État des lieux d’entrée en anglais : traduction et modèle bilingue

Un locataire anglophone qui s’installe à Bruxelles ou en Wallonie reçoit souvent un état des lieux entièrement en français, qu’il signe sans tout comprendre. C’est le meilleur moyen de préparer un litige de sortie. Ce guide de nos guides sur l’état des lieux donne la traduction des termes clés, une trame de document bilingue et les précautions à prendre. Pour la méthode elle-même (délais, contradictoire, déroulement pièce par pièce), lisez d’abord notre article comment faire un état des lieux d’entrée.

Traduire état des lieux d’entrée en anglais

Il n’existe pas une seule traduction. La plus sûre, en Belgique, est celle qu’emploie la Région de Bruxelles-Capitale dans la version anglaise de son site : « inventory of fixtures » pour l’état des lieux. La page régionale consacrée à l’inventory of fixtures le présente comme un document obligatoire décrivant l’état du bien, dressé avant l’occupation ou au cours du premier mois, et parle d’« exit inventory » pour l’état des lieux de sortie. Pour distinguer l’entrée, l’anglais courant dit « entry inventory ».

Dans les documents rédigés par des particuliers, on voit aussi « check-in inventory », « move-in inspection report » ou « schedule of condition ». Ces expressions sont compréhensibles pour un anglophone, mais elles viennent d’autres systèmes juridiques et ne figurent pas dans les textes belges. Pour un document destiné à un bail belge, nous conseillons de garder « inventory of fixtures » (ou « entry inventory of fixtures » pour préciser l’entrée), suivi du terme français entre parenthèses.

Pour les autres documents du bail, nos articles sur l’état des lieux en anglais et sur l’état des lieux de sortie en anglais complètent ce vocabulaire.

Les mêmes règles, quelle que soit la langue

La langue du document ne modifie pas les obligations. En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 impose un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire, dressé pendant que les lieux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation, annexé au bail écrit et soumis à enregistrement. Un expert désigné conjointement est payé à parts égales ; un expert désigné par une seule partie reste à sa charge.

À Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du logement prévoit lui aussi un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire, et la Région précise qu’après le premier mois d’occupation, aucune partie ne peut plus y contraindre l’autre. Si le logement a des compteurs individuels, l’état des lieux reprend les index, les numéros de compteurs et les codes EAN de l’eau, du gaz et de l’électricité.

Ni l’un ni l’autre texte ne fixe de langue. En revanche, nous n’avons pas vérifié ce qu’accepte l’administration pour l’enregistrement d’un document rédigé uniquement en anglais. D’où notre conseil : une version française complète, et l’anglais à côté.

Le vocabulaire utile, pièce par pièce

Le tableau reprend les mots que l’on retrouve dans tout état des lieux d’entrée. Les termes marqués d’un astérisque sont ceux des pages anglaises de la Région bruxelloise ; les autres sont des équivalents usuels, sans valeur juridique propre.

Trame d’un état des lieux d’entrée bilingue

Le site ne fournit pas de fichier à télécharger. La trame ci-dessous suit la structure du modèle-type wallon d’état des lieux d’entrée et les mentions minimales de l’article 27 du décret. Chaque rubrique porte son titre dans les deux langues ; les constats se rédigent en français, avec leur traduction en dessous ou en regard.

1. Identification / Identification : adresse et désignation du bien (appartement, étage, cave, emplacement de parking), identité du bailleur et du locataire (landlord, tenant), date de signature et de prise de cours du bail (lease start date), date et heure de la visite, identité de l’auteur des constats.
2. Remarques préalables / Preliminary remarks : ce qui n’a pas été examiné (intérieur des murs et des sols), appareils non testés (appliances not tested).
3. Note générale / General overview : état général, matériaux, entretien et propreté.
4. Description pièce par pièce / Room-by-room description : hall, séjour (living room), cuisine (kitchen), chambres (bedrooms), salle de bain (bathroom), toilettes (toilet), cave (cellar), grenier (attic), balcon ou terrasse, jardin (garden). Pour chaque pièce : plafond, murs, sol, plinthes, fenêtres, portes, électricité, chauffage.
5. Équipements / Fixtures and appliances : état et fonctionnement apparent.
6. Compteurs / Meter readings : numéros, index, codes EAN, jauge des citernes (tank level).
7. Clés et dispositifs remis / Keys and devices handed over : nombre et type.
8. Entretiens / Maintenance certificates : documents d’entretien et dates.
9. Sécurité / Safety equipment : détecteurs d’incendie, présence et localisation.
10. Version qui fait foi / Governing version : par exemple « En cas de divergence, la version française prévaut / In case of discrepancy, the French version prevails ».
11. Signatures / Signatures : précédées de la mention « lu et approuvé / read and approved », paraphe de chaque page (initials on every page), nombre de pages et de photos.

Les phrases utiles pendant la visite

Un état des lieux se construit à voix haute : l’un constate, l’autre confirme ou conteste. Quelques formules usuelles, sans valeur juridique propre, aident à suivre la visite quand le locataire ou le bailleur est anglophone.

Le point le plus important est la réserve. Un locataire qui conteste une mention doit pouvoir la faire inscrire, dans sa langue s’il le faut, avant de signer. Une réserve écrite en anglais, suivie de sa traduction française, reste une réserve : elle montre que le désaccord existait dès l’entrée.

Lorsque le bailleur vit à l’étranger et se fait représenter, précisez aussi dans le document qui a signé et à quel titre : le décret wallon prévoit la signature des parties présentes « ou de leur mandataire ».

Les précautions d’un état des lieux bilingue

• Les constats d’abord en français : c’est la langue du modèle wallon et l’une des deux du modèle bruxellois. Traduisez ensuite, sans résumer.
• Des mots précis, pas des adjectifs : « rayure de 10 cm sur le parquet devant la fenêtre » se traduit sans ambiguïté ; « bon état » ou « état d’usage » se discutent dans toutes les langues.
• Des photos datées : elles ne demandent aucune traduction. Le modèle wallon demande que les photos soient signées par les preneurs, et rappelle qu’elles ne dispensent pas de remplir le document avec précision.
• Une relecture ensemble : le locataire qui ne lit pas le français peut se faire accompagner d’une personne de confiance, et noter ses réserves dans sa langue avant de signer.
• Un exemplaire pour chacun : le document est établi en autant d’exemplaires que de parties, plus un pour l’enregistrement.

Si le bien est un appartement, le vocabulaire s’enrichit des parties communes, du parlophone ou des calorimètres : nous le traitons dans notre guide sur l’état des lieux d’un appartement en anglais. Et pour un bail signé en Flandre ou avec un bailleur néerlandophone, voyez l’état des lieux en néerlandais.

En résumé : « état des lieux d’entrée » se dit « inventory of fixtures » ou « entry inventory » en anglais. Les règles restent celles du droit régional belge, quelle que soit la langue. Un document bilingue, rédigé d’abord en français, avec une clause précisant la version qui prévaut, protège le bailleur comme le locataire.