Enregistrement du bail commercial : obligation, démarche et qui paie

Un bail commercial signé n’est pas encore un bail complet : il doit aussi être présenté à l’enregistrement. La démarche ressemble à celle du bail d’habitation, mais les règles diffèrent sur trois points essentiels : le délai, le coût et les conséquences. Ce guide de nos guides location et bail détaille ces règles. Pour la démarche générale, valable pour tous les baux, voyez d’abord notre dossier sur l’enregistrement du bail en Belgique.

Une obligation pour tout bail qui n’est pas exclusivement un logement

Le SPF Finances distingue deux catégories de baux. Le bail d’une maison ou d’un appartement affecté exclusivement à l’habitation s’enregistre dans les deux mois de la signature, gratuitement. Tous les autres baux s’enregistrent dans les quatre mois et sont payants. Le SPF cite comme exemples :

• une maison attachée à un magasin ou à un bureau, utilisée à des fins professionnelles ;
• un commerce ;
• un bâtiment d’entreprise ;
• un terrain ;
• une place de parking.

L’obligation vaut quelle que soit la forme du bail. Un bail commercial conclu par écrit sous seing privé, le cas le plus fréquent, s’enregistre comme un bail notarié ; le choix entre les deux formes est expliqué dans notre article sur le bail commercial acte authentique.

Le SPF Finances indique que le bailleur doit faire enregistrer le contrat de bail. Le locataire ne peut le faire lui-même que si le bien est affecté exclusivement à l’habitation : pour un bail commercial, c’est donc au bailleur de s’en assurer.

Le délai de quatre mois

Le délai court à partir de la signature du contrat. Si son dernier jour tombe un week-end ou un jour férié, il est reporté au jour ouvrable suivant. Le SPF donne cet exemple : un bail commercial signé le 1er février 2024 devait être enregistré au plus tard le 1er juin 2024 ; ce jour étant un samedi, le délai a été reporté au lundi 3 juin 2024.

Le droit doit être payé dans ce même délai de quatre mois. Passé ce délai, le SPF Finances indique qu’une amende est due ; la page consultée n’en précise pas le montant.

Combien coûte l’enregistrement

Le droit d’enregistrement d’un bail commercial est de 0,2 % sur le montant total du loyer et des charges imposées au locataire pour toute la durée du bail, avec un minimum de 50 euros.

L’exemple publié par le SPF Finances : un bail de trois ans, 900 euros de loyer et 100 euros de charges par mois. La base est de 36 mois × 1 000 euros, soit 36 000 euros, et le droit de 36 000 × 0,2 %, soit 72 euros. Pour un bail de neuf ans, durée habituelle d’un bail commercial, la base porte sur les 108 mois du contrat.

Le SPF précise aussi le cas d’un bâtiment en partie habité et en partie commercial, comme un magasin avec un logement à l’étage. Avec un seul bail pour l’ensemble, le droit est dû pour les deux parties. Avec deux baux distincts, celui du logement est enregistré gratuitement et seul l’autre est payant. Pour le bailleur, l’enregistrement d’un tel bail a aussi un effet fiscal : il permet d’imposer séparément les revenus des deux parties du bien ; s’il n’est pas enregistré, l’ensemble du revenu locatif net devient imposable.

Qui paie le droit d’enregistrement

C’est la question la plus posée, et la page du SPF Finances n’y répond pas directement : elle dit qui doit faire enregistrer le bail, le bailleur, pas qui doit supporter le droit entre les parties. En pratique, le bail commercial contient souvent une clause sur les frais, qui met le droit d’enregistrement à charge de l’une ou l’autre partie, ou le partage.

Le conseil est donc simple : réglez la question par écrit avant de signer. Une clause claire évite qu’un bailleur avance le droit sans pouvoir le récupérer, ou qu’un preneur découvre une facture qu’il n’attendait pas. Le droit étant proportionnel à la durée et au montant du loyer, il peut être plus élevé qu’on ne le pense pour un loyer important.

