État des lieux par l’agence immobilière

Beaucoup de logements loués en Belgique sont confiés à une agence immobilière, qui trouve le locataire, prépare le bail et organise la remise des clés. Il est alors fréquent que l’état des lieux soit dressé par un gestionnaire de l’agence. Cet article de nos guides sur l’état des lieux explique ce que cela implique pour le bailleur comme pour le locataire. Pour les règles générales, obligations et contenu du document, commencez par notre guide complet de l’état des lieux.

L’agence peut dresser l’état des lieux

Aucun texte ne réserve l’état des lieux à une profession. Le bailleur et le locataire peuvent le dresser eux-mêmes, ensemble, ou se faire représenter. Droits Quotidiens cite expressément parmi les représentants possibles un expert personnel, une agence immobilière ou un membre de la famille. Les parties peuvent aussi choisir de commun accord un expert.

L’état des lieux fait d’ailleurs partie des missions habituelles d’une agence de gestion. L’Institut professionnel des agents immobiliers (IPI) cite la rédaction d’un état des lieux parmi les tâches qu’un propriétaire peut confier au régisseur de son bien, avec la constitution de la garantie locative et l’enregistrement du bail. Pour exercer comme agent immobilier indépendant, il faut disposer d’une agréation de l’IPI.

Qui se déplace le jour du rendez-vous

Selon l’organisation de l’agence, l’état des lieux est dressé par :

• un gestionnaire de l’agence, qui connaît le bien et le dossier locatif ;
• un collaborateur spécialisé, dans les agences qui ont un service dédié ;
• un expert extérieur auquel l’agence confie la mission.

Demandez qui viendra et en quelle qualité. C’est ce qui détermine la suite : pour qui cette personne travaille, et qui paie.

Une agence mandatée, pas un arbitre

L’agence qui gère le bien est le plus souvent mandatée par le bailleur. Lorsqu’elle dresse l’état des lieux, elle agit pour lui. Cela ne la rend pas malhonnête, mais cela signifie qu’elle n’est pas, par nature, un tiers neutre entre les parties.

Le code de déontologie de l’IPI impose à l’agent immobilier d’éviter tout conflit d’intérêts et d’indiquer sans équivoque à son client s’il intervient comme agent immobilier ou en une autre qualité. Pour le locataire, la conséquence est simple : l’état des lieux dressé par l’agence du bailleur doit être relu avec la même attention qu’un document préparé par le bailleur lui-même.

Un document qui reste contradictoire

Quel que soit l’intervenant, l’état des lieux reste un document contradictoire. En Wallonie, les parties dressent un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire ; à Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du logement prévoit lui aussi un état des lieux d’entrée détaillé, dressé contradictoirement et à frais communs. Le locataire, présent ou représenté, relit le document, fait ajouter ses remarques et signe. Une agence ne peut pas lui imposer un constat qu’il conteste.

Qui paie l’état des lieux de l’agence

Les frais suivent le mandat. Selon Droits Quotidiens pour Bruxelles et pour la Wallonie :

Une clause du bail qui ferait payer au locataire les frais de l’agence du bailleur est réputée non écrite. En Wallonie, cette interdiction vaut depuis le 1er juin 2024 pour tous les baux d’habitation, et plus seulement pour le bail de résidence principale. Les montants, les formules de facturation et les questions à poser avant de signer sont détaillés dans notre article sur le prix d’un état des lieux par l’agence immobilière.

Bien préparer un état des lieux avec l’agence

Pour que le document protège vraiment chacun, quelques réflexes suffisent.

Pour le locataire :

1. Venez au rendez-vous ou faites-vous représenter par une personne de confiance.
2. Parcourez chaque pièce avec le gestionnaire et vérifiez ce qui est écrit, pas seulement ce qui est dit.
3. Prenez vos propres photos datées, en particulier des défauts existants.
4. Faites inscrire vos remarques avant de signer, et gardez un exemplaire du document signé.
5. Vérifiez le relevé des compteurs et le nombre de clés remises.

