État des lieux d’entrée simplifié : quand est-ce suffisant ?

Pour un studio neuf ou un petit appartement vide, un état des lieux de vingt pages peut sembler excessif. Beaucoup de bailleurs et de locataires cherchent donc une version courte, un état des lieux d’entrée simple, rempli en quelques minutes. Est-ce permis, et surtout est-ce prudent ? Cet article de nos guides sur l’état des lieux fait la part entre ce que la loi exige et ce que l’on peut alléger. Pour la méthode complète, lisez notre article sur comment faire un état des lieux d’entrée.

Ce que la loi exige, en Wallonie et à Bruxelles

La loi ne connaît pas d’« état des lieux simplifié ». Elle exige un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire, dans les deux Régions.

• En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 dispose que « les parties dressent un état des lieux d’entrée détaillé contradictoire », pendant que les lieux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation. Le décret précise que ce paragraphe est impératif.
• À Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du logement rend applicable l’article 1730 de l’ancien Code civil : les parties dressent « impérativement » un état des lieux détaillé, contradictoirement et à frais communs, et les clauses contraires sont nulles. En présence de compteurs individuels, il reprend les index, les numéros et les codes d’identification des compteurs.

Une version simplifiée n’est donc admissible que si elle reste détaillée. La question n’est pas « court ou long », mais « chaque pièce et chaque équipement sont-ils décrits ? ».

Ce qui peut être allégé

Le décret wallon énumère, au paragraphe 2 de l’article 27, un contenu minimum de l’état des lieux d’entrée, mais il le fait « sauf convention contraire ». Les parties disposent donc d’une certaine souplesse sur la forme. Les modèles-types arrêtés par les Gouvernements wallon et bruxellois ont, eux aussi, une valeur indicative : personne n’est tenu de les suivre à la lettre.

Concrètement, un état des lieux d’entrée simple peut :

• utiliser une formulation courte, par pièce, plutôt que de longs paragraphes ;
• regrouper sous une même mention des éléments identiques et en bon état (« murs et plafond : peinture blanche, sans trace ni fissure ») ;
• se contenter de photos d’ensemble lorsque rien n’est à signaler, en réservant les gros plans aux défauts ;
• omettre les rubriques sans objet, comme le mobilier dans un logement vide ou les citernes en l’absence de chauffage au mazout.

Ce qu’il ne faut jamais supprimer

Même dans une version courte, certaines informations restent indispensables, parce que c’est sur elles que reposera la comparaison à la sortie :

Droits Quotidiens insiste sur ce point : l’état des lieux doit indiquer et décrire chaque pièce et chaque équipement. Des photos peuvent y être jointes, sans remplacer la description.

Une trame courte, pièce par pièce

Voici, à titre d’exemple, la structure d’un état des lieux d’entrée simple pour un studio vide. Ce n’est pas un modèle officiel : c’est une trame à adapter, qui garde l’essentiel.

1. En-tête : date du constat, noms du bailleur et du locataire (ou de leurs représentants), adresse du bien, date de début du bail, auteur des constatations.
2. Note générale : quelques lignes sur l’état d’ensemble du logement, sa propreté et l’âge approximatif des finitions.
3. Pièce par pièce : pour chaque pièce, une ligne pour le sol, les murs, le plafond, les portes et fenêtres, l’électricité, le chauffage ; défauts localisés avec précision (« éclat de 2 cm sur le plan de travail, à gauche de l’évier »).
4. Équipements : cuisine, sanitaires, chaudière ou boiler, détecteurs de fumée, avec leur fonctionnement apparent.
5. Compteurs : index et numéros des compteurs d’eau, de gaz et d’électricité.
6. Clés et dispositifs : nombre de clés, badges et télécommandes remis.
7. Remarques et signatures : observations de chaque partie, puis signatures précédées de la mention « lu et approuvé ».

Joignez des photos datées, numérotées par pièce, et mentionnez-les dans le document pour qu’elles fassent corps avec lui. Chaque partie garde un exemplaire signé ; le document est annexé au bail et soumis, comme lui, à l’enregistrement. Si une pièce n’a pu être vérifiée, par exemple faute d’éclairage, indiquez-le plutôt que de cocher « en ordre ».

