Modèle d’état des lieux d’une location de courte durée gratuit (PDF et Word)

Un week-end dans un gîte, un appartement réservé sur une plateforme, un meublé loué six mois le temps d’une mission : dans les trois cas, on parle de location de courte durée. Et dans les trois cas, la même question revient au départ : ce verre ébréché, cette tache sur le canapé, étaient-ils là à l’arrivée ? Cet article de nos guides sur l’état des lieux vous aide d’abord à identifier le régime qui s’applique, puis vous propose une trame d’état des lieux à recopier et à adapter. Pour les règles générales, voyez notre guide complet de l’état des lieux.

Séjour touristique ou bail de courte durée

Le choix du modèle dépend d’une question préalable : s’agit-il d’un séjour touristique ou d’un bail d’habitation ? Le droit belge ne les traite pas de la même façon.

Le séjour touristique, type Airbnb ou gîte

En Wallonie, le décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation exclut de son champ les hébergements touristiques (article 2). Selon Tourisme Wallonie, un hébergement touristique est un logement mis à disposition, de façon régulière ou occasionnelle, où des touristes peuvent séjourner au moins une nuit moyennant paiement ; l’exploitant doit s’enregistrer avant toute mise en location.

À Bruxelles, la brochure juridique de la Région précise que les règles du Code bruxellois du logement sur le bail s’appliquent à tous les contrats concernant un logement, y compris les résidences secondaires, « mais à l’exception des hébergements touristiques, notamment Airbnb », réglés par l’ordonnance du 8 mai 2014. Bruxelles Économie et Emploi vise un logement proposé à titre payant pour une nuit au moins et 90 jours au plus, soumis à un enregistrement préalable.

Pour ces séjours, aucun texte du bail d’habitation n’impose d’état des lieux. Il n’en est pas moins la meilleure preuve de l’état du logement, pour l’hôte comme pour le voyageur.

Le bail d’habitation de courte durée

Si l’occupant habite le logement pour une période, sans vocation touristique, il est en principe locataire au sens du droit du bail : meublé loué quelques mois entre deux emplois, logement occupé pendant des travaux chez soi, bail de résidence principale conclu pour un an. Le bail de courte durée ne peut dépasser trois ans au total : il est prorogeable deux fois au plus en Wallonie et une fois à Bruxelles.

Dans ce cas, l’état des lieux d’entrée est obligatoire. En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 impose un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire, dressé pendant que le logement est inoccupé ou au cours du premier mois d’occupation, annexé au bail et enregistré avec lui. À Bruxelles, la brochure régionale rappelle la même obligation (article 220 du Code bruxellois du logement), dans le même délai. Le contrat lui-même se prépare avec notre trame de bail de location saisonnière : modèle gratuit pour un séjour, ou notre exemple bail de location meublé pour une habitation.

La trame d’état des lieux à recopier

La trame ci-dessous est un modèle de travail, à recopier dans un document ou un tableur. Elle s’inspire des mentions minimales que le décret wallon impose pour un bail d’habitation (article 27, § 2) et les complète pour un logement meublé. Pour un bail d’habitation, vous pouvez aussi partir des modèles régionaux : la Wallonie a fixé un modèle-type d’état des lieux d’entrée à valeur indicative (annexe 8 de l’arrêté du 28 juin 2018), présenté dans notre modèle d’état des lieux en Wallonie gratuit, et la Région bruxelloise propose le sien en français et en néerlandais.

1. En-tête

• date et heure du constat ;
• identité et qualité des personnes présentes (hôte, voyageur, bailleur, locataire, mandataire, expert) ;
• adresse du logement, étage, numéro de boîte ;
• référence de la réservation ou date de début du bail, durée prévue ;
• nombre d’occupants prévus.

2. Note générale

Deux ou trois phrases sur l’état général du logement, les matériaux, l’entretien et la propreté. Par exemple : « appartement meublé, peintures récentes, parquet en chêne avec rayures légères dans le séjour, logement propre à l’arrivée ».

