Modèle d’état des lieux en colocation gratuit (PDF et Word)

Vous cherchez un modèle d’état des lieux pour une colocation, en PDF ou en Word ? Il n’existe pas de formulaire officiel propre à la colocation. En revanche, la Wallonie et la Région de Bruxelles-Capitale publient chacune un modèle-type gratuit d’état des lieux d’entrée, qu’il suffit d’organiser autrement. Cet article de nos guides sur l’état des lieux vous donne la trame, présentée comme telle : nous ne diffusons aucun fichier, nous vous renvoyons aux modèles officiels. Pour les règles de fond, entrée, départs et sous-location, lisez notre article sur l’état des lieux en colocation et sous-location.

Les modèles officiels à utiliser

En Wallonie

L’arrêté du Gouvernement wallon du 28 juin 2018 fixe, à son annexe 8, le « modèle-type d’état des lieux d’entrée à valeur indicative » et, à son annexe 9, un « modèle-type indicatif de pacte de colocation ». Il n’y a donc pas de formulaire d’état des lieux propre à la colocation : on prend le modèle d’entrée, commun aux appartements et aux maisons, et on l’organise en parties communes et en chambres. Nous présentons ce formulaire dans notre article sur le modèle état des lieux région wallonne.

Le décret wallon du 15 mars 2018 fixe le contenu minimum de tout état des lieux d’entrée (article 27) : date, identité et qualité des auteurs, références du bail, note générale, description de chaque pièce, état et fonctionnement des équipements, documents d’entretien, index des compteurs et jauges des citernes, clés et autres dispositifs remis, équipements de sécurité, signatures des parties présentes ou de leur mandataire. Ce contenu vaut aussi en colocation.

À Bruxelles

La Région de Bruxelles-Capitale publie un modèle-type d’état des lieux d’entrée d’une habitation, en PDF et en Word, en français et en néerlandais, sur sa page officielle consacrée à l’état des lieux. Là non plus, pas de version colocation : la trame ci-dessous s’y applique.

La trame d’un état des lieux en colocation

La différence avec un logement loué à une seule personne tient au découpage. Le bail est unique, l’état des lieux aussi, mais il doit permettre, des mois plus tard, de dire ce qui relevait de la chambre de l’un et ce qui relevait des parties communes.

1. Le préambule

• l’adresse du logement et sa désignation (étage, cave, emplacement de parking éventuel) ;
• le bailleur et chaque colocataire, avec leur domicile ;
• la date du bail, sa date de prise de cours et la date du pacte de colocation ;
• la date et l’heure du constat, les personnes présentes et, le cas échéant, le mandataire de celui qui est absent ;
• une note générale sur l’état du bien et sa propreté.

2. Les parties communes

Une fiche par pièce commune, décrite du plafond au sol comme dans le modèle officiel : hall, cuisine, séjour, salle de bain et toilettes partagées, buanderie, escaliers, jardin ou terrasse. La cuisine commune mérite un soin particulier, car c’est là que se concentrent l’usure et les désaccords : meubles, plan de travail, évier, appareils fournis par le bailleur, avec un test de fonctionnement noté pour chacun.

3. Une fiche par chambre

Chaque chambre reçoit sa propre fiche, avec un numéro ou une position (« chambre 2, premier étage, côté rue ») et le nom du colocataire qui l’occupe. On y décrit les murs, le sol, le plafond, les châssis, la porte et sa serrure, les prises, les points lumineux, le radiateur et, le cas échéant, le lavabo ou le placard intégré. Si une chambre dispose d’une salle d’eau privative, elle figure dans la même fiche.

4. Clés, compteurs et sécurité

Ne remettez pas toutes les clés « en vrac » au groupe : notez qui reçoit quoi. C’est ce relevé qui permettra de récupérer les clés du colocataire sortant.

5. Les signatures

L’état des lieux est signé par le bailleur et par chaque colocataire, avec la mention « lu et approuvé » ; en Wallonie, le décret vise expressément les signatures « des parties présentes ou de leur mandataire ». Chaque page est paraphée. Prévoyez un exemplaire par partie et un pour l’enregistrement, puisque l’état des lieux d’entrée est annexé au bail et enregistré avec lui.

