Documents à fournir pour louer un logement

Pour un appartement bien situé, les candidats se bousculent et le bailleur choisit souvent le premier dossier complet. Mieux vaut donc savoir à l’avance quels documents préparer, mais aussi lesquels on ne peut pas exiger de vous. Ce guide de nos guides location et bail fait le point sur le dossier de location en Belgique, Région par Région, et sur les règles de protection des données et de non-discrimination qui l’encadrent.

Ce que le bailleur peut demander, une liste encadrée

Le bailleur choisit librement son locataire, mais il ne peut pas tout demander. En Wallonie comme à Bruxelles, le législateur régional a dressé la liste des informations exigibles d’un candidat preneur. Le reste ne peut pas lui être imposé, ou seulement de manière strictement justifiée.

Cette liste varie selon la Région où se trouve le logement, pas selon celle où vous habitez aujourd’hui. Pour un logement en Wallonie, c’est le décret wallon qui s’applique ; pour un logement à Bruxelles, le Code bruxellois du logement.

En Wallonie, l’article 6 du décret du 15 mars 2018

Le décret wallon du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation prévoit que le bailleur choisit le preneur librement et sans discrimination. Son article 6 énumère les données qu’il peut demander au candidat :

• le nom et le prénom du ou des candidats preneurs ;
• un moyen de communication avec eux ;
• l’adresse ;
• la date de naissance ou une preuve de la capacité de contracter ;
• la composition du ménage ;
• l’état civil, si le candidat est marié ou cohabitant légal ;
• le montant de ses ressources financières ;
• la preuve du paiement des trois derniers loyers.

Aucune autre donnée ne peut être exigée, sauf si elle poursuit une finalité légitime et se justifie par des motifs sérieux et proportionnés. Cette règle est d’ordre public : une clause ou une pratique contraire ne peut pas y déroger.

En Wallonie, Unia, le Service public de Wallonie, la fédération des agents immobiliers francophones et l’Institut pour l’égalité des femmes et des hommes ont élaboré un formulaire-type pour sélectionner les locataires sans discriminer, publié par Unia le 17 octobre 2024. Il balise les informations qui peuvent être demandées après la visite et lors de la conclusion du bail.

À Bruxelles, le formulaire de candidature en trois étapes

À Bruxelles, l’article 200ter du Code bruxellois du logement fixe les informations et les justificatifs que le bailleur peut requérir. La Région publie un formulaire de candidature standardisé qui les organise en trois étapes.

Pour les ressources, le formulaire précise que les justificatifs sont au choix du locataire, par exemple une fiche de salaire, un avis d’imposition, une preuve de revenus de remplacement, une attestation de solvabilité de la banque ou des extraits de compte. Le formulaire rappelle aussi qu’il ne constitue pas un contrat de bail et n’engage ni le candidat, ni l’agence, ni le bailleur.

Préparer son dossier de location

Un dossier bien préparé se transmet vite et inspire confiance. Voici ce que nous conseillons de rassembler avant de commencer les visites, en gardant à l’esprit que vous ne transmettrez chaque pièce qu’au moment où elle peut être demandée.

L’identité et la situation du ménage

• une copie de votre carte d’identité ou de votre titre de séjour, à ne remettre qu’une fois la candidature retenue à Bruxelles ;
• la composition de votre ménage : nombre d’adultes et d’enfants qui occuperont le logement ;
• votre état civil si vous êtes marié ou cohabitant légal.

Les revenus

• une preuve du montant de vos ressources : fiche de salaire, avis d’imposition, attestation de revenus de remplacement ou d’allocations, attestation de la banque ;
• pour un étudiant, les ressources de la personne qui assume le loyer, souvent un parent, avec son accord ;
• pour un indépendant, un document qui établit le niveau de revenus, comme un avis d’imposition.

L’historique de paiement

En Wallonie, le bailleur peut demander la preuve du paiement de vos trois derniers loyers : extraits de compte ou reçus. Préparez-les en masquant les autres opérations, qui ne le regardent pas.

