Bail commercial : bail notarié

Faut-il passer chez le notaire pour louer une boutique ? Beaucoup de commerçants et de propriétaires, à Bruxelles comme en Wallonie, se posent la question au moment de signer. La réponse courte : ce n’est pas obligatoire en règle générale, mais c’est parfois imposé et souvent utile. Ce guide de nos guides location et bail explique la différence entre un bail commercial sous seing privé et un bail notarié, et les situations où l’acte authentique s’impose. Pour les règles de base du régime, lisez d’abord notre article sur le bail commercial en Belgique.

Bail sous seing privé et bail notarié

Un bail commercial, comme tout bail, est un contrat. Il peut prendre deux formes :

• l’acte sous seing privé, rédigé par les parties ou par leur conseil, puis signé par elles ;
• l’acte authentique, reçu par un notaire, qui en vérifie le contenu, le lit aux parties et le conserve.

La loi du 30 avril 1951, qui régit les baux commerciaux (au singulier comme au pluriel : voyez notre fiche bail commercial au pluriel), n’impose pas de manière générale l’acte notarié. Un bail commercial de neuf ans peut donc être conclu sous seing privé. Il devra, dans tous les cas, être enregistré.

La question du notaire se pose pour tout contrat de location, pas seulement pour les commerces : nous la traitons de façon générale dans notre guide sur le bail notarié.

Ce qu’apporte l’acte authentique

Selon la page de notaire.be consacrée aux avantages du bail notarié, l’acte authentique présente trois atouts.

Une date certaine dès la signature

Le bail authentique « acquiert une date certaine dès sa signature ». Selon notaire.be, un bail sous seing privé n’a date certaine qu’à partir du jour où son existence est reconnue, par exemple par un jugement ou par un acte. Cette date compte notamment en cas de vente du bien : selon l’article 12 de la loi sur les baux commerciaux, l’acquéreur ne peut expulser le preneur que dans des cas limités, avec un préavis d’un an donné dans les trois mois de l’acquisition, et la même protection vaut pour un bail sans date certaine antérieure à la vente si le preneur occupe les lieux depuis six mois au moins.

La force d’un titre exécutoire

Le bail authentique « a la force d’un titre exécutoire ». Concrètement, selon notaire.be, un bailleur confronté à des loyers impayés peut s’adresser directement à un huissier pour les récupérer, sans devoir d’abord obtenir un jugement. Avec un bail sous seing privé, il faut passer par le juge de paix pour obtenir un titre.

La possibilité de conclure un bail long

Notaire.be rappelle que « les baux de plus de neuf ans et les baux à vie nécessitent obligatoirement le recours à un notaire », parce qu’ils doivent être transcrits au bureau des hypothèques.

Quand le notaire est imposé ou recommandé

Un bail commercial de plus de neuf ans

Le bail commercial dure au moins neuf ans. Rien n’empêche les parties de convenir d’une durée plus longue, par exemple pour amortir de lourds travaux d’aménagement. Dans ce cas, le bail dépasse neuf ans et relève, selon notaire.be, de la transcription et donc de l’acte notarié.

Le renouvellement pour une autre durée que neuf ans

Selon l’article 13 de la loi sur les baux commerciaux publiée sur Justel, chaque renouvellement est conclu pour neuf ans, « sauf accord des parties constaté par un acte authentique ou par une déclaration faite devant le juge ». En Wallonie, le décret du 15 mars 2018 a remplacé cette exigence par « un acte écrit présenté à l’enregistrement ». La procédure complète est détaillée dans notre guide bail commercial et renouvellement.

La fin anticipée de commun accord

L’article 3 de la loi permet aux parties de mettre fin au bail à tout moment, à condition que leur accord soit constaté, dans le texte de base, par un acte authentique ou par une déclaration faite devant le juge. Notaire.be le résume ainsi : l’accord sur une résiliation anticipée doit faire l’objet d’un acte notarié, d’un jugement ou d’une déclaration faite devant le juge. En Wallonie, un acte écrit présenté à l’enregistrement suffit depuis 2018.

