le modèle consacre des rubriques distinctes au grenier, à l’emplacement de parking ou au garage, aux caves, au jardin, aux balcons et terrasses, et aux « autres » (annexe, cabane de jardin). Dans un immeuble, ne négligez ni la cave ni le box : ils font partie des lieux loués et ont souvent leurs propres clés.

Clés, compteurs, entretien et sécurité

La fin du modèle regroupe des rubriques que l’on oublie facilement, alors que le décret wallon les inclut dans le contenu minimum de l’état des lieux d’entrée.

• Clés : nombre et sortes de clés des portes extérieures et intérieures, avec leurs numéros, contrôle des serrures et, le cas échéant, des télécommandes des portes électriques. La boîte aux lettres a sa propre ligne pour le nombre de clés remises.
• Compteurs : numéro et index des compteurs d’eau froide, d’eau chaude, de gaz et d’électricité (jour et nuit), codes EAN, et relevé des calorimètres ou intégrateurs par local, fréquents dans les appartements chauffés collectivement.
• Citerne : contenu mesuré, si l’appartement dispose d’une citerne propre.
• Attestations d’entretien : chauffage central, ramonage, détartrage du chauffe-eau, certificat PEB, ventilation, alarme, avec la date de remise d’une copie au preneur.
• Propreté : une déclaration générale de propreté, sauf exceptions à préciser.
• Sécurité : présence et localisation des détecteurs incendie.

À Bruxelles, la brochure officielle précise que, si le logement est équipé de compteurs individuels, les états des lieux d’entrée et de sortie comprennent le relevé des index, les numéros de compteurs et les codes EAN de l’eau, du gaz et de l’électricité.

Signer, parapher et enregistrer

Le modèle wallon se termine par une formule précise : l’état des lieux est établi « en autant d’exemplaires qu’il y a de parties présentes plus un destiné à la formalité de l’enregistrement », avec le nombre de pages numérotées et le nombre de photos du reportage. Les signatures sont précédées de la mention manuscrite « lu et approuvé ». Deux consignes suivent : chaque page doit être paraphée par les deux parties, et les photos doivent être signées au verso par les preneurs. Le modèle ajoute que ces photos « ne dispensent pas les parties de remplir le présent formulaire de manière précise ».

Le Service public de Wallonie conseille quatre exemplaires : un pour le bailleur, deux pour le preneur (l’un remis avant l’enregistrement, l’autre une fois enregistré) et un pour le bureau de l’enregistrement du SPF Finances. L’état des lieux est ensuite annexé au bail, dont vous trouverez la trame dans notre article sur le modèle de contrat de bail gratuit en Wallonie.

Les erreurs fréquentes avec un modèle

• Une clause de style à la place d’une description : le Service public de Wallonie rappelle qu’une clause selon laquelle « le preneur déclare avoir reçu les lieux en parfait état locatif » ne constitue pas un état des lieux détaillé. La brochure bruxelloise dit la même chose d’une formule du type « l’immeuble est en bon état d’entretien et bien connu des parties ».
• Des cases cochées sans commentaire : le modèle guide, mais c’est votre description qui fait preuve.
• Des rubriques non biffées : une rubrique inutile laissée vierge crée une ambiguïté ; biffez-la.
• Un modèle de maison pour un appartement, ou l’inverse : le formulaire wallon couvre les deux, mais pensez à retirer ce qui ne concerne pas votre logement. Pour une maison avec jardin, notre document état des lieux maison détaille les rubriques extérieures.
• Un état des lieux signé trop tard : au-delà du premier mois d’occupation, l’appartement est meublé et l’état initial ne se constate plus correctement.

Le bail lui-même n’est pas un état des lieux : si vous êtes locataire et cherchez à comprendre le contrat que l’on vous propose, notre article sur le bail pour locataire passe en revue ses clauses.

Modèle rempli soi-même ou expert

Remplir soi-même le modèle officiel est gratuit et parfaitement valable, pourvu que le document soit détaillé et signé par les deux parties. C’est aussi long : même un petit appartement avec cuisine équipée compte de très nombreux éléments à décrire et à tester. Le Service public de Wallonie conseille, « si possible, pour ne rien oublier », de faire appel à un expert pour les états des lieux d’entrée et de sortie. Désigné ensemble, l’expert est payé à parts égales par le bailleur et le locataire ; désigné par une seule partie, il reste à sa charge.

En résumé : téléchargez le modèle officiel de votre Région, complétez chaque rubrique pièce par pièce sans oublier les clés, les compteurs et les détecteurs, biffez ce qui ne sert pas, faites parapher chaque page et enregistrez le document avec le bail.