Quand un état des lieux simplifié suffit

Un document concis convient lorsque le bien lui-même est simple :

• un petit logement vide, studio ou chambre, sans mobilier ;
• un bien récent ou fraîchement rénové, où il y a peu de défauts à décrire ;
• peu d’équipements, sans jardin, cave ou garage à inventorier ;
• une relation claire entre les parties, qui parcourent le logement ensemble et s’accordent sur les constats.

Même dans ces cas, prenez le temps de tester les équipements (eau, chauffage, électricité, fenêtres) et de relever les compteurs. Un logement vide et éclairé, visité avant la remise des clés, se décrit en peu de lignes sans rien oublier. Les particularités d’un logement en immeuble sont présentées dans notre article sur l’état des lieux d’entrée d’un appartement.

Quand il vaut mieux un état des lieux complet

Un format court devient risqué dès que le bien comporte beaucoup d’éléments à décrire ou que des défauts existent déjà :

• un logement meublé, où chaque meuble et chaque appareil fourni doit être inventorié ;
• une maison, avec ses annexes : cave, grenier, garage, jardin, terrasse ;
• un bien ancien ou déjà abîmé, où chaque défaut existant doit être localisé et décrit, faute de quoi il pourrait être imputé au locataire ;
• une colocation, où plusieurs locataires se partagent les pièces communes ;
• un bail long, puisque la comparaison se fera parfois des années plus tard.

Dans ces situations, la brièveté se paie à la sortie. Et si l’état d’un élément soulève une question technique, comme une humidité ou une fissure dont l’origine est discutée, un constat descriptif ne suffit pas : notre page expertise et état des lieux explique la différence.

Seul ou avec un expert

Un état des lieux simplifié est souvent dressé par les parties elles-mêmes, et c’est leur droit : la loi n’impose pas de professionnel, et un état des lieux dressé ensemble, sans expert, ne coûte rien. La difficulté est ailleurs. Décrire vite sans rien oublier demande de l’habitude : savoir quoi tester, comment localiser un défaut, quels termes employer pour qu’ils aient le même sens pour tout le monde, cinq ans plus tard.

Un expert désigné ensemble, dont les frais sont partagés, adapte le document au bien : concis pour un petit logement vide, complet pour un meublé ou une maison. En Wallonie, l’expert désigné par une seule partie reste à la charge de celle-ci, et l’état des lieux reste contradictoire : l’autre partie y assiste et le signe.

Les risques d’un document trop sommaire

Un état des lieux trop court peut être assimilé à une absence d’état des lieux détaillé. Or la loi prévoit une conséquence précise : en Wallonie (article 28 du décret) comme à Bruxelles (article 1731 de l’ancien Code civil), s’il n’a pas été fait d’état des lieux détaillé, le preneur est présumé avoir reçu le logement dans le même état que celui où il se trouve à la fin du bail, sauf preuve contraire.

• Pour le bailleur, c’est la difficulté de prouver des dégâts locatifs et de les retenir sur la garantie.
• Pour le locataire, c’est le risque qu’un défaut ancien, mal décrit, lui soit reproché si le bailleur apporte d’autres preuves.

Simplifié à l’entrée, et à la sortie

L’état des lieux de sortie se compare à celui d’entrée. Un document d’entrée concis mais précis permet une sortie tout aussi rapide ; un document d’entrée vague rend la comparaison impossible. Les règles de la sortie, qui peut être demandée par chaque partie et se fait à frais partagés, sont présentées dans notre article sur l’état des lieux de sortie simplifié.

Enfin, si le logement change beaucoup en cours de bail, par exemple après des travaux importants, chaque partie peut exiger un avenant contradictoire à l’état des lieux, à frais communs : la version simplifiée d’origine n’empêche pas de la compléter.

En résumé : un état des lieux d’entrée simplifié est valable s’il reste détaillé et contradictoire. Il suffit pour un petit logement vide et en bon état ; pour un meublé, une maison ou un bien déjà abîmé, un état des lieux complet reste le choix prudent.