État des lieux non signé : que faire et quelles conséquences ?

Le document a été rempli, les photos prises, mais la signature manque : le locataire a refusé, le bailleur n’était pas là, ou personne n’y a pensé. Que vaut alors cet état des lieux, et que risque-t-on ? Cet article de nos guides sur l’état des lieux répond pour l’entrée comme pour la sortie, en Wallonie et à Bruxelles, et explique comment régulariser. Pour le cadre général, consultez notre guide complet de l’état des lieux.

Pourquoi la signature compte

L’état des lieux doit être contradictoire, c’est-à-dire dressé en présence des deux parties ou de leurs représentants, et la signature en est la trace. En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 inscrit dans le contenu minimal de l’état des lieux d’entrée comme de sortie « les signatures précédées de la mention “lu et approuvé” des parties présentes ou de leur mandataire », ainsi que la signature du ou des auteurs des constatations. À Bruxelles, la brochure régionale sur les baux d’habitation indique que, pour que l’état des lieux soit valable, il doit être dressé contradictoirement, détaillé, et « daté et signé par le preneur et le bailleur ou par leurs représentants ».

Ce que vaut un document non signé

On lit parfois qu’un état des lieux non signé n’a « aucune valeur juridique ». C’est trop absolu. Il ne vaut pas l’état des lieux contradictoire exigé par la loi, et l’autre partie pourra le contester. Mais il n’est pas sans utilité : en Wallonie, la preuve contraire à la présomption de l’article 28 peut être fournie « par toutes voies de droit », et un document daté, accompagné de photos, d’échanges écrits ou de témoignages, reste un élément que le juge de paix peut apprécier. Il pèsera simplement beaucoup moins qu’un état des lieux signé.

La brochure bruxelloise ajoute qu’un état des lieux dressé par une seule partie, ou par un expert désigné par une seule partie, « peut toujours être contesté par l’autre partie ».

État des lieux d’entrée non signé

Les conséquences

La brochure wallonne le dit clairement : si aucun état des lieux d’entrée n’est dressé, aucune sanction n’est prévue. Mais une présomption joue. S’il n’a pas été fait d’état des lieux détaillé, le preneur est présumé avoir reçu le bien dans le même état que celui où il se trouve à la fin du bail, sauf preuve contraire (article 28, § 1er, du décret wallon ; même règle à Bruxelles selon la brochure régionale).

• Pour le bailleur, c’est le risque principal : pour réclamer des dégâts au départ, il devra prouver l’état du logement à l’entrée.
• Pour le locataire, la présomption protège, mais pas complètement : un défaut important présent à l’arrivée a intérêt à être consigné, par exemple pour montrer plus tard qu’il n’en est pas responsable.

Les conséquences d’une absence complète d’état des lieux, à l’entrée comme à la sortie, sont détaillées dans notre article pas d’état des lieux d’entrée et de sortie : quelles conséquences.

Régulariser pendant le premier mois

L’état des lieux d’entrée se fait pendant que les lieux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation. Si le document n’a pas été signé, profitez de ce délai : relisez-le ensemble, corrigez ce qui pose problème et signez. Si l’autre partie refuse, le juge de paix peut désigner un expert ; en Wallonie, il doit être saisi par requête dans les quinze jours qui suivent l’expiration du délai d’un mois. Au-delà du premier mois, la brochure bruxelloise précise que les parties ne peuvent plus être contraintes de remplir cette formalité. Un état des lieux tardif reste possible, mais seulement de commun accord.

Bail signé avant l’état des lieux

C’est la situation normale, pas une anomalie. Le bail est signé, puis l’état des lieux d’entrée est dressé avant l’occupation ou dans le premier mois, et annexé au bail. En Wallonie, il est aussi soumis à l’enregistrement avec le bail. L’enregistrement du bail lui-même obéit à des règles propres à chaque Région, expliquées dans notre article sur le bail non enregistré en Belgique.

