État des lieux et enregistrement du bail

Un bail signé, un état des lieux dressé : il reste une formalité que l’on oublie souvent, l’enregistrement. Elle ne coûte rien pour un logement et se règle en ligne, mais ses conséquences sont réelles quand elle est négligée. Cet article de nos guides sur l’état des lieux explique qui doit enregistrer, quand, comment et à quel prix. Pour le cadre général, de l’entrée à la sortie, consultez notre guide complet de l’état des lieux.

Pourquoi l’état des lieux s’enregistre avec le bail

L’état des lieux d’entrée n’est pas un document isolé : c’est une annexe du bail. En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 le dit expressément : il est annexé au bail écrit et soumis à l’enregistrement. Le modèle-type du Gouvernement wallon en tire la conséquence pratique : l’état des lieux est établi « en autant d’exemplaires qu’il y a de parties présentes plus un destiné à la formalité de l’enregistrement ».

À Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du logement impose un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire, et le SPF Finances traite l’état des lieux comme un document à enregistrer avec le bail ou après lui. Depuis le 1er janvier 2025, le Code bruxellois (article 228/1) soumet en outre les baux d’habitation à un enregistrement régional, sur la plateforme IRISrent, où le bailleur dépose le bail, ses annexes et l’état des lieux d’entrée.

L’enregistrement donne une existence officielle aux documents auprès de l’administration fiscale. Il ne change rien à leur contenu : un état des lieux vague reste vague, même enregistré.

Qui doit enregistrer, et dans quel délai

L’obligation repose sur le bailleur. Le décret wallon (article 53) le dit en toutes lettres et ajoute que les frais d’un enregistrement tardif sont entièrement à sa charge. À Bruxelles, depuis le 1er janvier 2025, l’article 228/5 du Code bruxellois du logement lui impose d’enregistrer le bail, gratuitement, dans les deux mois de la signature. Pour un bien affecté exclusivement à l’habitation, le SPF Finances précise que le locataire peut lui aussi faire enregistrer le bail, sans y être obligé.

Pour l’état des lieux lui-même, le SPF Finances prévoit deux possibilités : le présenter en même temps que le bail, ou après celui-ci, accompagné d’une copie du bail déjà enregistré. Les pages consultées n’indiquent pas de délai propre à l’état des lieux présenté seul. Comme l’état des lieux d’entrée se dresse au plus tard dans le premier mois d’occupation, il est souvent prêt avant l’expiration des deux mois : le plus simple est alors de tout déposer ensemble.

Comment enregistrer l’état des lieux

En ligne avec MyRent

Le moyen le plus rapide est l’application MyRent du SPF Finances, accessible depuis MyMinfin. Elle permet de déposer un bail, un état des lieux, ou les deux. Le SPF Finances précise que le document doit être envoyé au format PDF, en un seul fichier par document à enregistrer : si votre état des lieux est réparti en plusieurs fichiers (texte d’un côté, photos de l’autre), fusionnez-les avant l’envoi.

Concrètement :

1. Numérisez l’état des lieux complet et signé, chaque page paraphée, photos comprises si elles font partie du document.
2. Connectez-vous à MyMinfin et ouvrez MyRent.
3. Choisissez de déposer le bail avec son état des lieux, ou l’état des lieux seul si le bail est déjà enregistré, et complétez les données demandées.
4. Joignez le PDF, envoyez, puis téléchargez l’accusé de réception.

Par courrier ou au bureau

Il reste possible de s’adresser au bureau compétent du SPF Finances, que l’administration renseigne dans son guide des bureaux. Si vous déposez l’état des lieux après le bail, n’oubliez pas la copie du bail enregistré.

Combien coûte l’enregistrement

Pour un logement, rien. Le SPF Finances indique que l’enregistrement est gratuit pour un bien affecté exclusivement à l’habitation, qu’il s’agisse du bail ou de l’état des lieux présenté avec lui ou après lui.

Pour un bail qui n’est pas exclusivement d’habitation, les règles changent : le bail lui-même donne lieu à un droit proportionnel de 0,2 % du montant total des loyers, avec un minimum de 50 euros, et l’état des lieux qui s’y rapporte à un droit fixe de 50 euros. C’est le cas d’un bail mixte, d’un commerce ou d’un bureau. Les spécificités de l’état des lieux d’un bail commercial et de l’enregistrement du bail commercial font l’objet d’articles dédiés.

