Modèle : signature du bail (gratuit)

Signer un bail engage pour plusieurs années. Le jour de la signature, il faut donc réunir les bonnes pièces, faire signer les bonnes personnes et, si l’une d’elles ne peut pas venir, lui faire établir une procuration solide. Ce guide de nos guides location et bail vous donne un modèle gratuit de procuration, la liste des documents à préparer et les règles utiles sur la signature électronique. Pour le déroulement complet, de qui signe jusqu’à l’enregistrement, voyez notre article sur la signature du bail.

Les documents à réunir pour signer un bail

Avant de prendre rendez-vous, vérifiez que tout est prêt. En Wallonie, le décret du 15 mars 2018 impose un bail écrit et en fixe le contenu minimal (article 3) : identité de toutes les parties (nom, deux premiers prénoms, domicile, date et lieu de naissance ; pour une société, dénomination et numéro d’entreprise), date de prise de cours, durée, type de bail, désignation de toutes les pièces louées, loyer hors charges, charges et leur caractère forfaitaire ou provisionnel, compteurs, et date du dernier certificat PEB avec son indice lorsqu’il est requis. L’annexe explicative établie par le Gouvernement est « obligatoirement jointe au contrat de bail ».

En Wallonie, la garantie locative est plafonnée à deux mois de loyer, quelle que soit sa forme, depuis le 1er juin 2023. Côté assurance, l’article 17 du décret prévoit que la responsabilité du preneur en cas d’incendie est couverte par une assurance, contractée avant l’entrée dans les lieux sauf convention contraire, avec une preuve du paiement des primes chaque année.

À Bruxelles, le Gouvernement publie aussi un modèle de bail de résidence principale, qui précise être « un modèle indicatif et donc non obligatoire ». Les règles bruxelloises ont été réformées pour les baux conclus depuis le 1er novembre 2024 : vérifiez que le modèle utilisé en tient compte.

Qui signe le bail

Chaque personne qui doit être tenue par le contrat le signe : le ou les bailleurs, le ou les preneurs, et le garant éventuel pour son propre engagement. Pour une colocation, le décret wallon ajoute une condition : les colocataires signent un pacte de colocation au plus tard à la signature du bail, et la date de ce pacte est reprise dans le contrat (article 2). Notre bail de colocation type détaille ce contrat.

Pour un couple marié ou de cohabitants légaux, le bail du logement principal de la famille est censé conclu par les deux, même si un seul l’a signé. Mieux vaut donc indiquer l’état civil dans le bail et faire signer les deux.

Le jour de la signature, prenez le temps de comparer chaque nom inscrit dans le bail avec la pièce d’identité correspondante, et de vérifier que la personne qui signe pour une société ou pour un propriétaire absent dispose bien du pouvoir de le faire. Un garant éventuel signe son propre engagement, qui précise ce qu’il garantit et pour quel bail. Relisez enfin ensemble le montant du loyer, des charges et de la garantie : une erreur repérée avant la signature se corrige d’un trait de plume, une erreur découverte après demande un avenant signé de tous.

Les locations rurales obéissent à d’autres règles que le bail d’habitation ; si vous louez une terre agricole, partez plutôt de notre bail a ferme exemple.

Le modèle de procuration pour signer un bail

L’ancien Code civil, toujours applicable au mandat, définit la procuration comme « un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom » (article 1984). Il précise que le mandat peut être donné par acte public ou par écrit sous signature privée, même par lettre, et même verbalement, mais la preuve d’un mandat verbal est alors limitée (article 1985). Pour signer un bail, une procuration écrite est la seule option raisonnable : le cocontractant doit pouvoir vérifier ce que le mandataire a le droit d’accepter.

Remplacez chaque élément entre crochets.

Procuration pour la signature d’un bail

Je soussigné(e) [nom, deux premiers prénoms, date et lieu de naissance, domicile, numéro de registre national facultatif],

donne procuration à [nom, prénoms, date de naissance, domicile du mandataire],

pour, en mon nom et pour mon compte, signer le contrat de bail relatif au logement situé [adresse complète], en qualité de [bailleur ou preneur], avec [nom de l’autre partie].

