Bail commercial : signature

La signature d’un bail commercial engage le commerçant et le propriétaire pour neuf ans au moins. Elle soulève pourtant des questions très concrètes : qui doit signer, que vaut un bail non signé mais déjà payé, peut-on revenir en arrière, faut-il un notaire ? Ce guide de nos guides location et bail répond à chacune, en distinguant la Wallonie et Bruxelles lorsque les règles diffèrent. Pour le cadre général, voyez d’abord notre article sur le bail commercial en Belgique.

L’accord forme le bail, l’écrit le prouve

Le bail commercial au pluriel est régi par la loi du 30 avril 1951, qui vise les immeubles affectés principalement à un commerce de détail ou à l’activité d’un artisan en contact direct avec le public (article 1). Cette loi règle la durée, le renouvellement et l’éviction, mais n’impose pas en général la forme écrite du bail de neuf ans.

C’est le Code civil qui fixe la règle de base. Son livre 5, en vigueur depuis le 1er janvier 2023 et publié sur Justel, la base de législation du SPF Justice, pose le principe du consensualisme : « Le contrat se forme par le seul accord de volontés des parties » (article 5.28). Des conditions de forme ne s’imposent que si la loi ou le contrat les exige (article 5.29). Le contrat est formé par l’acceptation d’une offre (article 5.18), et l’acceptation peut être « toute déclaration ou autre comportement » qui exprime l’accord, sans modification des éléments essentiels (article 5.20).

L’écrit signé reste indispensable en pratique : il prouve les conditions convenues, permet l’enregistrement et conditionne certains régimes, comme le bail de courte durée.

Un bail commercial non signé

Non signé mais payé

La situation revient souvent : le bail a été rédigé, le preneur s’est installé, il paie le loyer, mais il n’a jamais signé, ou le bailleur n’a pas retourné son exemplaire. Selon les principes rappelés ci-dessus, l’occupation du local et le paiement d’un loyer accepté peuvent révéler un accord, donc un bail. Le livre 5 précise toutefois qu’une acceptation « ne peut être déduite d’un silence », sauf si la loi, les usages ou les circonstances concrètes en décident autrement (article 5.20). En cas de litige, c’est au juge d’apprécier les faits.

Quelle durée pour un bail non signé

Si un bail commercial existe, la loi de 1951 s’applique : « La durée du bail ne peut être inférieure à neuf années » (article 3). L’exception du bail de courte durée vise, en Wallonie comme à Bruxelles, les baux « conclus par écrit » pour un an au plus (article 2, 1°, versions régionales). Un accord verbal ou non signé pour quelques mois ne remplit pas cette condition d’écrit.

Régulariser la situation

Le bailleur comme le preneur ont intérêt à signer un écrit qui reprend les conditions réellement appliquées : loyer, charges, activité autorisée, date de prise de cours. Sans lui, pas d’enregistrement simple et, en cas de vente de l’immeuble, un débat possible sur la date du bail. La loi protège cependant le preneur qui occupe le bien depuis six mois au moins, même si son bail n’a pas date certaine antérieure à la vente (article 12).

Qui doit signer le bail commercial

Côté bailleur

Doivent signer tous ceux qui ont le pouvoir de donner le bien en location : tous les copropriétaires, ou leur mandataire, et le représentant habilité si le propriétaire est une société. La loi de 1951 attire l’attention sur les situations de démembrement et de protection : le nu-propriétaire, le mineur ou la personne protégée, ou leurs héritiers, peuvent s’opposer au renouvellement d’un bail consenti hors de leur intervention (article 16, III). Faire intervenir au bail tous les titulaires de droits évite ce risque.

Côté preneur

Si le commerce est exploité en société, c’est la société qui prend le bail, par l’intermédiaire de la personne qui peut l’engager. Vérifiez les pouvoirs du signataire. Si une caution personnelle garantit les loyers, elle signe aussi, en connaissance du montant et de la durée de son engagement.

Pour les règles communes à tous les baux (procuration, signature électronique, nombre d’exemplaires), voyez notre guide sur la signature du bail, dans les articles liés ci-dessous.

Relire le bail avant de signer

Puisqu’il n’y a pas de retour en arrière, les vérifications se font avant la signature. Relisez en particulier :

• la description du local : adresse, étages, caves, réserves, emplacements, et les locaux d’habitation éventuellement compris dans le bail ;
• l’activité autorisée : assez large pour permettre une évolution ou une cession du commerce ; en Wallonie, une clause qui réserve exclusivement les lieux à une enseigne déterminée est réputée non écrite (article 1, § 3, version wallonne) ;
• la durée : neuf ans au moins, ou bail écrit d’un an au plus, et les facultés de congé à chaque triennat ;
• le loyer, les charges et la garantie : montants, indexation, répartition des taxes et des frais ;
• les travaux : ce qui est à charge du bailleur avant l’entrée, ce que le preneur peut aménager et ce qu’il devra remettre en état au départ ;
• les conditions suspensives éventuelles, avec une date limite.

Lisez aussi les annexes : plans, règlement de copropriété s’il y en a un, état des lieux d’entrée. Un document annexé non lu engage autant que le bail lui-même.

Annulation après signature

Beaucoup cherchent comment annuler un bail commercial signé trop vite. Comme pour le logement, décrit dans notre guide pour annuler un bail après signature, il n’existe aucun délai de rétractation légal. Le Code civil n’en admet que si la loi ou le contrat l’accorde (article 5.22), et la loi de 1951 n’en prévoit pas. Le contrat valablement formé « tient lieu de loi » aux parties (article 5.69).

Il reste trois issues, précisées par l’article 3 de la loi :

La nullité pour vice du consentement (erreur, dol, violence, abus de circonstances) reste réservée aux cas graves et se discute avec un avocat.

Notaire, frais et enregistrement

Un bail commercial de neuf ans peut être signé sous seing privé. Le guide de hub.brussels sur le bail commercial précise qu’une durée supérieure exige un acte notarié. Le notaire intervient aussi, hors Wallonie, pour constater une fin anticipée de commun accord ou un renouvellement d’une autre durée que neuf ans (article 13). Ses honoraires et frais dépendent de l’acte : demandez-en le détail avant le rendez-vous. Notre article sur le bail commercial notarié, dans les articles liés, détaille ce qu’apporte l’acte authentique.

Après la signature vient l’enregistrement. hub.brussels indique que le bail doit être présenté à l’enregistrement dans les quatre mois, en trois exemplaires signés par les deux parties, au bureau compétent pour le lieu du bien. Pour le montant du droit dû, référez-vous au SPF Finances ou à votre notaire.

Après la signature, l’état du local

La signature marque le début d’une relation longue : il faudra, entre dix-huit et quinze mois avant l’échéance, décider s’il faut renouveler un bail commercial. Pour que la sortie se passe bien, l’état du local doit être fixé dès l’entrée. Notre guide sur l’état des lieux d’un local commercial explique ce qu’il doit couvrir, et notre guide bail commercial état des lieux de sortie montre comment comparer les deux états à la fin du bail. Les textes sont consultables sur la loi sur les baux commerciaux publiée sur Justel.

En résumé : l’accord suffit à former le bail commercial, mais l’écrit signé par tous les bons signataires le prouve et le sécurise. Une fois signé, il ne s’annule pas d’un revers de main.