Les meubles, un inventaire à part

En colocation, trois sortes de meubles se côtoient : ceux du bailleur, ceux de chaque colocataire, ceux achetés ensemble. Seuls les premiers relèvent de l’état des lieux, ou d’un inventaire annexé au bail. Les autres relèvent du pacte de colocation : en Wallonie, il contient un inventaire des biens meubles précisant leur propriétaire (article 72 du décret) ; à Bruxelles, un inventaire des meubles et de leur provenance (article 2, § 1er, 35°, du Code bruxellois du logement). Le modèle de bail de colocation et son pacte sont présentés dans un article distinct.

À chaque arrivée ou départ, un avenant

La vraie spécificité de la colocation, c’est la durée. Les occupants changent, le bail continue. L’état des lieux doit suivre.

En Wallonie

L’article 70 du décret du 15 mars 2018 est clair : à chaque départ et à chaque arrivée d’un colocataire, les colocataires dressent un avenant à l’état des lieux, qui vise les parties privatives du colocataire entrant ou sortant et les parties communes. En cas de départ anticipé, cet avenant est établi aux frais du sortant, ou à frais partagés avec son remplaçant s’il est remplacé.

À Bruxelles

Selon l’article 261 du Code bruxellois du logement, le pacte de colocation peut prévoir l’obligation de dresser un état des lieux intermédiaire lors du départ anticipé d’un colocataire, afin de déterminer les responsabilités de chacun et de ventiler les frais de réparation locative. Le pacte doit en outre être formellement adapté à chaque départ anticipé. Prévoyez cette clause dès la signature : c’est elle qui rend l’état des lieux intermédiaire obligatoire entre vous.

La trame de l’avenant

Un avenant reprend la même structure, en plus court :

1. la référence à l’état des lieux d’entrée et aux avenants précédents ;
2. l’identité du colocataire sortant et, s’il y en a un, de l’entrant ;
3. la fiche de la chambre concernée, comparée à sa description d’origine ;
4. les parties communes, comparées elles aussi ;
5. les clés rendues et remises ;
6. les signatures du bailleur, du sortant, de l’entrant et des colocataires qui restent.

Quand dresser l’état des lieux d’entrée

En colocation, les arrivées sont rarement simultanées : un colocataire emménage le premier du mois, un autre deux semaines plus tard. Le délai reste pourtant le même pour l’état des lieux d’entrée : pendant que les lieux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation. Le plus simple est de dresser le constat avant la première arrivée, logement vide, en présence de tous les signataires du bail ou de leurs mandataires. Un colocataire qui ne peut pas venir se fait représenter par procuration plutôt que de signer après coup un document qu’il n’a pas vu. Si le constat se fait après l’emménagement, décrivez avec soin ce que les meubles des occupants masquent.

Colocation ou sous-location

La trame vaut aussi pour une sous-location. À Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du logement précise que l’état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire s’applique à tous les baux d’habitation, sous-location comprise. Les parties sont alors le locataire principal et le sous-locataire.

Les erreurs fréquentes

• Un seul bloc pour tout le logement : au premier départ, impossible de dire ce qui relevait de la chambre du sortant.
• Des chambres non identifiées : « chambre 1 » change de sens si les colocataires permutent. Localisez-les.
• Un colocataire absent qui ne signe pas : faites-le représenter par un mandataire muni d’une procuration, ou reportez le constat.
• L’avenant oublié : sans avenant, le sortant et l’entrant se renvoient les dégâts à la sortie finale.

Pour la trame générale d’un appartement, notre document état des lieux appartement commente le modèle officiel rubrique par rubrique. Et pour le contrat lui-même, voyez notre article sur le bail de location.

En résumé : partez du modèle régional d’état des lieux d’entrée, découpez-le en parties communes et en fiches par chambre, notez qui reçoit quelles clés, faites signer tout le monde, et dressez un avenant à chaque arrivée ou départ.