L’essentiel en quatre points
Une obligation légale : pour un bien non résidentiel, l’article 1730 de l’ancien Code civil impose un état des lieux d’entrée détaillé, contradictoire et à frais communs.
Une clause contraire nulle : le bail ne peut ni écarter l’état des lieux ni en mettre tous les frais à charge d’une seule partie ; seul le bail à ferme y échappe.
Pas de modèle officiel : les modèles régionaux visent le logement ; pour des bureaux ou un entrepôt, on adapte leur structure à la surface louée.
Avant l’aménagement : décrivez le local vide, avant cloisons, câblage et rayonnages, puis dressez un avenant si les lieux changent fortement.
Table des matières
Des bureaux ou un entrepôt se louent pour des années, et le preneur les transforme presque toujours : cloisons, câblage, climatisation, rayonnages. Le jour du départ, il faudra savoir ce qui était là au début. Cet article de nos guides sur l’état des lieux rappelle les règles applicables et propose une trame complète, à recopier et à adapter. Pour la méthode générale, commune à tous les biens, lisez notre guide complet de l’état des lieux.
Les règles pour des bureaux ou un entrepôt
Le décret wallon du 15 mars 2018 et le Code bruxellois du logement règlent l’état des lieux du logement. Pour un bien qui n’est pas un logement, bureaux, entrepôt, atelier, c’est l’ancien Code civil qui s’applique, que le bail soit un bail commercial ou un bail de droit commun.
L’article 1730 de l’ancien Code civil est clair : « Les parties dressent impérativement un état des lieux détaillé contradictoirement et à frais communs. » Cet état des lieux est dressé soit pendant que les locaux sont inoccupés, soit au cours du premier mois d’occupation. Il est annexé au bail écrit et soumis à l’enregistrement.
Trois autres règles du même article comptent pour des bureaux :
- l’avenant : si des modifications importantes sont apportées aux lieux après l’état des lieux, chaque partie peut exiger un avenant, contradictoire et à frais communs ;
- la nullité des clauses contraires : un bail qui dispense d’état des lieux ou en met tous les frais à charge d’une seule partie est nul sur ce point ;
- le juge de paix : à défaut d’accord, il désigne un expert, saisi par requête avant l’expiration du délai d’un mois ou de quinze jours selon le cas.
L’article ne s’applique pas au bail à ferme. En Wallonie, il n’est abrogé que « pour ce qui relève du bail d’habitation » ; à Bruxelles, il reste en vigueur. Il s’applique donc dans les deux Régions à des bureaux ou un entrepôt loués seuls.
Enfin, l’article 1731 fixe l’enjeu : sans état des lieux détaillé, le preneur est présumé avoir reçu le bien dans l’état où il se trouve à la fin du bail, sauf preuve contraire. Un nouveau livre 7 du Code civil sur les contrats spéciaux a été publié au Moniteur le 23 septembre 2026 ; selon le SPF Justice, il entre en vigueur le 1er septembre 2027. D’ici là, ces articles restent applicables.
Quelle trame utiliser
Aucune Région ne publie de modèle pour des locaux professionnels. Le modèle wallon d’état des lieux d’entrée, établi pour un appartement ou une maison, reste la meilleure base : une en-tête d’identification, des remarques préalables, une description pièce par pièce avec photos, puis les compteurs, les attestations d’entretien, les clés et la sécurité. Bruxelles publie aussi un modèle indicatif pour le logement, en français et en néerlandais.
Nous en avons tiré la trame ci-dessous. Elle suit l’ordre d’une visite de bureaux, puis d’un entrepôt. Pour comparer avec un logement, voyez notre modèle d’état des lieux d’un appartement gratuit ou le modèle d’état des lieux en Wallonie gratuit, qui commente le modèle régional.
La trame d’état des lieux de bureaux, rubrique par rubrique
Recopiez cette trame dans votre traitement de texte, complétez chaque ligne et biffez ce qui ne sert pas. C’est une trame de travail, pas un formulaire officiel.
1. Identification
- Adresse, bâtiment, étage, numéros des lots ou des emplacements de parking loués.
- Bailleur et preneur ; pour une société, dénomination, siège, numéro d’entreprise et nom de la personne qui la représente.
- Auteur des constatations et sa qualité (les parties elles-mêmes, un expert commun).
- Date et heure de la visite, date de signature du bail et de prise de cours.
- Mention : « État des lieux d’entrée dressé contradictoirement avant le début de l’occupation ».
