Lettre de convocation à l’état des lieux de sortie (modèle)

Le renon est donné, la date du déménagement approche, et il reste à organiser l’état des lieux de sortie. Un simple courrier suffit, à condition qu’il propose une date au bon moment et qu’il laisse une trace. Cet article de nos guides sur l’état des lieux vous donne des trames de lettres à adapter, pour le bailleur comme pour le locataire. Pour la suite, le jour du constat lui-même, voyez notre article sur le déroulement d’un état des lieux de sortie.

Pourquoi écrire plutôt que téléphoner

Aucun texte belge n’impose de forme pour convoquer à l’état des lieux de sortie. Un accord oral suffit entre parties qui s’entendent bien. Mais l’écrit rend trois services :

• il fixe une date que chacun peut retrouver, et qui respecte les délais légaux ;
• il précise qui dressera le constat : les parties elles-mêmes, un expert commun, ou chaque partie assistée de son expert ;
• il prouve l’invitation : si l’autre partie ne se présente pas, vous pourrez montrer que vous l’aviez convoquée.

Choisissez le mode d’envoi selon le risque de désaccord. Un courriel dont vous gardez la trace convient souvent ; un envoi recommandé ou une lettre remise contre la signature d’un double daté est préférable si la relation est tendue. Comme pour la lettre d’indexation du loyer, gardez une copie de ce que vous envoyez et la preuve de l’envoi.

Les règles communes à toutes les convocations, à l’entrée comme à la sortie, sont détaillées dans notre article sur la lettre de convocation à l’état des lieux ; ici, nous nous concentrons sur la sortie.

Le calendrier à respecter

L’état des lieux de sortie a une place précise dans le temps.

• En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 prévoit que chaque partie peut requérir un état des lieux de sortie contradictoire et à frais partagés, établi après la libération des lieux par le preneur et avant la remise des clés au bailleur. À défaut d’accord, le juge de paix, saisi par requête avant la date de remise des clés, désigne un expert.
• À Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du logement pose la même règle et ajoute, depuis le 1er novembre 2024 : au plus tard dans le mois de la libération des lieux par le preneur. À défaut d’accord, le juge compétent, saisi avant la remise des clés, désigne un expert.

En pratique, envoyez votre lettre dès que la date de départ est connue, et proposez un rendez-vous le jour même du départ ou peu après, une fois le logement vidé, avec la remise des clés à la fin du constat.

Modèle 1, convocation par le bailleur

La trame ci-dessous est un modèle de lettre pour l’état des lieux de sortie envoyé par le bailleur. Adaptez les mentions entre crochets et supprimez celles qui ne s’appliquent pas.

[Nom et adresse du bailleur]

[Nom et adresse du locataire]

[Lieu], le [date]

Objet : état des lieux de sortie du logement situé [adresse complète]

Madame, Monsieur,

Vous m’avez notifié votre congé le [date] ; le bail prendra fin le [date]. Je vous propose de dresser contradictoirement l’état des lieux de sortie le [date] à [heure], sur place, une fois le logement entièrement libéré.

[Option 1] Je vous propose que nous le dressions ensemble, sur la base de l’état des lieux d’entrée du [date].

[Option 2] Je vous propose de désigner d’un commun accord [nom de l’expert ou du bureau], dont les frais seront partagés entre nous.

Les clés, badges et télécommandes me seront remis à la fin du constat. Les index des compteurs seront relevés à cette occasion.

Si cette date ne vous convient pas, je vous remercie de me proposer une autre date avant le [date].

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Signature]

Modèle 2, demande par le locataire

Le locataire peut, lui aussi, prendre l’initiative : il a intérêt à obtenir un constat de sortie pour récupérer sa garantie. Voici une trame de lettre de demande d’état des lieux de sortie.

Objet : demande d’état des lieux de sortie contradictoire, logement situé [adresse]

Madame, Monsieur,

Je libérerai le logement le [date]. Conformément à [l’article 27 du décret wallon du 15 mars 2018 / l’article 220 du Code bruxellois du logement], je vous demande d’établir un état des lieux de sortie contradictoire, à frais partagés.

Je vous propose le [date] à [heure], ou le [autre date] à [heure]. Je vous remettrai les clés à la fin du constat.

Je vous remercie de me confirmer la date retenue par écrit avant le [date].

[Signature]

Si vous déménagez, d’autres courriers sont à envoyer en parallèle : notre article sur la lettre pour déménagement locataire les passe en revue. Et si vous étiez entré dans les lieux récemment, la trame de la lettre de convocation à l’état des lieux d’entrée suit la même logique.

Modèle 3, procuration

Si vous ne pouvez pas être présent, faites-vous représenter. Le décret wallon vise les signatures des « parties présentes ou de leur mandataire », et la brochure bruxelloise admet la présence de représentants. La procuration tient en quelques lignes :

Je soussigné(e) [nom, prénom, date de naissance, adresse], [bailleur / locataire] du logement situé [adresse], donne procuration à [nom, prénom, adresse] pour me représenter lors de l’état des lieux de sortie prévu le [date], formuler toute observation, signer l’état des lieux et [remettre / recevoir] les clés en mon nom.

Fait à [lieu], le [date]. [Signature]

Joignez une copie de votre pièce d’identité et prévenez l’autre partie du nom de votre représentant.

Modèle 4, lettre après un état des lieux de sortie signé

On cherche souvent une lettre de contestation d’un état des lieux de sortie signé. Soyons clairs : en signant « lu et approuvé », vous avez reconnu l’exactitude des constatations. Une contestation ultérieure est difficile, et ne peut guère porter que sur une erreur matérielle (un index mal recopié, une pièce confondue) ou sur un défaut qui ne pouvait pas être vu le jour du constat. Si c’est votre cas, écrivez vite et précisément :

Objet : état des lieux de sortie du [date], logement situé [adresse]

Madame, Monsieur,

À la relecture de l’état des lieux de sortie signé le [date], je constate que [description précise de l’erreur ou du point découvert après le constat]. Je joins [photos datées, relevé, facture].

Je vous propose [rectification, rencontre sur place, désignation d’un expert commun]. Je vous remercie de me répondre avant le [date].

[Signature]

Le désaccord sur les montants retenus sur la garantie, lui, se règle par écrit puis, à défaut d’accord, devant le juge de paix.

Huissier, refus et absence

On lit parfois qu’un état des lieux de sortie peut être dressé par huissier sans convocation. Un constat demandé par une seule partie, hors de la présence de l’autre qui n’a pas été invitée, n’est pas un état des lieux contradictoire : la brochure bruxelloise rappelle qu’un état des lieux dressé par une partie ou par un expert désigné par une seule partie peut toujours être contesté par l’autre. Il reste un élément de preuve, que le juge appréciera.

Si l’autre partie refuse toute date ou ne se présente pas, relancez par écrit en proposant d’autres dates, puis, avant la remise des clés, saisissez le juge de paix pour faire désigner un expert. C’est la seule façon d’obtenir, malgré le refus, un constat qui s’impose aux deux parties.

Joindre les bons documents

Une convocation complète gagne à rappeler ce que chacun doit apporter : une copie de l’état des lieux d’entrée et de ses avenants, toutes les clés et tous les dispositifs d’accès, les attestations d’entretien prévues par le bail, et, pour l’énergie, le document de reprise des énergies, que la CWaPE décrit comme un formulaire en deux exemplaires, signé par l’ancien occupant et le repreneur.

En résumé : écrivez tôt, proposez une date entre la libération des lieux et la remise des clés, indiquez qui dressera le constat, gardez la preuve de l’envoi, et formulez vos réserves pendant le constat plutôt qu’après.