Bail commercial : coût

Signer un bail commercial engage le commerçant pour neuf ans au moins, et le bailleur pour autant. Avant de parapher, chacun se demande combien coûte réellement l’opération, au-delà du loyer. Beaucoup cherchent aussi un « indice du coût de la construction » pour le bail commercial, par habitude venue de France. Ce guide de nos guides location et bail passe en revue les postes de coût, à la signature puis en cours de bail, et ne cite que les montants publiés par les autorités. Pour le cadre légal, lisez d’abord notre article sur le bail commercial en Belgique.

Les coûts à la signature

L’enregistrement du bail

C’est le seul coût fixé par la loi fiscale, et il n’est pas négociable. Le SPF Finances distingue le bail d’une maison ou d’un appartement affecté exclusivement à l’habitation, enregistré gratuitement, de tous les autres baux, dont les commerces, bâtiments d’entreprise, terrains et places de parking, qui sont payants.

Pour un bail commercial, les règles sont les suivantes :

Le calcul porte sur toute la durée. Le SPF Finances donne l’exemple d’un bail de trois ans à 900 euros de loyer et 100 euros de charges par mois : la base est de 36 000 euros, et le droit de 72 euros. Pour un bail commercial ordinaire de neuf ans, la base couvre donc cent huit mois de loyer et de charges.

Le SPF précise aussi le cas d’un immeuble en partie habité et en partie commercial, comme un magasin avec logement à l’étage : avec un seul bail pour tout le bâtiment, le droit est dû pour les deux parties ; avec deux baux distincts, celui du logement est enregistré gratuitement et seul le bail commercial est payant. Enfin, si le dernier jour du délai tombe un week-end ou un jour férié, il est reporté au jour ouvrable suivant.

Qui paie ? Le bail le prévoit souvent ; à défaut de clause, mieux vaut en convenir par écrit avant la signature. À Bruxelles, hub.brussels rappelle que les parties doivent présenter le contrat à l’enregistrement dans les quatre mois de sa conclusion.

La rédaction du contrat

Aucune loi n’impose de rédacteur. Les parties peuvent rédiger elles-mêmes leur bail, s’adresser à un avocat, ou passer devant un notaire. Les honoraires de l’avocat et les frais d’acte du notaire ne sont pas publiés sous forme de tarif unique : demandez un devis avant de vous engager.

L’acte authentique est toutefois l’une des formes que la loi de 1951 prévoit pour certains accords : hors Wallonie, la fin anticipée de commun accord et le renouvellement pour une autre durée que neuf ans doivent être constatés par un acte authentique ou par une déclaration devant le juge (articles 3 et 13). Nous présentons les avantages et les cas du bail commercial acte authentique dans un guide dédié.

Quant aux frais d’agence, nous n’avons trouvé aucun barème officiel qui les fixe : ils dépendent de la convention passée avec l’agent immobilier. Vérifiez qui les supporte avant de signer.

La garantie locative

La loi sur les baux commerciaux, relue sur Justel, ne contient aucune section consacrée à la garantie. Les plafonds de deux mois de loyer prévus en Wallonie et à Bruxelles figurent dans les règles du bail d’habitation, qui ne visent pas un local commercial. Le montant, la forme (compte bloqué, garantie bancaire, caution) et les conditions de libération se négocient donc librement et doivent être écrits dans le contrat. Ce n’est pas un coût définitif, mais une somme immobilisée, parfois importante, qui pèse sur la trésorerie d’un commerce qui démarre.

L’état des lieux d’entrée

Pour le bail commercial au pluriel comme au singulier, aucune règle propre n’impose un état des lieux d’entrée, mais c’est lui qui servira de référence à la sortie, après des années d’exploitation et d’aménagements. Nos états des lieux d’entrée et de sortie démarrent à 80 euros TVAC par partie ; pour un local commercial, le devis tient compte de la surface et des équipements. Notre guide sur l’état des lieux d’un bail commercial détaille ce qu’il doit contenir.