État des lieux de sortie non signé

L’état des lieux de sortie est établi après la libération des lieux et avant la remise des clés ; chaque partie peut le requérir, contradictoirement et à frais partagés. À Bruxelles, depuis le 1er novembre 2024, il doit l’être au plus tard dans le mois de la libération des lieux. La brochure wallonne souligne que l’état des lieux de sortie, « daté et signé par les parties ou leurs représentants », permet la libération des lieux, la remise des clés et la libération de la garantie locative.

Quand le locataire refuse de signer

Un locataire qui refuse de signer la sortie conteste en général une ou plusieurs constatations. Proposez-lui d’inscrire ses remarques dans le document, ou de désigner ensemble un expert. Sans accord, le juge de paix, saisi avant la date de remise des clés, désigne un expert pour procéder à l’état des lieux ; le jugement est exécutoire nonobstant opposition et n’est pas susceptible d’appel. Les démarches détaillées figurent dans notre article refus d’état des lieux de sortie : que faire.

L’effet sur la garantie locative

Sans état des lieux de sortie signé, la garantie se débloque plus difficilement. En Wallonie (article 62) comme à Bruxelles (article 249), il ne peut être disposé du compte de garantie qu’au profit de l’une ou l’autre partie, sur production d’un accord écrit établi au plus tôt à la fin du bail ou d’une décision judiciaire. Un état des lieux de sortie signé, qui chiffre les éventuels dégâts, sert souvent de base à cet accord.

Comment exprimer son désaccord

Pour Bruxelles, la page de Droits Quotidiens sur le désaccord avec l’état des lieux recommande de ne pas signer un document avec lequel on n’est pas d’accord, et liste les possibilités : modifier le document, proposer un expert neutre, ajouter des remarques avant de signer, annexer des preuves comme des photos, ou demander au juge de paix de désigner un expert. Elle rappelle les délais : pour l’entrée, dans les quinze jours après la fin du premier mois ; pour la sortie, avant de remettre les clés. L’état des lieux dressé par l’expert désigné par le juge ne peut plus être contesté.

Concrètement :

1. Relisez pièce par pièce et repérez précisément les mentions contestées.
2. Faites-les corriger sur place, ou inscrivez en fin de document vos remarques, datées, avec renvoi aux photos.
3. Signez avec la mention « lu et approuvé », sous vos réserves.
4. Gardez votre exemplaire : le modèle wallon prévoit qu’il y en ait autant que de parties présentes, plus un pour l’enregistrement.
5. Sans accord, saisissez le juge de paix dans le délai, pour qu’il désigne un expert.

Cas particuliers

Colocation et signature d’un seul colocataire

En colocation, chaque colocataire est partie au bail. Un état des lieux signé par un seul d’entre eux sera plus difficile à opposer aux autres ; le plus sûr est que tous signent, ou qu’un colocataire absent donne une procuration écrite. En Wallonie, à chaque départ ou arrivée d’un colocataire, les colocataires dressent un avenant à l’état des lieux qui vise ses parties privatives et les parties communes (article 70). Les spécificités de la fin de bail sont reprises dans notre article sur l’état des lieux de sortie d’un appartement et dans celui consacré à la colocation.

Modifier un état des lieux déjà signé

Un état des lieux signé ne se modifie pas unilatéralement. Une correction ou un ajout se fait par un écrit daté et signé par les deux parties, joint au document. Si des modifications importantes sont apportées au logement en cours de bail, chaque partie peut, en Wallonie, exiger un avenant rédigé contradictoirement et à frais communs. Un défaut qui n’était pas visible le jour de l’entrée relève d’une autre logique, expliquée dans notre article sur le vice caché après état des lieux d’entrée.

Éviter le problème dès le départ

La plupart des états des lieux restent non signés parce qu’une partie se méfie du document rédigé par l’autre. Un expert désigné ensemble, payé à frais partagés, rédige un constat neutre que chacun relit et signe sur place. Chez nous, l’état des lieux d’entrée ou de sortie est proposé dès 80 € TVAC par partie.

En résumé : un état des lieux non signé ne vaut pas état des lieux contradictoire, mais il n’est pas sans effet. Régularisez vite, de préférence en signant avec réserves, et, sans accord, saisissez le juge de paix dans le délai : quinze jours après le premier mois en Wallonie pour l’entrée, avant la remise des clés pour la sortie.