Signature du bail (y compris électronique)

Signer un bail, c’est accepter pour plusieurs années un ensemble de droits et d’obligations : payer le loyer d’un côté, délivrer un logement conforme de l’autre. La signature du bail est donc un moment à préparer, pas une formalité expédiée sur un coin de table. Ce guide de nos guides location et bail passe en revue qui signe, comment, sur quel support et ce qu’il faut faire juste après. Pour le contenu du contrat lui-même, clause par clause, reportez-vous à notre article sur le contrat de bail en Belgique.

Un bail écrit, signé par toutes les parties

En Wallonie, le décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation est clair : « tout bail est établi par un écrit ». Cet écrit contient au minimum l’identité des parties, la date de prise de cours, la durée, le type de bail, la désignation des lieux loués, le montant du loyer hors charges, la nature et le montant des charges avec leur caractère forfaitaire ou provisionnel, ainsi que la date et l’indice du certificat PEB lorsqu’il est requis. Une annexe explicative établie par le Gouvernement wallon doit obligatoirement y être jointe. La version consolidée du décret sur Wallex fait foi.

Le décret prévoit aussi ce qui se passe lorsqu’une partie traîne : la partie contractante la plus diligente peut, faute d’exécution dans les huit jours d’une mise en demeure envoyée par recommandé ou par exploit d’huissier, contraindre l’autre partie, au besoin en justice, à dresser, compléter ou signer une convention écrite. Un bail « oral » n’est donc pas une option confortable : il laisse chacun sans preuve claire de ce qui a été convenu. Les situations où le bail n’a jamais été mis par écrit sont traitées dans notre guide bail verbal : signature.

Bruxelles et la Flandre ont leurs propres règles de bail. Les principes pratiques de ce guide (vérifier l’identité des signataires, relire l’annexe, conserver un exemplaire signé, enregistrer) valent partout, mais vérifiez toujours le texte de la Région où se trouve le logement.

Qui doit signer le bail

Le ou les bailleurs

Le bail est signé par la personne qui a le pouvoir de donner le logement en location : le propriétaire, l’usufruitier, ou une société représentée par une personne habilitée. Lorsque le bien appartient à plusieurs personnes, par exemple des époux copropriétaires ou des héritiers en indivision, la prudence veut que tous signent, ou qu’un seul signe avec une procuration des autres. Un bail signé par un seul indivisaire ou par un seul des époux propriétaires peut ouvrir un débat sur son opposabilité aux autres : mieux vaut l’éviter dès le départ.

Le ou les preneurs

Chaque personne qui doit être tenue par le contrat le signe. Un couple qui loue ensemble signe donc à deux ; des colocataires signent chacun le bail de colocation, complété par un pacte de colocation qui règle leurs rapports entre eux. Un bail signé par deux locataires engage les deux : si l’un part, il ne suffit pas de barrer son nom, il faut organiser son départ selon les règles applicables et, idéalement, par un avenant signé de tous.

Un occupant qui n’a pas signé n’est pas, en principe, partie au bail. C’est un point à régler avant l’entrée dans les lieux, pas au premier incident.

Le garant

Si une personne se porte garante du preneur, son engagement doit être écrit et signé par elle. Il précise ce qu’elle garantit (loyers, charges, dégâts locatifs), pour quel bail et jusqu’à quel montant.

Signer par procuration

Une partie empêchée, parce qu’elle vit à l’étranger ou ne peut pas se déplacer, peut se faire représenter par un mandataire. En pratique, la procuration pour signature du bail :

• est écrite, datée et signée par la personne représentée ;
• identifie clairement le mandant, le mandataire et le logement concerné ;
• précise l’opération visée : signer le bail, et le cas échéant l’état des lieux d’entrée ;
• est jointe en copie au bail signé.

Le mandataire signe « pour » la personne qu’il représente, en le mentionnant à côté de sa signature. Le bailleur comme le preneur ont intérêt à vérifier la procuration avant la signature : un mandataire sans pouvoir suffisant fragilise tout le contrat.