Bail ou état des lieux non enregistré, quelles conséquences

Pour le bail

Le défaut d’enregistrement du bail expose le bailleur à plusieurs conséquences :

• des frais : en Wallonie, ceux d’un enregistrement tardif sont entièrement à sa charge, et le SPF Finances signale qu’une amende peut être due en cas de retard ;
• un locataire libre de partir : pour un bail de résidence principale non enregistré, le locataire peut mettre fin au bail sans délai de congé ni indemnité : en Wallonie (article 54), après une mise en demeure restée sans effet pendant un mois ; à Bruxelles (article 228/5, depuis le 1er janvier 2025), dès la fin du délai de deux mois, sans mise en demeure.

Pour l’état des lieux

Les textes consultés imposent l’enregistrement de l’état des lieux, mais ne prévoient pas qu’un état des lieux signé par les deux parties perdrait sa valeur entre elles faute d’enregistrement. Il reste la preuve contradictoire de l’état du logement à l’entrée, et c’est lui qui servira de base de comparaison à la sortie.

Ce qui fragilise vraiment un état des lieux, c’est son contenu ou son absence. En Wallonie, l’article 28 du décret prévoit qu’à défaut d’état des lieux détaillé, le preneur est présumé avoir reçu le logement dans l’état où il se trouve à la fin du bail, sauf preuve contraire. Un document non signé, trop vague ou dressé bien après l’entrée pose donc bien plus de problèmes qu’un simple oubli d’enregistrement, qui se régularise.

L’avenant et l’état des lieux de sortie

En Wallonie, si des modifications importantes interviennent après l’état des lieux d’entrée, chaque partie peut exiger un avenant rédigé contradictoirement et à frais communs. Les pages du SPF Finances que nous avons consultées ne détaillent pas le sort de cet avenant ; comme il complète l’état des lieux annexé au bail, le plus prudent est de le déposer lui aussi, par le même canal.

L’état des lieux de sortie, lui, clôture la location et sert à régler la garantie locative. Aucune des pages consultées ne l’inclut dans la formalité d’enregistrement du bail. Il se conserve précieusement, avec l’état des lieux d’entrée, jusqu’au règlement complet des comptes. Pour un local commercial, voyez notre article sur l’état des lieux de sortie d’un bien commercial.

Vérifier que tout a bien été enregistré

Locataire, vous voulez savoir si le bailleur a fait le nécessaire ? Le bailleur qui a déposé les documents sur MyRent dispose d’un accusé de réception : demandez-lui une copie. Notre article comment savoir si mon bail est enregistré détaille les démarches. Si rien n’a été fait, vous pouvez, pour un logement, déposer vous-même les documents : c’est gratuit et cela sécurise votre situation.

Les erreurs fréquentes au moment du dépôt

Dans les dossiers que nous voyons, les oublis se ressemblent :

• Un PDF incomplet : pages manquantes, photos envoyées à part, annexes oubliées. Le SPF Finances n’accepte qu’un seul fichier par document : tout doit y être.
• Un document non signé : on enregistre parfois un brouillon, alors que c’est l’exemplaire signé par les deux parties, chaque page paraphée, qui fait foi.
• La copie du bail oubliée : si l’état des lieux est déposé après le bail, il doit être accompagné d’une copie du bail enregistré.
• L’attente de la fin du bail : certains bailleurs ne pensent à l’enregistrement qu’au moment d’un litige. Il est alors bien tard pour éviter les conséquences d’un bail non enregistré.
• L’avenant laissé de côté : un état des lieux complété en cours de bail doit suivre le même chemin que le document d’origine.

Nos conseils pratiques

• Numérisez proprement : un PDF lisible, pages dans l’ordre, photos comprises si elles font partie de l’état des lieux.
• Gardez un exemplaire original par partie, plus celui destiné à l’enregistrement, comme le prévoit le modèle wallon.
• Conservez l’accusé de réception avec le bail : il sera utile en cas de litige, parfois des années plus tard.
• Déposez l’avenant chaque fois que l’état des lieux est complété en cours de bail.

En résumé : l’état des lieux d’entrée fait partie du bail ; il s’enregistre avec lui ou après lui, gratuitement pour un logement, de préférence sur MyRent et dans les deux mois de la signature du bail. L’oubli se rattrape, mais c’est le bailleur qui en supporte les conséquences.