Les règles selon la Région

La version consolidée publiée sur Justel est mise à jour au 14 mai 2019 et ne signale de variante que pour la Wallonie sur ces deux articles. Pour un bien situé à Bruxelles, faites vérifier le texte applicable à la date de votre acte par votre notaire ou votre avocat.

Enregistrement et frais

Qu’il soit notarié ou non, le bail commercial doit être enregistré. Selon le SPF Finances, un bail qui ne porte pas exclusivement sur un logement, un commerce par exemple, s’enregistre dans les quatre mois de la signature. Le droit d’enregistrement est de 0,2 % sur le montant total du loyer et des charges imposées au locataire pour toute la durée du bail, avec un minimum de 50 euros.

Les honoraires et frais de l’acte notarié s’ajoutent à ce droit. Nous ne citons pas de montant : demandez-en le détail au notaire avant la signature. Pour estimer le budget complet d’une installation, voyez aussi les articles liés en bas de page.

Ce que le notaire ne fait pas

Le notaire authentifie le contrat entre les parties. En revanche, l’acte ne décrit pas l’état du local : ce n’est pas son objet.

Or, dans un bail commercial, l’état des lieux prend une importance particulière. Le preneur a le droit d’effectuer des transformations utiles à son entreprise, dans les limites de l’article 7 de la loi, et le sort de ces transformations se règle au départ. Sans description précise de l’état du local à l’entrée, il devient difficile, neuf ans ou plus tard, de distinguer l’usure normale, les aménagements du commerçant et les dégâts. Notre guide sur l’état des lieux d’un local commercial détaille ce qu’il doit contenir, et celui consacré au bail commercial état des lieux de sortie explique comment se déroule la fin du bail.

En cas de litige, le juge de paix reste compétent

L’acte notarié ne retire rien au rôle du juge. Selon l’article 29 de la loi, les demandes fondées sur les règles des baux commerciaux, ainsi que les demandes connexes nées de la location d’un fonds de commerce, relèvent du juge de paix de la situation de l’immeuble, « nonobstant toute convention contraire » antérieure au litige. Une clause qui confierait ces litiges à un autre juge, dans un bail notarié comme dans un bail sous seing privé, ne peut donc pas écarter cette règle.

Avant d’introduire une action, la partie qui le souhaite peut, selon l’article 30, faire appeler l’autre partie en conciliation devant le juge. Les jugements rendus par les juges de paix en cette matière sont susceptibles d’appel. Concrètement, la force exécutoire du bail notarié facilite le recouvrement des loyers, mais une contestation sur la révision du loyer, le renouvellement ou une indemnité d’éviction se tranche toujours devant le juge.

Préparer son rendez-vous chez le notaire

Pour que l’acte soit rédigé rapidement et reflète vos accords, rassemblez avant le rendez-vous :

• l’identité complète des parties et, pour une société, ses statuts et le nom de la personne qui signe ;
• la description précise du local : surfaces, vitrine, réserve, cave, emplacements de parking ;
• la destination commerciale exacte et les activités connexes souhaitées ;
• la durée souhaitée, et le cas échéant la durée supérieure à neuf ans ;
• le loyer, la clause d’indexation, les charges, le précompte immobilier et la garantie ;
• la liste des travaux d’aménagement prévus et leur sort en fin de bail ;
• l’état des lieux d’entrée, s’il est déjà réalisé.

En résumé : le bail commercial notarié n’est pas une obligation pour un bail de neuf ans, mais il apporte une date certaine et une force exécutoire appréciables pour le bailleur. Il devient indispensable pour un bail de plus de neuf ans et, hors Wallonie, pour certains accords de renouvellement ou de fin anticipée. Dans tous les cas, un état des lieux d’entrée précis complète utilement l’acte.