Comment faire enregistrer le bail

La voie la plus rapide est en ligne. Selon le SPF Finances :

1. connectez-vous sur MyMinfin ;
2. cliquez sur « Faire enregistrer un contrat de bail (MyRent) », dans la rubrique « Mon habitation et mes biens immobiliers » ;
3. choisissez « Contrats de location », puis « Déposer votre contrat » ;
4. encodez les données demandées et chargez une copie du contrat en PDF, éventuellement signé électroniquement avec la carte d’identité ;
5. envoyez la demande.

Vous recevez d’abord un accusé de réception, puis, une fois la demande traitée, la preuve d’enregistrement, appelée relation d’enregistrement ; les deux arrivent souvent en même temps. Une demande incomplète donne lieu à une demande de renseignements ou à un refus. Si vous ne pouvez pas utiliser MyMinfin, l’enregistrement peut se faire par courrier. Le pas-à-pas illustré se trouve dans nos articles liés sur l’enregistrement en ligne.

À Bruxelles, depuis le 1er janvier 2025, les baux d’habitation s’enregistrent en outre auprès de la Région, sur la plateforme IRISrent. Cette formalité régionale vise les baux d’habitation ; un bail purement commercial reste enregistré auprès du SPF Finances.

Ce qu’apporte l’enregistrement

L’enregistrement n’est pas une condition de validité du bail : entre le bailleur et le preneur, le contrat produit ses effets dès la signature. Son intérêt est ailleurs. Il donne au bail une date certaine, que personne ne peut plus contester, et le rend opposable aux tiers. Le SPF Finances le résume ainsi : une fois enregistré, le bail doit être respecté même par une personne qui ne l’a pas signé.

Pour le bail commercial, l’article 12 de la loi du 30 avril 1951 sur les baux commerciaux règle le cas de la vente du bâtiment. L’acquéreur ne peut expulser le preneur que pour certains motifs prévus par la loi, moyennant un préavis d’un an donné dans les trois mois de l’acquisition et motivé clairement. La même règle s’applique lorsque le bail n’a pas date certaine antérieure à la vente, à condition que le preneur occupe les lieux depuis six mois au moins. Un preneur installé depuis peu, avec un bail non enregistré, est donc moins bien protégé.

L’enregistrement intervient aussi dans la vie du bail en Wallonie. La loi, dans sa version wallonne, admet que les parties mettent fin au bail de commun accord, ou conviennent d’un renouvellement pour une autre durée que neuf ans, par « un acte écrit présenté à l’enregistrement ». Ailleurs, ces accords exigent un acte authentique ou une déclaration devant le juge. Voyez notre guide bail commercial et renouvellement.

Avenant, cession et autres changements

Un bail commercial vit souvent longtemps : loyer renégocié, surface étendue, cession du fonds de commerce. La page du SPF Finances consultée ne traite pas de l’enregistrement de ces documents. Avant de présenter un avenant qui modifie le loyer ou la durée, ou une convention de cession, renseignez-vous auprès du bureau compétent ou d’un professionnel sur le droit applicable. Dans tous les cas, gardez ces documents avec le bail enregistré : c’est l’ensemble qui fera foi en cas de vente du bâtiment ou de litige à la fin du bail.

L’état des lieux, à enregistrer aussi

Le SPF Finances rappelle que le bailleur doit aussi faire enregistrer l’état des lieux. S’il est lié à un bail qui ne porte pas exclusivement sur un logement, un droit de 50 euros est dû. Le plus simple est de le présenter en même temps que le bail.

Pour un local commercial loué seul, l’état des lieux d’entrée n’est pas facultatif : l’article 1730 de l’ancien Code civil impose un état des lieux détaillé, dressé contradictoirement et à frais communs, et une clause contraire est nulle. Ce que doit contenir un tel document est détaillé dans notre guide sur l’état des lieux local professionnel, et les effets d’un défaut d’enregistrement sur ce constat dans notre article bail non enregistré état des lieux.

En résumé, un bail commercial s’enregistre dans les quatre mois de sa signature, moyennant un droit de 0,2 % du total des loyers et charges, avec un minimum de 50 euros. Le bailleur doit faire la démarche, le bail doit dire qui en supporte le coût, et l’état des lieux d’entrée s’enregistre avec lui.