Signer sur papier ou électroniquement

La signature manuscrite

C’est encore la voie la plus courante. Chaque partie paraphe les pages, signe la dernière page en précisant le lieu et la date, et repart avec un exemplaire original signé. L’annexe explicative et, s’il existe déjà, l’état des lieux d’entrée sont joints au bail. Conservez votre exemplaire pendant toute la durée de la location, et même au-delà : il servira à la sortie.

La signature électronique avec l’eID

Le bail signé électroniquement est une pratique de plus en plus répandue. Le seul point que nous avons pu vérifier dans une source officielle est celui-ci : pour l’enregistrement en ligne, le SPF Finances demande une copie PDF du contrat et précise que ce PDF peut être « signé électroniquement avec l’eID ». La page du SPF Finances sur l’enregistrement d’un bail reprend la procédure.

Concrètement, chaque partie signe le même fichier PDF avec sa carte d’identité électronique, à l’aide d’un lecteur de carte ou d’une application reconnue. Le fichier final porte toutes les signatures et peut être chargé tel quel dans MyRent.

D’autres procédés circulent : signature scannée collée dans un document, simple clic sur une plateforme, échange de courriels. Nous ne pouvons pas vous dire ici, sans analyse de votre cas, quelle valeur leur reconnaîtrait un juge. En cas de doute, préférez la signature avec l’eID ou la signature manuscrite.

Quand signer le bail

Le bail peut être signé en avance, plusieurs semaines avant l’entrée dans les lieux : c’est même recommandé, puisque la date de prise de cours y figure. L’ordre logique est le suivant : visite, accord sur les conditions, relecture du bail et de son annexe, signature, constitution de la garantie, remise des clés et état des lieux d’entrée.

Deux formalités suivent de près la remise des clés. D’abord l’état des lieux d’entrée, qui décrit l’état du logement et qui sera comparé à l’état des lieux de sortie. Ensuite, en Wallonie, l’assurance : le décret prévoit que la responsabilité du preneur en cas d’incendie est couverte par une assurance, et que la preuve du paiement de la prime est fournie avant l’entrée dans les lieux ou dans le mois qui suit.

Méfiance avant toute signature

Ne versez jamais d’argent à une personne que vous n’avez pas pu identifier, pour un logement que vous n’avez pas visité, ou avant d’avoir un bail signé en main. Une demande de virement « pour réserver » le logement, avant toute signature et sans visite, doit vous alerter. Côté bailleur, vérifiez l’identité du candidat et la cohérence des documents qu’il fournit.

Changer d’avis après la signature

Beaucoup de recherches portent sur l’annulation du contrat de bail après signature. Le principe est simple : une fois signé, le bail engage les deux parties, même si le preneur n’a pas encore reçu les clés ou si le bailleur a trouvé entre-temps un autre candidat. Un bail signé mais un locataire qui se désiste ne fait pas disparaître le contrat.

Il reste deux voies :

1. L’accord des parties : bailleur et preneur peuvent convenir par écrit de mettre fin au bail, en fixant les conditions (date, indemnité éventuelle, sort de la garantie).
2. Les règles de congé : le décret régional organise la fin du bail et les indemnités éventuelles ; elles s’appliquent aussi à un bail qui vient de commencer.

Les idées reçues sur un « délai de réflexion » après signature sont nombreuses. Nous les passons en revue dans notre article sur les délais de rétractation bail location.

Après la signature, l’enregistrement

L’obligation d’enregistrer le bail repose sur le bailleur. Selon le SPF Finances, pour un bien exclusivement affecté au logement :

Le SPF Finances précise qu’à partir du 1er janvier 2025, les baux d’habitation situés dans la Région de Bruxelles-Capitale doivent être enregistrés auprès du SPF Finances et auprès de la Région.

En Wallonie, l’absence d’enregistrement n’est pas sans conséquence pour le bailleur. Le décret met les frais d’un enregistrement tardif à sa charge et prévoit qu’avant l’enregistrement, lorsque le preneur l’a mis en demeure d’y procéder, les délais de préavis et les indemnités contractuelles ne s’appliquent pas.

En résumé : un bail bien signé, c’est un écrit complet, signé par toutes les bonnes personnes, sur papier ou avec l’eID, suivi sans tarder de l’état des lieux d’entrée et de l’enregistrement.