Quittance de loyer : modèle

Payer son loyer, c’est bien ; pouvoir le prouver, c’est mieux. La quittance de loyer est le document le plus simple pour cela : un écrit, daté et signé, par lequel le bailleur reconnaît avoir reçu une somme. Ce guide de nos guides location et bail explique quand elle est nécessaire, ce qu’elle doit contenir, et vous propose un modèle à recopier dans Word ou dans tout autre traitement de texte. Pour la vue d’ensemble, de la fixation du loyer à son encaissement, voyez notre dossier sur le loyer (logiciel de gestion locative immobilier loyer).

Nous sommes experts en états des lieux, pas avocats : ce guide résume les textes officiels et ne remplace pas un conseil juridique personnalisé.

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer

La quittance est la reconnaissance écrite d’un paiement. Le Code civil définit le paiement comme l’acte par lequel la prestation due est exécutée volontairement ; il libère le débiteur et éteint la dette (article 5.194 du livre 5). La quittance n’est pas le paiement lui-même : c’est sa preuve, remise par le créancier, ici le bailleur, au débiteur, ici le locataire.

Elle se distingue de trois autres documents souvent confondus avec elle :

• l’extrait bancaire, qui prouve un virement mais n’émane pas du bailleur ;
• l’avis d’échéance ou l’appel de loyer, que le bailleur envoie avant le paiement pour indiquer le montant dû ;
• la facture, document comptable et fiscal, utilisée surtout pour les locations professionnelles.

Quand une quittance est-elle nécessaire

Paiement de la main à la main

C’est le cas où la quittance est indispensable. Le modèle de bail de résidence principale de la Région bruxelloise propose trois modes de paiement : virement ou versement sur un compte, ordre permanent, ou paiement « de la main à la main, contre quittance ». Autrement dit, un paiement en espèces s’accompagne d’une quittance. Sans elle, le locataire n’a aucune trace de ce qu’il a versé.

Paiement par virement

Lorsque le loyer est payé par virement ou par ordre permanent, l’extrait bancaire constitue déjà une trace datée du paiement. Les textes que nous avons consultés n’obligent pas le bailleur à délivrer en plus une quittance mensuelle. Une quittance reste toutefois utile dans plusieurs situations : un locataire qui doit justifier de ses paiements auprès d’un organisme, un paiement effectué par un tiers, un solde d’arriérés régularisé, ou la fin du bail, pour attester que tout a été payé.

Paiement partiel

Le bailleur n’est pas obligé d’accepter un paiement partiel : selon l’article 5.200 du Code civil, « le créancier ne peut être contraint de recevoir en partie le paiement d’une dette même divisible ». S’il l’accepte, la quittance doit mentionner précisément le montant reçu, la période visée et le solde restant dû. Une mention du type « pour solde de tout compte » ne doit être signée que si tout a réellement été payé.

Les mentions d’une quittance complète

Aucun formulaire officiel n’est imposé. Pour qu’elle serve de preuve sans discussion, une quittance reprend au minimum :

• le nom et l’adresse du bailleur (ou de son mandataire, par exemple une agence) ;
• le nom du ou des locataires ;
• l’adresse du logement loué ;
• la période couverte (par exemple, le mois d’octobre) ;
• le détail des montants : loyer, provision ou forfait de charges, éventuel arriéré ;
• le mode de paiement (espèces, virement) ;
• la date de réception ;
• la signature du bailleur ou de son mandataire.

Distinguer loyer et charges n’est pas un détail. L’indexation ne porte que sur le loyer de base, et les provisions pour charges font l’objet d’un décompte séparé. Une quittance qui mélange les deux complique les vérifications en cas de régularisation ou d’indexation réclamée tardivement. Pour annoncer une indexation, le bailleur utilisera d’ailleurs un autre document, la lettre d’indexation du loyer, qui précède le paiement.

Modèle de quittance de loyer à copier

Voici un modèle à recopier dans Word ou dans votre traitement de texte habituel. Remplacez les mentions entre crochets.

Quittance de loyer

Je soussigné(e) [nom et prénom du bailleur], domicilié(e) [adresse du bailleur], bailleur du logement situé [adresse complète du logement],

reconnais avoir reçu de [nom et prénom du ou des locataires] la somme de [montant total en chiffres et en lettres] euros, en paiement du loyer et des charges pour la période du [date de début] au [date de fin].

