Lettre de convocation à l’état des lieux d’entrée (modèle)

Avant la remise des clés, il faut s’accorder sur une date, sur la personne qui dressera le constat, parfois sur un représentant. Un simple écrit évite bien des malentendus et sert de preuve si l’autre partie ne donne pas suite. Cet article de nos guides sur l’état des lieux vous propose des trames de lettres pour l’entrée, à adapter à votre situation. Pour la méthode du constat lui-même, lisez notre article sur comment faire un état des lieux d’entrée.

Pourquoi écrire une convocation

Aucun texte belge n’impose de forme à la convocation. L’obligation porte sur l’état des lieux lui-même : en Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 impose un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire ; à Bruxelles, la brochure juridique de la Région rappelle la même obligation (article 220 du Code bruxellois du logement). Un écrit sert trois objectifs :

• fixer une date qui respecte le délai légal ;
• désigner la personne qui dressera le constat : les parties elles-mêmes, ou un expert choisi ensemble ;
• garder une preuve que vous avez proposé une date, si l’autre partie ne répond pas.

Entre parties qui s’entendent, un courriel suffit. Si la relation est tendue, préférez un envoi recommandé ou une lettre remise contre la signature d’un double daté. Les mêmes principes valent pour toute lettre de convocation à l’état des lieux, et la sortie a ses propres délais, détaillés dans notre article sur la lettre de convocation à l’état des lieux de sortie.

Ce que la convocation doit préciser

Quel que soit le modèle choisi, une bonne convocation contient au moins :

• l’adresse exacte du logement, avec l’étage ou le numéro de boîte ;
• la date de prise de cours du bail ;
• plusieurs dates et heures au choix, et une date limite de réponse ;
• la personne qui dressera l’état des lieux : les parties elles-mêmes, ou un expert dont le nom est proposé ;
• la répartition des frais si un expert intervient ;
• le lieu et le moment de la remise des clés ;
• vos coordonnées pour répondre.

Prévoyez une durée réaliste : décrire un logement pièce par pièce, relever les compteurs, tester les équipements et consigner les clés prend du temps, surtout dans une maison avec cave, grenier et jardin. Précisez aussi, si nécessaire, que l’eau, le gaz et l’électricité devront être ouverts le jour du constat, faute de quoi les équipements ne pourront pas être testés.

Le délai à respecter

Le plus simple reste de convoquer avant la remise des clés : le logement est vide, tout est visible, et le constat peut être fait le jour même de l’entrée.

Modèle 1 — La convocation envoyée par le bailleur

Objet : état des lieux d’entrée — [adresse du logement]

Madame, Monsieur,

Dans le cadre du bail qui prend cours le [date], je vous propose de dresser ensemble l’état des lieux d’entrée du logement situé [adresse], avant la remise des clés.

Je vous propose les dates suivantes : [date 1, heure], [date 2, heure] ou [date 3, heure]. Merci de m’indiquer celle qui vous convient d’ici le [date].

[Variante avec expert] Je vous propose de confier l’état des lieux à [nom de l’expert ou du bureau], dont les frais seront partagés à parts égales entre nous. Si vous préférez un autre expert, faites-le-moi savoir.

L’état des lieux sera établi en deux exemplaires originaux, plus un exemplaire pour l’enregistrement du bail. Les clés vous seront remises à l’issue du constat.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Nom, adresse, téléphone, signature]

Modèle 2 — La demande du locataire

Le locataire peut, lui aussi, prendre l’initiative. C’est utile quand le bailleur remet les clés sans parler d’état des lieux.

Objet : demande d’état des lieux d’entrée — [adresse du logement]

Madame, Monsieur,

Notre bail a pris cours le [date]. À ce jour, aucun état des lieux d’entrée n’a été dressé. Je vous demande de l’établir contradictoirement au cours du premier mois d’occupation, comme le prévoit [le décret wallon du 15 mars 2018 / le Code bruxellois du logement].