Le mandataire est autorisé à accepter les conditions suivantes : type de bail [résidence principale, courte durée…], date de prise de cours [date], durée [durée], loyer mensuel hors charges de [montant] euros, charges [forfaitaires ou provisionnelles] de [montant] euros, garantie locative de [montant] euros sous forme de [forme].

[Le mandataire est également autorisé à signer l’annexe explicative et l’état des lieux d’entrée.] [Le mandataire n’est pas autorisé à modifier les conditions ci-dessus.]

La présente procuration est valable jusqu’au [date].

Fait à [lieu], le [date].

[Signature du mandant]

Annexe : copie recto verso de la pièce d’identité du mandant.

À la signature, le mandataire signe « pour [nom du mandant], en vertu d’une procuration du [date] », et une copie de la procuration est jointe à chaque exemplaire du bail.

Signer le bail électroniquement

Le Livre 8 du Code civil, consacré à la preuve, définit la signature comme « un signe ou une suite de signes tracés à la main, par voie électronique ou par un autre procédé, par lesquels une personne s’identifie et manifeste sa volonté » (article 8.1, 2°). Il définit la signature électronique par renvoi au règlement européen eIDAS, qui distingue la signature électronique simple, avancée et qualifiée (article 8.1, 3°). Le texte du Livre 8 sur Justel fait foi.

Toutes les signatures électroniques n’ont pas la même force : un nom tapé au bas d’un courriel ou une image de signature collée dans un document n’offrent pas les mêmes garanties qu’une signature qualifiée. Le règlement eIDAS (article 25) donne à la signature électronique qualifiée un effet juridique équivalent à celui d’une signature manuscrite ; les autres signatures électroniques ne peuvent être écartées au seul motif qu’elles sont électroniques, mais leur valeur de preuve sera appréciée en cas de litige. Demandez au prestataire quel niveau de signature il propose. En pratique, faites signer un seul et même fichier PDF par toutes les parties et vérifiez que toutes les signatures y figurent.

Beaucoup cherchent un « bail électronique gratuit ». Le modèle de bail lui-même peut l’être : les Régions publient des modèles indicatifs. Le coût éventuel tient plutôt à la plateforme de signature choisie ; lisez ses conditions avant d’y charger votre contrat.

Le nombre d’exemplaires

Un bail sous signature privée est un contrat synallagmatique : selon l’article 8.20 du Code civil, il ne fait preuve que s’il a été fait en autant d’originaux qu’il y a de parties ayant un intérêt distinct, et chaque original doit mentionner le nombre d’originaux. Pour un contrat sous forme électronique, cette exigence est réputée satisfaite si le procédé permet à chaque partie de disposer d’un exemplaire écrit ou d’y avoir accès. Terminez donc le bail par une mention du type « Fait à [lieu], le [date], en [nombre] exemplaires, chaque partie reconnaissant avoir reçu le sien », et prévoyez un exemplaire pour l’enregistrement.

La brochure juridique de la Région bruxelloise rappelle aussi qu’un bail sous seing privé acquiert date certaine, notamment, à partir du jour de son enregistrement : une raison de plus de ne pas tarder après la signature.

Juste après la signature, l’état des lieux d’entrée

En Wallonie, les parties dressent un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire, soit pendant que le logement est inoccupé, soit au cours du premier mois d’occupation (article 27). S’il est confié à un expert désigné par les deux parties, les frais sont partagés à parts égales ; un expert désigné par une seule partie reste à sa charge. L’état des lieux est annexé au bail et soumis à l’enregistrement.

Pour un logement situé en Wallonie, notre modèle d’état des lieux en Wallonie gratuit reprend la structure attendue. Pour une petite location peu meublée, un état des lieux simplifié peut suffire, à condition qu’il reste détaillé pièce par pièce.

En résumé : préparez les pièces à l’avance, faites signer toutes les personnes concernées, sur papier ou avec une signature électronique fiable, et utilisez une procuration écrite et précise dès qu’une partie ne peut pas être présente.