Les coûts en cours de bail

Le loyer et son indexation

Le loyer est librement convenu. Son indexation, elle, n’existe que si le bail la prévoit. L’article 1728bis de l’ancien Code civil, applicable aux baux commerciaux, dispose que « si une adaptation du loyer au coût de la vie a été convenue, elle ne peut être appliquée qu’une fois par année de location et au plus tôt au jour anniversaire de l’entrée en vigueur du bail ». Cette adaptation se fait « sur base des fluctuations de l’indice des prix à la consommation ».

La formule est plafonnée : loyer de base multiplié par le nouvel indice, divisé par l’indice de départ. Le loyer de base exclut les frais et charges laissés au locataire. Pour les conventions conclues depuis le 1er février 1994, l’indice de départ est l’indice « calculé et nommé à cet effet », c’est-à-dire l’indice santé, du mois qui précède la conclusion du bail.

En Wallonie, le décret du 15 mars 2018 a abrogé l’article 1728bis, mais seulement « pour ce qui relève du bail d’habitation » : il reste applicable au bail commercial wallon. À Bruxelles, il subsiste dans sa rédaction de base.

Et l’indice du coût de la construction

L’expression « indice du coût de la construction » appartient au vocabulaire du bail commercial français. Nous ne l’avons trouvée dans aucun des textes belges applicables au bail commercial : ni dans la loi de 1951, ni dans l’article 1728bis. En Belgique, la référence légale est l’indice des prix à la consommation, dans les limites de la formule ci-dessus.

Une clause qui indexerait le loyer sur un autre indice, plus favorable au bailleur, n’est pas nulle pour autant : l’article 1728bis, § 2, précise que les dispositions contractuelles dont l’effet excéderait l’adaptation légale « sont réductibles à celle-ci ». Le preneur ne paie donc jamais plus que ce que donne la formule légale.

La révision triennale

Indépendamment de l’indexation, l’article 6 de la loi de 1951 permet à chaque partie, à l’expiration de chaque triennat, de demander au juge de paix la révision du loyer. Elle doit établir que, par le fait de circonstances nouvelles, la valeur locative normale est supérieure ou inférieure d’au moins 15 % au loyer en vigueur. L’action n’est possible que pendant les trois derniers mois du triennat, et le loyer révisé s’applique à partir du premier jour du triennat suivant. Le budget d’un commerce doit donc intégrer cette possibilité, dans un sens comme dans l’autre.

Les travaux et les charges

Le preneur peut réaliser toute transformation utile à son entreprise dont le coût ne dépasse pas trois années de loyer, après en avoir avisé le bailleur (article 7). Ces travaux s’effectuent à ses risques. Les charges, taxes et assurances mises à sa charge dépendent du contrat : relisez attentivement ces clauses, qui pèsent souvent plus que l’indexation sur la durée.

Les coûts à la fin du bail

Trois postes guettent la sortie :

• le préavis : le preneur peut mettre fin au bail à l’expiration de chaque triennat, moyennant un préavis de six mois, par exploit d’huissier ou par lettre recommandée (article 3) ; partir en dehors de ces échéances suppose l’accord du bailleur, dans les formes légales ;
• la remise en état : le bailleur peut exiger la remise dans leur état antérieur des locaux transformés sans autorisation ; l’état des lieux de sortie d’un bien commercial chiffre les dégâts par comparaison avec l’état d’entrée ;
• le renouvellement : pour rester, le preneur doit renouveler un bail commercial en respectant la fenêtre de dix-huit à quinze mois avant l’échéance, faute de quoi il perd son droit.

Un dernier point de calendrier : le livre 7 du Code civil sur les contrats spéciaux entrera en vigueur le 1er septembre 2027 ; d’ici là, les articles de l’ancien Code civil sur le louage, dont l’article 1728bis, restent applicables.

En résumé, le coût d’un bail commercial se résume rarement au loyer : enregistrement proportionnel à la durée, rédaction, garantie immobilisée, indexation plafonnée sur l’indice santé, révision triennale et remise en état. Un état des lieux d’entrée précis reste le moyen le plus sûr de limiter la facture de sortie.