2. Remarques préalables
Reprenez l’esprit du modèle wallon : ce qui se trouve à l’intérieur des murs, des sols et des plafonds n’a pas été examiné ; tout ce qui est décrit appartient au bailleur, sauf mention contraire ; les éléments non testés sont signalés. Ajoutez, pour des bureaux, la liste du mobilier ou des équipements laissés par un occupant précédent.
3. Accueil, circulations et plateaux
Pour chaque zone : plafond ou faux plafond (dalles manquantes, tachées), murs et cloisons (type, fixations, trous), sol (moquette, dalles, sol technique, traces), fenêtres et protections solaires, portes et serrures, luminaires, prises électriques et prises réseau, interrupteurs, radiateurs ou unités de climatisation présentes. Photographiez chaque plateau depuis ses angles.
4. Salles de réunion, sanitaires et kitchenette
Même description, avec en plus les équipements fixes : lavabos, toilettes, évacuations, chauffe-eau, plan de travail, évier, appareils fournis par le bailleur. Testez l’eau chaude et les chasses d’eau, et notez ce qui ne fonctionne pas.
5. Locaux techniques
Tableau électrique (présence d’un schéma, état apparent), local ou armoire informatique, chaufferie, groupe de ventilation. Décrivez l’état apparent et la présence des équipements, sans vous prononcer sur leur conformité : ce n’est pas l’objet d’un état des lieux.
6. Entrepôt ou zone de stockage
Dalle (fissures, taches, marquages au sol), murs et bardages, toiture visible depuis l’intérieur (traces d’infiltration), portes sectionnelles et leur commande, quais de chargement, éclairage, points d’eau. Indiquez clairement les équipements du bailleur et ceux que le preneur installera, comme des rayonnages.
7. Abords, parking et accès
Emplacements de parking, cour, clôtures, barrières, éclairage extérieur, boîte aux lettres, signalétique existante.
8. Sécurité
Présence et emplacement des extincteurs, détecteurs, éclairage de secours et issues de secours signalées, comme le modèle wallon le prévoit pour les détecteurs incendie. Décrivez ce que vous voyez ; le contrôle réglementaire relève d’autres intervenants.
9. Compteurs
Pour l’eau, le gaz et l’électricité : numéro du compteur, index et, s’il est lisible, le code EAN. Pour l’électricité, relevez chaque registre affiché. Pour la fourniture d’énergie, le document de reprise des énergies reste distinct de l’état des lieux ; la CWaPE rappelle qu’il a valeur juridique en cas de litige sur les index.
10. Clés, badges et codes
Nombre de clés par porte, badges, télécommandes, cartes d’accès, codes d’alarme communiqués, avec la date de remise.
11. Attestations remises
Documents d’entretien des installations (chauffage, climatisation, ventilation), certificat PEB s’il existe, modes d’emploi, avec leur date et la mention « reçu copie le … ».
12. Signatures
Lieu et date, mention « lu et approuvé », signatures des parties ou de leurs représentants, et de l’auteur des constatations. Un exemplaire par partie, plus un pour l’enregistrement avec le bail.
Bureaux ou entrepôt, ce qui change à la visite
| Poste | Bureaux | Entrepôt |
|---|---|---|
| Sol | Moquette, dalles, sol technique | Dalle béton, marquages, joints |
| Plafond | Faux plafond, luminaires encastrés | Structure et toiture visibles |
| Ouvertures | Fenêtres, stores, portes intérieures | Portes sectionnelles, quais |
| Techniques | Prises réseau, climatisation, tableau | Éclairage de hall, alimentation des portes |
| Risque fréquent à la sortie | Trous de fixation, dalles abîmées | Chocs de chariots, taches d’huile |
Avant et après l’aménagement
Le bon moment pour l’état des lieux, c’est le local vide, avant tout aménagement. Une fois les cloisons posées et le câblage tiré, l’état d’origine ne se décrit plus. Si le preneur transforme ensuite fortement les lieux, dressez un avenant à l’état des lieux, contradictoire et à frais communs : il fixe ce qui a été ajouté, et prépare la discussion sur la remise en état en fin de bail.
Le bail lui-même doit dire ce qui se passe à la sortie : enlèvement des aménagements, remise en état, reprise par le bailleur. Pour la trame générale d’un bail, voyez notre article sur le contrat de bail en Belgique. Attention aux modèles de logement : notre modèle de contrat de bail gratuit en Wallonie suit le décret sur le bail d’habitation, qui ne s’applique pas à des bureaux loués seuls.