Les documents facultatifs

Certains candidats joignent une courte lettre de présentation ou l’engagement d’un garant. Ce n’est pas exigé par les textes, mais cela peut aider. Nous détaillons l’engagement d’une personne qui se porte caution dans notre guide sur la lettre garant pour location appartement. Pensez aussi à l’assurance pour appartement en location : selon la Région et le bail, elle peut être obligatoire, et la preuve de couverture vous sera alors demandée.

Si l’appartement se trouve dans un immeuble à appartements, informez-vous aussi sur le règlement d’ordre intérieur et la répartition des charges communes : notre guide pour louer un appartement en copropriété explique ce que cela change pour le locataire.

Protection des données, ce qu’il faut savoir

Vos documents contiennent des données personnelles. Leur collecte par le bailleur ou l’agence est soumise au règlement général sur la protection des données (RGPD). Le formulaire bruxellois rappelle que, dans certains cas, le bailleur doit fournir au candidat une information sur le traitement de ses données, en ligne ou sur papier, et renvoie au site de l’Autorité de protection des données.

L’Autorité de protection des données rappelle, dans son avis n° 101/2021 du 14 juin 2021 sur la réforme bruxelloise, que son prédécesseur avait déjà donné, par une recommandation 2009/01, des indications aux bailleurs et agents immobiliers sur les données qui peuvent être récoltées et sur le moment où elles peuvent l’être.

En pratique :

• ne transmettez que ce qui est demandé à l’étape en cours ;
• masquez les informations inutiles, comme le numéro de registre national sur une copie ou les opérations sans rapport sur un extrait de compte ;
• ajoutez un filigrane du type « Copie pour la candidature au logement [adresse], [date] » ;
• demandez ce que deviennent vos documents si votre candidature n’est pas retenue.

Une fausse fiche de paie ou un document retouché n’est jamais une solution : c’est une fraude, et elle ruine la confiance sur laquelle repose un bail de plusieurs années.

Discrimination, vos recours

Le bailleur peut vérifier que le loyer est supportable pour vous. Il ne peut pas, en revanche, écarter un candidat en raison d’un critère protégé, comme l’origine, la nationalité, un handicap, l’orientation sexuelle, l’âge ou la source de ses revenus. Unia constate que les refus liés à la fortune, par exemple envers des personnes qui perçoivent une aide du CPAS ou des allocations de chômage, figurent parmi les discriminations les plus fréquentes dans l’accès au logement.

Si vous estimez avoir été discriminé, conservez l’annonce, les messages échangés et le formulaire qu’on vous a demandé de remplir, puis adressez-vous à Unia, qui reçoit les signalements. Lorsque votre situation financière rend l’accès au marché privé difficile, d’autres pistes existent, comme la garantie constituée avec l’aide du CPAS.

Après l’acceptation, les documents du bail

Une fois votre dossier accepté, les rôles s’inversent : c’est au bailleur de vous remettre des documents. Vous recevrez le bail écrit et, en Wallonie, son annexe explicative, ainsi que le certificat PEB du logement. Vient ensuite la garantie locative : en Wallonie comme à Bruxelles, elle ne peut excéder deux mois de loyer, en Wallonie quelle que soit sa forme, à Bruxelles pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024.

Reste l’état des lieux d’entrée, qui décrit le logement au moment où vous en prenez possession. Relisez-le attentivement : c’est lui qui servira de référence à la fin du bail.

Les documents de fin de bail

Au départ, le dossier se referme avec d’autres pièces : la preuve de l’envoi du préavis, l’état des lieux de sortie, les relevés de compteurs et l’accord sur la libération de la garantie. À Bruxelles, la Région rappelle que l’institution financière ne libère la garantie que sur un accord écrit signé par les deux parties ou sur une décision de justice exécutoire. Conservez tous ces documents avec votre bail : ils vous seront utiles si un désaccord survient.

En résumé, un bon dossier de location tient en quelques pièces : identité, ménage, ressources, et en Wallonie la preuve des trois derniers loyers. Le reste, c’est à vous de décider si vous le partagez.