Je suis disponible le [date 1], le [date 2] ou le [date 3]. À défaut de réponse avant le [date], je me réserve le droit de m’adresser au juge de paix.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Nom, adresse, signature]

Modèle 3 — La procuration pour se faire représenter

L’état des lieux est contradictoire lorsqu’il est dressé en présence des parties ou de leurs représentants ; le décret wallon prévoit d’ailleurs la signature « des parties présentes ou de leur mandataire ». Si vous ne pouvez pas être présent, remettez une procuration écrite à la personne qui vous représente.

Je soussigné(e) [nom, prénom, adresse], [bailleur / locataire] du logement situé [adresse], donne procuration à [nom, prénom, adresse] pour me représenter lors de l’état des lieux d’entrée prévu le [date], formuler en mon nom toute observation et signer l’état des lieux.

Fait à [lieu], le [date]. Signature précédée de la mention « bon pour procuration ».

Joignez une copie de la carte d’identité du mandant si l’autre partie la demande, et prévenez-la à l’avance du nom de votre représentant.

Modèle 4 — Signaler un défaut découvert après coup

Il arrive qu’un défaut n’apparaisse qu’à l’usage : un robinet qui fuit, un radiateur qui ne chauffe pas. Signalez-le par écrit sans attendre.

Objet : complément à l’état des lieux d’entrée du [date] — [adresse]

Madame, Monsieur,

Depuis mon entrée dans les lieux le [date], j’ai constaté le point suivant, qui ne figure pas dans l’état des lieux d’entrée : [description précise, emplacement]. Vous trouverez en annexe des photos datées.

Je vous propose de l’ajouter à l’état des lieux par un complément signé par nous deux.

[Nom, signature]

Rien n’oblige l’autre partie à accepter, mais votre courrier daté constitue une trace. Si, plus tard, des modifications importantes sont apportées au logement, chaque partie peut exiger un avenant contradictoire à l’état des lieux ; en Wallonie, ses frais sont partagés, et à Bruxelles, à défaut d’accord, il est établi par un expert désigné par le juge.

Quand l’autre partie ne répond pas

Une convocation restée sans réponse ne dispense pas de l’état des lieux. Procédez par étapes :

1. Relancez par écrit, en rappelant votre premier envoi et en proposant de nouvelles dates, encore dans le premier mois d’occupation.
2. Proposez un expert désigné ensemble : un tiers neutre rassure souvent la partie réticente, et ses frais se partagent.
3. Saisissez le juge de paix si la demande reste sans suite. En Wallonie, faute d’accord sur un expert commun, le juge le désigne sur requête introduite dans les quinze jours qui suivent l’expiration du délai d’un mois. À Bruxelles, la brochure régionale indique que l’autre partie peut demander au juge de paix de désigner un expert.

Ne laissez pas filer le délai : selon la Région de Bruxelles-Capitale, au-delà du premier mois d’occupation, aucune partie ne peut plus être contrainte à dresser l’état des lieux. Un état des lieux dressé par une seule partie peut toujours être contesté par l’autre ; il vaut mieux que rien, mais il n’a pas la force d’un constat contradictoire.

Autres lettres du bail

La convocation n’est qu’un des courriers qui jalonnent un bail. Le locataire qui s’en va enverra une lettre pour déménagement locataire, et le bailleur qui adapte le loyer une lettre d’indexation du loyer. Dans tous les cas, les mêmes réflexes valent : un objet clair, des dates précises, une copie conservée.

Le jour du constat

Le jour venu, l’état des lieux d’entrée doit être détaillé. En Wallonie, le décret en fixe les mentions minimales : date, auteurs, références du bail, note générale, description de chaque pièce, équipements, documents d’entretien, index des compteurs, clés remises, équipements de sécurité et signatures précédées de « lu et approuvé ». Droits Quotidiens rappelle qu’il faut prévoir un exemplaire par partie, plus un pour l’enregistrement.