Qui doit être présent à l’état des lieux ? (locataire ou propriétaire absent)

Le jour de l’état des lieux, le locataire est à l’étranger, le propriétaire habite loin, ou l’un des deux ne répond simplement plus. Peut-on avancer sans lui ? Ce guide de nos guides sur l’état des lieux explique qui doit être présent, qui peut représenter qui, et ce que prévoient les textes wallons et bruxellois quand quelqu’un manque à l’appel. Pour les règles générales du document, commencez par notre guide complet de l’état des lieux.

Contradictoire veut dire en présence des deux parties

En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 impose un état des lieux d’entrée « détaillé contradictoire ». À Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du logement renvoie à l’article 1730 de l’ancien Code civil : les parties dressent un état des lieux d’entrée détaillé, « contradictoirement et à frais communs ». À la sortie, dans les deux Régions, chaque partie peut requérir un état des lieux contradictoire et à frais partagés.

La brochure bruxelloise traduit le mot sans détour : l’état des lieux doit être dressé contradictoirement, « c’est-à-dire en présence du preneur et du bailleur, ou de leurs représentants », et être daté et signé par eux. Elle ajoute qu’un état des lieux dressé par une seule partie, ou par un expert désigné par une seule partie, « peut toujours être contesté par l’autre partie ».

Le décret wallon dit la même chose à sa manière : parmi les mentions minimales de l’état des lieux d’entrée comme de sortie figurent les signatures, précédées de la mention « lu et approuvé », « des parties présentes ou de leur mandataire ».

Qui peut représenter le locataire ou le bailleur

La brochure du Service public de Wallonie énumère trois façons de dresser l’état des lieux contradictoirement :

• les parties elles-mêmes, bailleur et locataire ensemble ;
• leurs mandataires respectifs, chaque partie ayant son représentant ou son propre expert ;
• un expert unique (architecte, agent immobilier, géomètre…) mandaté par les deux parties, soit par une clause du bail, soit de commun accord.

Droits Quotidiens cite aussi, comme représentants possibles, une agence immobilière, un expert ou un membre de la famille. En pratique, un représentant doit pouvoir montrer qu’il agit pour la partie absente : une procuration écrite, datée et signée, qui précise s’il peut seulement signer le constat ou aussi accepter un décompte, évite les contestations.

Quand la propriété est démembrée, par exemple entre un usufruitier et un nu-propriétaire, vérifiez dans le bail qui a la qualité de bailleur : c’est cette personne, ou son mandataire, qui doit participer au constat. Les droits et charges de chacun sont expliqués dans notre article sur les obligations du nu-propriétaire en Belgique.

Locataire absent à l’état des lieux d’entrée

C’est la situation visée par une question fréquente : peut-on faire l’état des lieux d’entrée sans le locataire ? Le bailleur peut décrire et photographier le logement seul, et c’est toujours mieux que rien, mais ce n’est pas un état des lieux contradictoire. Le locataire pourra le contester.

Les textes organisent donc un recours :

• En Wallonie, l’état des lieux d’entrée se dresse pendant que les lieux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation. À défaut d’accord, le juge de paix, saisi par requête dans les quinze jours qui suivent l’expiration de ce délai d’un mois, désigne un expert.
• À Bruxelles, l’article 1730 de l’ancien Code civil prévoit que le juge de paix, saisi par requête avant l’expiration du délai d’un mois, ou de quinze jours selon le cas, désigne un expert. La brochure régionale précise qu’au-delà du premier mois d’occupation, les parties ne peuvent plus être contraintes de faire cet état des lieux.

Si rien n’est fait, la règle joue en faveur du locataire : sans état des lieux d’entrée détaillé, il est présumé avoir reçu le logement dans l’état où il le rend, sauf preuve contraire (article 28 du décret wallon ; même principe à Bruxelles). C’est donc le bailleur qui a le plus à perdre à laisser filer le délai.

Côté locataire, l’absence n’est pas une bonne idée non plus. Un défaut existant à l’arrivée qui n’est noté nulle part sera plus difficile à écarter à la sortie. Les points à surveiller sont repris dans notre article sur l’état des lieux d’entrée côté locataire, et les spécificités d’un logement en immeuble dans celui consacré à l’état des lieux d’entrée d’un appartement.

Locataire absent à l’état des lieux de sortie

À la fin du bail, le locataire parti ne répond parfois plus. Le bailleur garde la main : chaque partie peut requérir l’état des lieux de sortie, et à défaut d’accord le juge de paix, saisi par requête avant la remise des clés, désigne un expert. À Bruxelles, depuis le 1er novembre 2024, l’état des lieux de sortie doit en outre se faire au plus tard dans le mois de la libération des lieux.

Concrètement, le bailleur propose une ou deux dates par lettre recommandée ou par courriel avec accusé de lecture, rappelle que le locataire peut se faire représenter, et conserve la preuve de ses démarches. S’il n’obtient rien, la requête au juge de paix est la voie prévue. Le déménagement du locataire est souvent le moment où ces dates se perdent : mieux vaut fixer l’état des lieux de sortie dès que la date du départ est connue.

Le logement social wallon suit une procédure propre, décrite par Droits Quotidiens : si le locataire a remis les clés et manque un rendez-vous, la société de logement lui en propose un second par recommandé ; s’il manque les deux, l’état des lieux de sortie est fait sans lui, en présence d’un délégué qui le représente. Cette règle vaut pour le logement social, pas pour un bail privé.

Propriétaire absent à l’état des lieux de sortie

L’inverse arrive aussi : le locataire a vidé le logement, mais le propriétaire ne fixe pas de date ou ne vient pas. Le locataire n’est pas démuni.

• Il peut requérir l’état des lieux de sortie, au même titre que le bailleur, et proposer une date par écrit.
• Il ne rend pas les clés sans preuve. La brochure wallonne conseille un reçu de remise des clés en double exemplaire. Des clés déposées dans la boîte aux lettres, sans écrit, ouvrent la porte à toutes les discussions.
• Il peut saisir le juge de paix avant la remise des clés, pour faire désigner un expert.
• Il photographie le logement vide, pièce par pièce, avec les index des compteurs. Ces photos ne remplacent pas un état des lieux contradictoire, mais elles aident en cas de litige.

L’expert commun, solution simple à une absence

Quand l’un des deux ne peut pas venir, la solution la plus simple est souvent l’expert désigné ensemble. Il est mandaté par les deux parties, par une clause du bail ou de commun accord ; à Bruxelles comme en Wallonie, ses honoraires sont partagés. Sa mission est contradictoire par nature : il constate pour le bailleur et pour le locataire. La partie absente se fait représenter pour relire et signer, ou reçoit le constat et fait part de ses observations selon ce que prévoit la mission.

Préparer un rendez-vous où chacun peut venir

La plupart des absences se règlent en amont. Proposez au moins deux dates par écrit, assez tôt pour que l’autre partie puisse s’organiser, et rappelez-lui qu’elle peut se faire représenter. Prévoyez une durée réaliste : un état des lieux détaillé d’un logement meublé ou d’une maison avec jardin prend plus de temps qu’un studio vide. Confirmez la veille l’heure, l’adresse et, si un expert intervient, son nom. Le jour même, la personne présente pour l’autre partie montre sa procuration avant de commencer, et chacun relit le document avant de le signer. Ces précautions simples évitent la plupart des reports et des contestations.

Le déroulement complet d’un rendez-vous d’entrée est décrit dans notre guide sur l’état des lieux d’entrée : comment le faire.