Remplir soi-même ou faire appel à un expert
Les parties peuvent dresser elles-mêmes l’état des lieux avec cette trame, gratuitement. Pour une grande surface, plusieurs niveaux ou un entrepôt équipé, un expert commun apporte une description homogène et des photos systématiques ; ses frais se partagent, comme le veut l’article 1730. Le prix se fixe sur devis, selon la surface et l’équipement des lieux.
Les erreurs fréquentes
- Signer le bail sans prévoir l’état des lieux : la visite se fait alors au milieu des cartons, ou pas du tout.
- Oublier les locaux annexes : archives, parking, local technique, zone de quai.
- Confondre état des lieux et contrôle technique : l’état des lieux décrit, il ne certifie pas la conformité des installations.
- Ne pas identifier la personne qui signe pour une société, sans procuration.
- Laisser l’avenant de côté après de gros travaux.
En résumé : pour des bureaux ou un entrepôt, l’ancien Code civil impose un état des lieux d’entrée détaillé, contradictoire et à frais communs. Aucun modèle officiel n’existe, mais la structure du modèle wallon, adaptée avec la trame ci-dessus, permet de décrire le local avant tout aménagement.
Questions fréquentes
L’état des lieux est-il obligatoire pour des bureaux ?
Oui. Pour un bien loué qui n’est pas un logement, l’article 1730 de l’ancien Code civil impose aux parties de dresser un état des lieux détaillé, contradictoirement et à frais communs, pendant que les locaux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation. Les clauses contraires sont nulles. En Wallonie, cet article n’est abrogé que pour le bail d’habitation ; à Bruxelles, il reste en vigueur.
Existe-t-il un modèle officiel d’état des lieux de bureaux ?
Non. La Wallonie et Bruxelles publient des modèles indicatifs d’état des lieux pour le logement. Aucun modèle officiel ne vise des bureaux ou un entrepôt. Vous pouvez reprendre la structure du modèle wallon, pièce par pièce, et l’adapter : plateaux, salles de réunion, locaux techniques, zone de stockage, quais et abords.
Qui paie l’état des lieux d’un bureau ou d’un entrepôt ?
L’article 1730 de l’ancien Code civil prévoit un état des lieux à frais communs. Si les parties font appel à un expert commun, ses honoraires se partagent. Une clause du bail qui mettrait tous les frais à charge du preneur, ou qui dispenserait d’état des lieux, est nulle. Chaque partie peut en outre se faire assister, à ses frais, par son propre conseiller.
Faut-il un nouvel état des lieux après l’aménagement des bureaux ?
C’est conseillé. Si des modifications importantes ont été apportées aux lieux après l’état des lieux d’entrée, chaque partie peut exiger un avenant, rédigé contradictoirement et à frais communs. Pour des bureaux, c’est souvent le cas après la pose de cloisons, d’un câblage ou d’une climatisation. L’avenant fixe ce qui appartient au local d’origine et ce qui a été ajouté.
Que faire si l’autre partie refuse l’état des lieux ?
Selon l’article 1730, à défaut d’accord, le juge de paix, saisi par requête avant l’expiration du délai d’un mois ou de quinze jours selon le cas, désigne un expert pour procéder à l’état des lieux. Le jugement est exécutoire nonobstant opposition et n’est pas susceptible d’appel. Réagissez donc vite, avant que l’occupation ne rende la description impossible.
Le modèle convient-il aussi à un entrepôt seul ?
Oui, en retirant les rubriques propres aux bureaux. Pour un entrepôt, l’essentiel se joue sur la dalle, les murs et bardages, la toiture visible, les portes sectionnelles, les quais, l’éclairage, les installations techniques présentes et les abords. Décrivez aussi ce qui appartient au bailleur et ce qui sera installé par le preneur, comme des rayonnages.
Sources et références légales
Cet article s’appuie sur les textes en vigueur en Belgique et sur la pratique de terrain de nos experts. Les liens ci-dessous renvoient aux sources officielles.
- Ancien Code civil, articles 1730 et 1731 (état des lieux), versions générale, wallonne et bruxelloise
- Modèle d’état des lieux d’entrée de location d’un appartement ou d’une maison, à valeur indicative
- Décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation, version consolidée (art. 27)
- Inventory of fixtures (état des lieux)
- Formulaire de reprise des énergies
Article à visée informative, mis à jour le 30 septembre 2026. Il ne remplace pas un avis juridique individuel : en cas de litige, consultez un professionnel ou le juge de paix compétent. Une question sur votre situation ?
Citer cet article
Hennin, E. (2026). Modèle d’état des lieux de bureaux et entrepôts gratuit (PDF et Word). Mon état des lieux. https://www.mon-etatdeslieux.be/guides/etat-des-lieux/bureau-modele/
