Bail commercial : lettre de renon

Vous cherchez une lettre de résiliation bail commercial à adapter à votre situation ? Avant de copier un modèle, sachez qu’un bail commercial ne se résilie pas comme un bail d’habitation : ni à tout moment, ni avec trois mois de préavis. La lettre dépend de celui qui l’envoie et de la voie de sortie choisie. Ce guide de nos guides location et bail propose trois modèles commentés, à compléter aux endroits entre crochets. Pour le calcul des préavis des autres baux, voyez notre article sur le préavis de location en Belgique.

Les règles qui gouvernent la lettre

Les baux commerciaux sont régis par la loi du 30 avril 1951, insérée dans l’ancien Code civil. Pour la définition et l’usage du terme, voyez notre fiche bail commercial au pluriel. La version consolidée de la loi sur Justel comporte un texte de base et une version wallonne de l’article 3, modifiée par le décret du 15 mars 2018.

Cet article 3 fixe l’essentiel :

Il n’existe pas de formulaire officiel. Une bonne lettre identifie les parties et le local, cite la base légale, indique l’échéance visée et la date de fin, et laisse une preuve de sa date d’envoi.

Modèle 1, le renon triennal du preneur

C’est le courrier le plus fréquent : le commerçant qui veut quitter son local à la fin d’une période de trois ans.

[Dénomination de la société ou nom du commerçant preneur] [Adresse du siège ou du domicile], [numéro d’entreprise]

À [nom ou dénomination du bailleur], [adresse]

Par lettre recommandée à la poste

[Lieu], le [date]

Objet : résiliation du bail commercial du [date de signature], local situé [adresse du local]

Madame, Monsieur,

Conformément à l’article 3 de la loi du 30 avril 1951 sur les baux commerciaux, je vous notifie par la présente mon préavis de six mois et mets fin au bail cité en objet à l’expiration du [premier, deuxième ou troisième] triennat, soit le [date d’expiration du triennat].

Je vous propose de convenir d’une date pour l’état des lieux de sortie contradictoire et la remise des clés, ainsi que des modalités de libération de la garantie.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Nom, qualité du signataire et signature]

Notre commentaire. Tout se joue sur la date. Calculez les échéances triennales à partir de la date de prise de cours du bail, puis vérifiez que votre lettre part au plus tard six mois avant la fin du triennat visé. Si le signataire représente une société, indiquez sa qualité (gérant, administrateur) et vérifiez qu’il a le pouvoir d’engager la société. En cas de doute sur la date ou sur la forme, la signification par huissier de justice offre une preuve incontestable.

Modèle 2, le congé du bailleur pour exploitation personnelle

Le bailleur ne peut utiliser ce modèle que si le bail contient une clause qui l’y autorise. L’article 3 limite ce congé à un but : exercer effectivement lui-même un commerce dans l’immeuble, ou en permettre l’exploitation effective par ses descendants, ses enfants adoptifs ou ses ascendants, par son conjoint ou les descendants, ascendants ou enfants adoptifs de celui-ci, ou par certaines sociétés familiales.

[Nom ou dénomination du bailleur], [adresse]

À [dénomination du preneur], [adresse du local]

Par lettre recommandée à la poste

[Lieu], le [date]

Objet : congé du bail commercial du [date de signature], local situé [adresse]

Madame, Monsieur,

En application de l’article 3 de la loi du 30 avril 1951 et de l’article [numéro] du bail, je vous notifie mon congé moyennant un préavis d’un an, pour l’expiration du [numéro] triennat, soit le [date].

Ce congé est donné en vue de [exercer effectivement moi-même un commerce dans l’immeuble / en permettre l’exploitation effective par [identité et lien de parenté de la personne]].

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Signature]

Notre commentaire. Le SPW Économie précise que le bailleur doit justifier d’un motif légitime et que le congé doit mentionner explicitement ce motif. Sans clause dans le bail, ce congé n’est pas possible : à l’échéance des neuf ans, le bailleur ne peut alors refuser un renouvellement régulièrement demandé que pour les motifs prévus par la loi ou contre une indemnité d’éviction. Faites relire ce courrier par un avocat.

