Bail commercial : domiciliation

Vous louez un local pour votre société et souhaitez y établir son siège ? Vous êtes bailleur et vous vous demandez si votre locataire peut « domicilier » sa société chez vous, ou ce qu’il adviendra de cette adresse à la fin du bail ? La domiciliation bail commercial soulève des questions de droit des sociétés autant que de droit du bail. Ce guide de nos guides location et bail fait le point. Pour le régime général du contrat, lisez notre dossier sur le bail commercial en Belgique.

Domiciliation, siège, unité d’établissement

Dans le langage courant, on dit qu’une société est « domiciliée » à une adresse. Le droit des sociétés parle plutôt de siège. Selon l’article 2:4 du Code des sociétés et des associations, les statuts doivent indiquer la Région dans laquelle le siège de la personne morale est établi, et peuvent aussi indiquer son adresse.

Le siège n’est pas forcément le lieu où l’activité s’exerce. Une société peut avoir son siège à une adresse et exploiter un ou plusieurs magasins ailleurs : dans la Banque-Carrefour des Entreprises, ces lieux d’activité sont enregistrés comme des unités d’établissement. Le local loué peut donc accueillir le siège, une unité d’établissement, ou les deux.

Le bail commercial, un contrat distinct du siège

Le bail commercial est défini par la loi du 30 avril 1951, insérée dans l’ancien Code civil : c’est le bail d’un immeuble affecté principalement à un commerce de détail ou à l’activité d’un artisan directement en contact avec le public. Pour la définition complète et la traduction du terme, voyez notre fiche sur le bail commercial au pluriel.

Le bail règle le droit d’occuper les lieux ; il ne fixe pas, par lui-même, le siège de la société. À l’inverse, inscrire un siège à une adresse ne donne aucun droit sur le local. C’est pourquoi les deux doivent être accordés :

• la société qui établit son siège dans un local loué doit disposer d’un bail qui l’y autorise ;
• la société dont le bail prend fin doit déplacer son siège, faute de quoi ses données deviennent inexactes.

La destination prévue par le bail

L’article 1728 de l’ancien Code civil impose au preneur d’user de la chose louée suivant la destination qui lui a été donnée par le bail. Un local loué pour un commerce de détail peut, sans difficulté particulière, abriter aussi le siège de la société qui l’exploite. La question se pose davantage lorsque le preneur veut y domicilier d’autres sociétés, ou lorsque le local n’accueille aucune activité réelle.

Le contrat de domiciliation n’est pas un bail commercial

Certaines entreprises n’ont besoin que d’une adresse : un centre d’affaires leur fournit alors une adresse de siège, parfois une réception du courrier ou un bureau à la demande. Le contrat de domiciliation ou de services qui en résulte n’est pas, en principe, un bail commercial : il ne porte pas sur un local affecté principalement à un commerce de détail ouvert au public.

Le guide de hub.brussels sur les contrats de location des entreprises range d’ailleurs ces formules souples, adaptées au partage de bureaux, parmi les contrats de prestation de services, avec des préavis courts et une durée minimale réduite. Le « bail commercial type domiciliation » n’existe donc pas comme catégorie légale : soit le contrat porte sur un local où s’exerce un commerce de détail ouvert au public, et la loi de 1951 s’applique, soit il s’agit d’un autre contrat, bail de droit commun ou prestation de services.

Ce que le bail doit prévoir

Qu’il s’agisse d’un bail commercial ou d’un bail de bureau, voici les points à régler au moment de la signature :

Pour la forme du contrat, un notaire peut aussi le recevoir en acte authentique : voyez notre article sur le notaire bail commercial. La rédaction pas à pas fait l’objet de notre article bail commercial : comment le rédiger, repris dans les articles liés.

Déplacer le siège quand le bail change

L’article 2:4 du Code des sociétés et des associations donne à l’organe d’administration le pouvoir de déplacer le siège en Belgique, pour autant que ce déplacement n’impose pas de modifier la langue des statuts. Cette décision ne demande pas de modifier les statuts, sauf si l’adresse y figure ou si le siège est transféré vers une autre Région ; dans ces cas, l’organe d’administration peut modifier les statuts. Les statuts peuvent exclure ou limiter ce pouvoir, et un changement de langue relève de l’assemblée générale.

En pratique, trois moments appellent votre attention :

1. L’entrée dans les lieux : si le siège est transféré vers le local loué, la décision et la mise à jour des données suivent la signature du bail.
2. Le renouvellement : le preneur qui entend rester doit demander le renouvellement dans les formes et délais légaux. Notre article sur le bail commercial et renouvellement les détaille.
3. La sortie : le siège doit être déplacé avant ou au moment de la remise des clés.

Quand l’adresse reste occupée après le départ

Un bailleur constate parfois, après le départ de son locataire, que la société figure toujours à l’adresse du local. Le bailleur ne peut pas modifier lui-même les données d’une société. Le Code de droit économique organise toutefois, à son article III.40, la correction des données erronées : le service de gestion de la Banque-Carrefour des Entreprises invite l’entreprise, par courrier, à régulariser dans les trente jours ; à défaut, il peut radier d’office la donnée erronée, sur la base d’un jugement, d’un arrêt, d’un rapport d’enquête ou d’un procès-verbal attestant son caractère erroné. Lorsque la donnée concerne une adresse, la radiation peut aussi s’appuyer sur une information d’une source authentique d’adresses.

Pour la démarche concrète, adressez-vous au service de gestion de la Banque-Carrefour des Entreprises ou à un conseil juridique. Et prévoyez-le dans le bail : c’est plus simple que de le régler après coup.

Domicile personnel et local commercial

Une requête revient souvent : peut-on être domicilié, à titre personnel, dans un local commercial ? Le bail commercial n’interdit pas, par principe, qu’un logement fasse partie des lieux loués. Selon l’article 4 de la loi de 1951, la durée légale du bail commercial s’applique au bail des locaux d’habitation qui font partie de l’ensemble contenant l’établissement commercial, lorsque le bailleur est le même. Selon l’article 11bis, si son bail ne le lui interdit pas, le commerçant peut sous-louer une partie du bien à usage de résidence principale, à condition de maintenir son commerce dans les lieux.

L’inscription au registre de la population relève ensuite de l’administration communale, selon ses propres règles. Pour les démarches liées à un changement d’adresse, voyez notre article changement d’adresse et domiciliation, repris dans les articles liés.

L’état des lieux, entrée et sortie

Qu’il y installe son siège, un magasin ou les deux, le preneur restituera un jour le local. Un état des lieux d’entrée détaillé fixe l’état des murs, sols, vitrines et installations ; notre guide sur l’état des lieux commerce explique ce qu’il doit contenir. À la sortie, la comparaison se fait pièce par pièce : voyez notre guide sur l’état des lieux de sortie d’un bien commercial.

Domicilier une société dans un local loué ne pose pas de difficulté lorsque le bail l’autorise et prévoit la sortie. Un contrat de domiciliation dans un centre d’affaires reste, lui, un autre type de contrat que le bail commercial de la loi de 1951.