Procuration pour l’état des lieux : modèle et règles

Un déménagement à l’étranger, un bailleur qui vit loin de son bien, un locataire hospitalisé ou simplement retenu au travail : il arrive souvent que l’une des parties ne puisse pas assister à l’état des lieux. La solution s’appelle une procuration. Cet article de nos guides sur l’état des lieux explique qui peut vous représenter, ce que prévoient les textes wallons et bruxellois, et propose une trame à compléter. Pour les règles générales du document lui-même, commencez par notre guide complet de l’état des lieux.

Se faire représenter à l’état des lieux, ce que disent les textes

L’état des lieux est un document contradictoire : il se dresse en présence des deux parties au bail, le bailleur et le preneur, et chacune le signe. Mais la présence physique de chaque partie n’est pas exigée. Les textes régionaux prévoient expressément la représentation.

En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 énumère le contenu minimum de l’état des lieux d’entrée et de celui de sortie. Parmi ces mentions figurent « les signatures précédées de la mention “lu et approuvé” des parties présentes ou de leur mandataire ». Le décret envisage donc directement qu’un mandataire signe à la place d’une partie.

À Bruxelles, la brochure juridique de la Région sur les baux d’habitation (janvier 2025) précise que, pour être valable, l’état des lieux doit être dressé contradictoirement, « c’est-à-dire en présence du preneur et du bailleur, ou de leurs représentants », et qu’il doit être daté et signé par le preneur et le bailleur ou par leurs représentants.

Procuration et mandat, les notions juridiques

Dans le langage courant, on parle de procuration ; en droit, on parle de mandat. L’article 1984 de l’ancien Code civil, toujours applicable, le définit ainsi : « Le mandat est un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom. » Celui qui donne le pouvoir est le mandant ; celui qui le reçoit est le mandataire.

Deux conséquences pratiques en découlent :

• le mandataire agit en votre nom : ce qu’il signe dans les limites de sa procuration vous engage comme si vous l’aviez signé vous-même ;
• ses pouvoirs sont ceux que vous lui donnez : une procuration précise protège à la fois le mandant, le mandataire et l’autre partie.

Le mandat n’est pas forcément écrit. Droits Quotidiens rappelle qu’il peut être tacite. Pour un état des lieux, un écrit reste pourtant la meilleure solution : l’autre partie peut vérifier que la personne présente a bien le pouvoir de signer, et vous gardez la preuve de ce que vous avez autorisé.

Qui peut vous représenter

Droits Quotidiens cite, pour Bruxelles comme pour la Wallonie, plusieurs représentants possibles : un membre de la famille, une agence immobilière ou un expert personnel. Chaque choix a ses avantages et ses limites.

La brochure bruxelloise le souligne : un état des lieux dressé par une seule des parties, ou par un expert désigné par une seule d’entre elles, peut toujours être contesté par l’autre. C’est pourquoi, lorsque l’une des parties sera absente, il est souvent plus simple de s’entendre sur un expert commun : sa mission reste contradictoire, et le mandataire présent n’a qu’à relire le constat et le signer.

Une trame de procuration à compléter

Le site ne fournit aucun fichier à télécharger, et il n’existe pas de modèle officiel de procuration pour l’état des lieux. La trame ci-dessous est un exemple de contenu, à recopier dans votre propre document et à adapter à votre situation.

Quelques conseils pour que cette procuration soit utile le jour du rendez-vous :

• remettez-la avant la visite à l’autre partie ou à l’expert, pour éviter toute discussion sur place ;
• joignez-y une copie de votre pièce d’identité si l’autre partie le demande, pour qu’elle puisse comparer la signature ;
• gardez une copie de la procuration et demandez que l’original soit annexé à l’état des lieux ou mentionné dans celui-ci ;
• soyez précis sur les limites : un pouvoir flou est la meilleure source de contestation.

Procuration à l’entrée et à la sortie

Le principe est le même aux deux moments du bail, mais les enjeux diffèrent.

À l’entrée, le mandataire doit veiller à ce que chaque défaut existant soit noté : ce qui n’est pas inscrit risque d’être imputé au locataire en fin de bail. En Wallonie comme à Bruxelles, l’état des lieux d’entrée se dresse soit pendant que le logement est inoccupé, soit au cours du premier mois d’occupation. Nous détaillons ce moment dans notre article sur la procuration pour l’état des lieux d’entrée.

À la sortie, l’enjeu est la garantie locative. L’état des lieux de sortie se dresse après la libération des lieux par le preneur et avant la remise des clés ; à Bruxelles, le Code du logement ajoute qu’il doit l’être au plus tard dans le mois de la libération des lieux. Un locataire déjà parti, parfois à l’étranger, est souvent représenté à ce moment-là : voyez notre article sur la procuration pour l’état des lieux de sortie.

Les règles propres à chaque région

La représentation fonctionne de la même manière en Wallonie et à Bruxelles, mais le cadre du bail diffère. Pour un logement bruxellois, les règles de fond se trouvent dans le Code bruxellois du logement : voyez notre guide sur le contrat de bail région bruxelloise. Pour un logement wallon, c’est le décret du 15 mars 2018, présenté dans notre guide sur le bail d’habitation en Wallonie.

Les précautions avant de signer une procuration

Donner procuration, c’est faire confiance. Quelques précautions limitent les mauvaises surprises.

Briefez votre mandataire. Transmettez-lui une copie du bail, de l’état des lieux d’entrée s’il s’agit d’une sortie, et vos propres photos. Signalez-lui les points sensibles : une tache déjà présente, un appareil qui fonctionnait mal, un défaut signalé au bailleur en cours de bail.

Demandez-lui de faire noter les désaccords. L’état des lieux peut comporter les remarques de chaque partie. Un mandataire qui n’est pas d’accord avec un constat doit le faire inscrire, plutôt que de signer sans rien dire.

Vérifiez les compteurs et les clés. Si le logement a des compteurs individuels, la brochure bruxelloise précise que les états des lieux d’entrée et de sortie comprennent le relevé des index, les numéros de compteurs et les codes EAN. En Wallonie, le décret prévoit le relevé des index des compteurs et la consignation des clés, télécommandes et badges.

Clarifiez qui paie. Un proche vous représente gratuitement ; une agence ou un expert que vous mandatez seul est à votre charge. Si l’agence est mandatée par le seul bailleur, ses frais ne peuvent pas être imposés au locataire : en Wallonie, le décret répute non écrite toute clause qui met à charge du preneur les frais d’intervention d’un tiers, sauf s’il en est le commanditaire.

Récupérez votre exemplaire. Chaque partie doit repartir avec un exemplaire signé. Demandez à votre mandataire de vous transmettre le sien, avec les photos, dès la fin du rendez-vous.

Quand l’autre partie ne vient pas

La procuration règle l’absence d’une partie qui veut être représentée. Elle ne règle pas le cas d’une partie qui refuse de participer. Dans ce cas, le juge de paix peut être saisi pour désigner un expert : en Wallonie, pour l’entrée, par requête introduite dans les quinze jours qui suivent l’expiration du délai d’un mois ; pour la sortie, en Wallonie comme à Bruxelles, avant la date de remise des clés. Pour organiser le rendez-vous et garder une trace de l’invitation, une lettre de convocation envoyée à temps reste le meilleur point de départ.

En résumé : bailleur ou locataire, vous pouvez vous faire représenter à l’état des lieux par la personne de votre choix. Donnez-lui une procuration écrite et précise, transmettez-lui les documents utiles et demandez-lui de faire noter chaque désaccord : ce qu’elle signe vous engage.