Détail : loyer [montant] euros ; provision (ou forfait) pour charges [montant] euros ; [autre montant éventuel, par exemple arriéré de tel mois].

Mode de paiement : [espèces / virement du [date]].

[En cas de paiement partiel : Cette quittance ne vaut que pour la somme reçue. Solde restant dû pour cette période : [montant] euros.]

Fait à [lieu], le [date].

Signature du bailleur

Rédigez la quittance en deux exemplaires si vous souhaitez en garder une copie, ou conservez-en une photo. Un carnet de quittances numérotées est une solution pratique pour les paiements en espèces réguliers.

Si vous préparez aussi le contrat lui-même, notre guide sur le modèle de bail location non meublé passe en revue les clauses de paiement à prévoir, dont le mode de paiement retenu.

Quittance anticipée et transcription

Un cas particulier mérite attention : le bail qui constate le paiement anticipé de plusieurs années de loyer. L’article 3.30 du Code civil soumet à la transcription « les baux excédant neuf années ou à vie ou contenant quittance d’au moins trois années de loyer ». À défaut de transcription, la quittance « sera limitée à la période de trois ans en cours » à l’égard des tiers, par exemple un acquéreur du bien. Un locataire qui paie d’avance plusieurs années de loyer a donc intérêt à s’assurer de cette formalité, qui passe en pratique par un acte notarié ou un acte reconnu.

Hors de ce cas, les quittances ordinaires ne s’enregistrent pas : l’enregistrement qui pèse sur le bailleur vise le bail et l’état des lieux d’entrée.

Quittance, bail commercial et facture

Pour un commerce ou un bureau, le preneur a souvent besoin d’un document pour sa comptabilité. Selon ce que prévoit le bail et le régime fiscal de la location, ce document prendra la forme d’une quittance ou d’une facture ; si le loyer est soumis à la TVA, demandez à votre comptable quel document émettre. Le principe de preuve reste le même : un écrit daté, identifiant les parties, le bien, la période et le montant.

Combien de temps garder ses quittances

Le paiement du loyer et des charges se prescrit par cinq ans à partir de l’échéance, rappelle Droits quotidiens. Gardez donc vos quittances et extraits bancaires au moins cinq ans, et en tout cas jusqu’à la libération complète de la garantie locative.

Les quittances ne prouvent que les paiements. L’état du logement, lui, se prouve par l’état des lieux d’entrée et de sortie. Si vous le dressez vous-même, partez d’un document structuré, comme notre modèle d’état des lieux d’un appartement gratuit ou, pour un bien situé au sud du pays, notre modèle d’état des lieux en Wallonie gratuit.

La quittance au moment du départ

La fin du bail est le moment où les preuves de paiement servent le plus. Avant de libérer la garantie locative, le bailleur vérifie que tous les loyers et toutes les provisions ont été payés, puis établit le décompte définitif des charges. Le locataire a tout intérêt à demander, le jour de la remise des clés, une quittance finale qui récapitule la dernière période payée et confirme qu’aucun loyer ne reste dû. Si des sommes restent en discussion, par exemple une régularisation de charges ou des dégâts constatés à l’état des lieux de sortie, la quittance le mentionne expressément plutôt que de porter une formule générale.

Ce document signé des deux parties évite qu’une vieille dette réapparaisse des mois plus tard, au moment où plus personne ne se souvient précisément des paiements effectués.

Location sans bail ni quittance

Certaines locations se font encore sans écrit : ni bail, ni quittance, loyer payé en liquide. C’est la situation la plus risquée. En Wallonie comme à Bruxelles, le bail de résidence principale doit être écrit ; sans bail enregistré, le portail de la Wallonie rappelle que le loyer ne peut pas être indexé. Le locataire, lui, ne peut pas prouver ce qu’il a payé. La solution consiste à régulariser : rédiger et enregistrer un bail, dresser un état des lieux, et passer au virement avec une communication claire.

En résumé : la quittance de loyer est la preuve d’un paiement, indispensable en espèces, utile dans de nombreux autres cas. Un modèle simple, rempli avec soin et conservé cinq ans au moins, suffit à éviter la plupart des contestations.