Pour le bailleur :

1. Précisez dans le mandat si l’agence dresse l’état des lieux et à quelles conditions.
2. Veillez à ce que le rapport soit détaillé : un état des lieux sommaire vous protège mal à la sortie.
3. Assurez-vous que le locataire reçoit le document et peut le relire à son rythme.

Le niveau de détail attendu dépend du bien. Un état des lieux d’une maison, avec ses annexes, sa toiture visible, son jardin et ses installations, demande plus de temps qu’un petit appartement : un gestionnaire pressé risque d’y rester trop général.

La sortie et les désaccords

À la fin du bail, l’agence organise souvent aussi l’état des lieux de sortie, qui compare le logement à l’état d’entrée. Les précautions sont les mêmes, avec un enjeu supplémentaire : la garantie locative. Nous consacrons un article à l’état des lieux de sortie par l’agence immobilière, qui détaille ce moment et la préparation à prévoir avant le déménagement du locataire.

Si vous n’êtes pas d’accord avec le constat :

• ne signez pas un document inexact, ou signez en inscrivant clairement vos réserves ;
• rassemblez vos preuves : photos, état des lieux d’entrée, échanges écrits avec l’agence ;
• cherchez un accord écrit, par exemple en proposant de faire intervenir un expert désigné ensemble ;
• à défaut d’accord, saisissez le juge de paix, qui peut désigner un expert. À Bruxelles, pour la sortie, l’article 220 prévoit que le juge est saisi avant la date de remise des clés.

Selon la Région de Bruxelles-Capitale, l’état des lieux est de préférence dressé par un expert dont les frais sont partagés, ou conjointement par le bailleur et le locataire ; si une partie ne répond pas à la demande de l’autre, celle-ci peut demander au juge de paix de désigner un expert.

Lorsqu’un litige porte sur des dégâts importants, un constat plus approfondi peut être utile : la différence entre une simple description et une analyse technique est expliquée dans notre article sur l’expertise et état des lieux.

Ce que doit contenir un bon état des lieux d’agence

Qu’il soit dressé par l’agence, par un expert ou par les parties elles-mêmes, un état des lieux utile répond aux mêmes exigences. Avant de signer, vérifiez que le document contient au moins :

• l’identification des parties, du bien, de la date et de la personne qui a dressé le constat, avec sa qualité ;
• une description pièce par pièce, qui porte sur les murs, sols, plafonds, portes, fenêtres et équipements, et non une simple mention globale du type « bon état général » ;
• des photos datées, jointes au rapport ou remises aux deux parties ;
• le relevé des index des compteurs d’eau, de gaz et d’électricité ;
• la liste des clés, badges et télécommandes remis ;
• un espace pour les remarques de chaque partie, et les signatures.

Un document trop vague profite rarement à celui qui l’a rédigé. En Wallonie comme à Bruxelles, les textes exigent un état des lieux d’entrée détaillé : une formule générale laisse la porte ouverte à la discussion à la sortie, pour le bailleur comme pour le locataire.

Pour un logement meublé, demandez aussi l’inventaire du mobilier et des appareils, avec leur état. C’est souvent sur ces éléments que portent les désaccords au départ du locataire.

Agence ou expert indépendant

Faire appel à l’agence est pratique : elle connaît le bien, gère déjà le bail et peut tout organiser le même jour. Faire appel à un expert indépendant désigné par les deux parties apporte autre chose : un intervenant qui ne représente ni le bailleur ni le locataire, et des frais partagés à parts égales.

Les deux formules sont légales. Le bon choix dépend du climat entre les parties, de la valeur du bien et du risque de litige à la sortie. Quand la confiance est entière, l’agence peut suffire ; quand chacun veut un constat qu’aucune partie ne pourra accuser de partialité, l’expert désigné ensemble est souvent la solution la plus sûre.

En résumé : l’agence immobilière peut dresser l’état des lieux, mais elle agit alors pour la partie qui l’a mandatée. Relisez, faites inscrire vos remarques, vérifiez qui paie, et n’hésitez pas à proposer un expert désigné ensemble si l’enjeu le justifie.