Modèle 3, la convention de fin de bail d’un commun accord

Beaucoup cherchent un modèle lettre résiliation bail commercial avant terme : en dehors des triennats, la seule voie est l’accord des deux parties. Ce n’est pas une lettre, mais une convention signée par tous, dont la loi impose la forme. Pour un local à Bruxelles, l’accord doit être constaté par un acte authentique ou par une déclaration faite devant le juge ; notaire.be explique que cette exigence évite tout doute sur la date réelle de l’accord. En Wallonie, la version régionale de l’article 3 admet un acte écrit présenté à l’enregistrement.

Trame d’une convention à faire enregistrer, pour un local situé en Wallonie :

Entre [bailleur], ci-après « le bailleur », et [preneur], ci-après « le preneur »,

il est convenu ce qui suit :

1. Les parties mettent fin, d’un commun accord et conformément à l’article 3 de la loi du 30 avril 1951 tel qu’applicable en Région wallonne, au bail commercial conclu le [date] et portant sur le local situé [adresse].
2. Le bail prend fin le [date]. Le preneur restitue les lieux et les clés à cette date, après un état des lieux de sortie contradictoire.
3. Le preneur paie le loyer et les charges jusqu’au [date]. [Indemnité convenue éventuelle : [montant et modalités]].
4. Sort des aménagements et transformations : [à préciser].
5. La garantie est libérée selon les modalités suivantes : [à préciser].
6. La présente convention est présentée à l’enregistrement par [partie désignée].

Fait à [lieu], le [date], en [nombre] exemplaires.

[Signatures du bailleur et du preneur]

Notre commentaire. Ce texte n’est qu’une trame : les clauses sur les aménagements, les arriérés et la garantie méritent d’être négociées avec soin, et, à Bruxelles, la forme authentique suppose de passer par un notaire ou devant le juge. Le SPF Finances rappelle par ailleurs que le bail d’un commerce s’enregistre dans les quatre mois de sa signature ; il ne détaille pas le traitement d’une convention de fin de bail, à vérifier auprès du bureau compétent.

Les erreurs qui privent le renon d’effet

La plupart des litiges sur un renon de bail commercial tiennent à quelques erreurs récurrentes, faciles à éviter :

• une mauvaise échéance : les triennats se calculent à partir de la date de prise de cours indiquée dans le bail ;
• un préavis trop court : six mois pour le preneur, un an pour le bailleur, calculés jusqu’à la fin du triennat visé ;
• une forme non prévue : courriel, lettre simple ou remise en mains propres ne sont pas les voies de l’article 3 ;
• un congé du bailleur sans clause : si le bail ne l’autorise pas, le bailleur ne peut pas mettre fin au bail à l’expiration d’un triennat ;
• un accord amiable mal formalisé : une lettre de l’une des parties ou un échange de courriels ne remplacent pas l’acte exigé par la loi.

En cas de doute sérieux sur la date ou sur la validité d’une clause, faites vérifier votre courrier par un avocat avant de l’envoyer : une fois la date manquée, la prochaine échéance est trois ans plus tard.

Envoyer la lettre et préparer la sortie

Pour le renon du preneur comme pour le congé du bailleur, la loi ne connaît que deux voies : l’exploit d’huissier de justice et la lettre recommandée à la poste. Gardez la preuve de dépôt et, si possible, l’accusé de réception. Pour un bail d’habitation, d’autres formes sont admises, comme en colocation où notre résiliation bail colocation modèle détaille les envois ; et pour un étudiant, voyez la lettre de résiliation de bail étudiant. Mais pour un bail commercial, ne vous écartez pas de ces deux formes.

Le préavis court ; reste à organiser la sortie. L’état des lieux d’un bail commercial dressé à l’entrée sert de référence ; notre guide bail commercial état des lieux de sortie explique comment le comparer au local rendu. Enfin, l’article 5 de la loi permet au preneur dont le bail prend fin d’apposer sur les locaux, pendant les six mois qui suivent son départ, un avis apparent indiquant l’adresse de son nouvel établissement : un détail utile pour ne pas perdre sa clientèle.

En résumé : une lettre de renon de bail commercial obéit à l’article 3 de la loi du 30 avril 1951. Le preneur l’envoie six mois avant la fin d’un triennat, le bailleur un an avant et seulement si le bail l’y autorise, toujours par huissier ou recommandé ; une fin d’un commun accord passe par une convention dans la forme légale de la Région.