État des lieux d’un bail commercial (local commercial)

Magasin, restaurant, salon de coiffure, boulangerie ou cabinet en rez-de-chaussée : un local commercial se loue pour longtemps et change de visage au fil du bail. L’état des lieux commerce n’est pas un détail administratif ; c’est le seul document qui dira, au départ du preneur, ce qui existait à son arrivée. Cet article de nos guides sur l’état des lieux présente les règles applicables en Wallonie et à Bruxelles et les étapes du bail où un constat s’impose. Pour la méthode générale, voyez notre guide complet de l’état des lieux.

Quels textes s’appliquent au bail commercial

Deux ensembles de règles se combinent.

La loi du 30 avril 1951 sur les baux commerciaux règle les points propres au commerce : durée minimale de neuf ans, transformations par le preneur, cession, renouvellement. Notre lexique explique d’ailleurs comment écrire le bail commercial au pluriel, puisqu’on parle souvent des « baux commerciaux » au sens de cette loi. Selon le SPW Économie, les règles spécifiques aux baux commerciaux sont une compétence régionale depuis le 6 janvier 2014. Cette loi ne contient aucune règle sur l’état des lieux.

L’ancien Code civil comble ce silence. Son article 1730 dispose que « les parties dressent impérativement un état des lieux détaillé contradictoirement et à frais communs », pendant que les locaux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation. L’état des lieux est annexé au bail écrit et soumis à l’enregistrement. Les dispositions contractuelles contraires sont nulles ; l’article ne s’applique pas aux baux à ferme.

À Bruxelles, une nuance concerne le local commercial avec logement : l’ordonnance du 4 avril 2024 a écarté certains articles de l’ancien Code civil (1728ter, 1728quater et 1733) pour les baux commerciaux d’un bien qui sert aussi d’habitation au preneur. Pour un bail commercial ordinaire, ils restent applicables.

Un nouveau livre 7 du Code civil, consacré aux contrats spéciaux, entrera en vigueur le 1er septembre 2027 selon le SPF Justice. D’ici là, les articles 1730 à 1733 de l’ancien Code civil restent la référence.

Le cycle d’un bail commercial, constat par constat

L’entrée, avant tout aménagement

L’article 1730 laisse le choix entre la période d’inoccupation et le premier mois d’occupation. Pour un commerce, le premier mois est souvent trop tard : le preneur commence ses travaux dès la remise des clés. Le constat se fait donc sur le local vide, avant le premier coup de pinceau. Si une partie refuse, l’autre saisit le juge de paix, qui désigne un expert. Le déroulement pas à pas est détaillé dans notre article sur l’état des lieux entrée bail commercial.

Les transformations du preneur

Le preneur transforme souvent le local pour son activité. La loi du 30 avril 1951 l’y autorise dans certaines limites : des travaux dont le coût ne dépasse pas trois années de loyer et qui ne compromettent ni la sécurité, ni la salubrité, ni l’esthétique du bâtiment, le bailleur disposant de trente jours pour s’y opposer. Le preneur en supporte les risques.

L’article 1730 prévoit la suite : si des modifications importantes sont apportées aux lieux après l’état des lieux, chaque partie peut exiger un avenant, rédigé contradictoirement et à frais communs. Cet avenant est précieux à la sortie, car la loi distingue :

• les travaux autorisés : le bailleur ne peut pas exiger leur suppression, mais choisit entre rembourser les matériaux et la main-d’œuvre ou payer la plus-value ;
• les travaux non autorisés : le bailleur peut exiger la remise en état, sans indemnité.

Sans avenant ni autorisation écrite, distinguer les uns des autres devient une source de litige.

La cession du bail ou du fonds de commerce

Quand le fonds de commerce est cédé avec le bail, un nouveau preneur prend la place de l’ancien. Un état des lieux à cette date sépare clairement ce qui relève du cédant et ce que reprend le cessionnaire. Les textes lus ne l’imposent pas pour le bail commercial, mais c’est la seule façon d’éviter que le cessionnaire réponde, au départ, de dégâts antérieurs à son arrivée.

Le renouvellement

Le preneur a droit à trois renouvellements de neuf ans, demandés entre le dix-huitième et le quinzième mois avant l’échéance (articles 13 et 14 de la loi). Les règles et délais sont détaillés dans notre article bail commercial et renouvellement. Un état des lieux renouvellement bail commercial n’est pas imposé par les textes lus ; un avenant mettant le constat à jour est pourtant utile après neuf ans d’exploitation.

La sortie

Il n’existe pas, pour le bail commercial, de règle comparable à celle du logement sur l’état des lieux de sortie. Le cadre reste l’article 1731 : avec un état des lieux d’entrée détaillé, le preneur rend le bien tel qu’il l’a reçu, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure ; sans état des lieux détaillé, il est présumé l’avoir reçu dans l’état où il le rend, sauf preuve contraire. L’article 1732 ajoute qu’il répond des dégradations survenues pendant sa jouissance, à moins de prouver qu’elles ont eu lieu sans sa faute. Le constat de départ se prévoit donc dans le bail ; notre article bail commercial état des lieux de sortie détaille son organisation.

Notaire, enregistrement et forme du bail

Un bail commercial peut être sous seing privé ou passé devant notaire ; notre article notaire bail commercial en présente les avantages. Dans les deux cas, l’état des lieux est annexé au bail et soumis à l’enregistrement. Selon hub.brussels, les parties doivent présenter le contrat à l’enregistrement dans les quatre mois de sa conclusion, en trois exemplaires signés.

Que décrire dans un local commercial

Il n’existe pas de modèle officiel d’état des lieux pour un local commercial, ni de liste légale de son contenu. Le contenu minimum que l’article 27 du décret wallon prévoit pour le logement sert de canevas, à adapter :

Décrivez aussi ce qui fonctionne et ce qui est présent, pas seulement les défauts : un équipement absent du constat sera difficile à réclamer au départ. Pour un local mixte, commerce au rez-de-chaussée et logement à l’étage, décrivez le logement dans un chapitre distinct.

Les erreurs fréquentes

• Signer le bail sans constat parce que le local « est vide et en bon état » : la présomption de l’article 1731 jouera alors contre le bailleur au départ.
• Commencer les travaux avant l’état des lieux : l’état d’origine ne peut plus être décrit, et la distinction entre transformations et dégâts devient impossible.
• Oublier l’avenant après les transformations : vingt ans plus tard, personne ne se souvient de ce qui a été autorisé.
• Négliger les installations techniques : extraction, climatisation ou tableau électrique représentent souvent l’enjeu le plus lourd au départ.
• Ne rien constater lors d’une cession : le cessionnaire risque de répondre de dégâts antérieurs à son arrivée.

Qui fait l’état des lieux et à quel prix

Les parties peuvent dresser l’état des lieux elles-mêmes ou désigner ensemble un expert ; l’article 1730 en partage les frais. Pour une surface commerciale, l’intervention d’un professionnel indépendant se justifie par l’enjeu : neuf ans au moins, des installations techniques, des transformations à suivre. Le prix d’un état des lieux de local commercial dépend de la surface, des installations et des annexes ; il s’établit sur devis.

En résumé

L’état des lieux d’un bail commercial est obligatoire, non par la loi sur les baux commerciaux, mais par l’article 1730 de l’ancien Code civil, applicable en Wallonie comme à Bruxelles. Dressé avant tout aménagement, mis à jour après les transformations importantes et comparé au départ, il protège le bailleur comme le preneur pendant toute la vie du bail.