3. Pièce par pièce

Pour chaque pièce, décrivez dans l’ordre : sol, murs, plafond, portes, fenêtres et volets, éclairage, prises, radiateurs. Notez l’état apparent, les dégâts éventuels et la propreté. Évitez les mots vagues comme « bon état » : préférez « deux éclats de peinture de 1 cm à côté de l’interrupteur ». Le même principe vaut quel que soit le logement, comme le montre notre exemple état des lieux appartement.

4. Équipements et électroménager

5. Inventaire du mobilier et du linge

Dans une location meublée, l’inventaire est la partie la plus utile. Listez chaque élément avec sa quantité et son état : lits et literie, couettes et oreillers, linge de lit et de bain, vaisselle et verres (comptez-les), casseroles, couverts, petits appareils, décoration, rideaux. Une photo par meuble ou par placard ouvert vaut mieux qu’une longue description.

6. Compteurs, clés et sécurité

• index des compteurs d’eau, de gaz et d’électricité, et jauge de la citerne s’il y en a une ;
• nombre de clés, badges, télécommandes et codes remis ;
• présence et emplacement des détecteurs de fumée, de l’extincteur et de la couverture anti-feu s’il y en a.

7. Signatures

Chaque partie signe, en faisant précéder sa signature de la mention « lu et approuvé », et garde un exemplaire. Pour un bail d’habitation, prévoyez un exemplaire de plus pour l’enregistrement.

Adapter la trame au départ

Au départ, reprenez la même trame et comparez point par point. Pour un bail d’habitation en Wallonie, l’état des lieux de sortie mentionne notamment la date des constatations, les références du bail et de l’état des lieux d’entrée, la durée d’occupation, les manquements et dégâts imputables au preneur, les index des compteurs, les clés remises et les éléments restant à remettre. Chaque partie peut en demander l’établissement, de manière contradictoire et à frais partagés, après la libération des lieux et avant la remise des clés. À Bruxelles, la même règle vaut, et l’état des lieux de sortie se fait au plus tard dans le mois de la libération des lieux.

Pour un séjour touristique, le départ est souvent rapide et le ménage suit aussitôt. Deux habitudes limitent les discussions :

• faire le tour du logement avec le voyageur avant qu’il ne rende les clés, ou, à défaut, photographier chaque pièce dès son départ et avant le ménage ;
• signaler tout dégât par écrit dans la foulée, photos à l’appui, plutôt que plusieurs jours plus tard.

Les erreurs qui privent la trame de valeur

Pour un bail d’habitation, l’absence d’état des lieux d’entrée détaillé a une conséquence précise : en Wallonie comme à Bruxelles, le preneur est présumé avoir reçu le logement dans le même état que celui où il se trouve à la fin du bail, sauf preuve contraire. C’est donc au bailleur de prouver qu’un dégât est apparu pendant la location.

Faire soi-même ou confier le constat

Dressé par les parties, l’état des lieux ne coûte rien. La Région de Bruxelles-Capitale indique qu’il est de préférence dressé par un expert, dont les frais sont partagés, ou conjointement par le bailleur et le locataire. En Wallonie, un expert désigné ensemble est payé à parts égales ; une partie qui désigne seule son expert le paie seule.

Pour un séjour touristique répété chaque semaine, l’hôte gagne à tenir un état des lieux de référence détaillé du logement, mis à jour après chaque remplacement de mobilier, et à le compléter par un contrôle rapide à chaque arrivée. Pour un bail de courte durée, surtout meublé, l’intervention d’un expert indépendant apporte un document neutre, que ni le bailleur ni le locataire ne pourra reprocher à l’autre d’avoir rédigé seul.

En résumé : identifiez d’abord le régime, puis décrivez tout, pièce par pièce, inventaire du mobilier compris, et faites signer les deux parties.