Modèle : fin de bail (gratuit)

Lettre de renon, accord de fin de bail, attestation de remise des clés, état des lieux de sortie, accord de libération de la garantie : la fin d’une location se prépare avec plusieurs documents, chacun avec son rôle. Ce guide de nos guides location et bail vous indique où trouver les modèles officiels gratuits et comment remplir chaque document, en Wallonie comme à Bruxelles. Pour la trame du contrat lui-même, voyez notre article sur le contrat de bail en Belgique.

Les documents d’une fin de bail

La lettre de préavis, premier document

Le préavis, ou renon, est l’acte par lequel une partie annonce qu’elle met fin au bail. L’annexe officielle wallonne le définit comme « l’information officielle que transmet une personne à une autre personne pour faire cesser le bail ».

Les modèles officiels gratuits

En Wallonie, le Service public de Wallonie Logement publie des modèles de préavis. Celui qui permet au preneur de mettre fin à un bail de courte durée avant son échéance, par exemple, rappelle les règles en tête de page : le preneur peut mettre fin à tout moment à un bail de courte durée de trois ans au plus, moyennant un congé de trois mois envoyé par lettre recommandée, et le bailleur peut lui réclamer une indemnité d’un mois de loyer. Il ne reste qu’à compléter l’adresse du logement, les dates de début et de fin du préavis, puis à signer. Ce modèle de préavis du SPW Logement est valable pour les baux de courte durée conclus ou renouvelés à partir du 1er septembre 2018.

À Bruxelles, la Région publie une série de modèles de renon et de congé :

• pour le bailleur : congé pour occupation personnelle ou par un membre de la famille, pour travaux, sans motif, ou à l’échéance du bail, selon qu’il s’agit d’un bail de neuf ans ou d’un bail de trois ans au plus, d’une colocation ou d’un bail étudiant ;
• pour le preneur : renon et contre-préavis selon la durée du bail, départ de tous les colocataires ou d’une partie d’entre eux, départ anticipé d’un étudiant ;
• deux cas particuliers : le renon anticipé lorsque le bail n’est pas enregistré, et la demande de prorogation pour circonstances exceptionnelles, à envoyer par recommandé au moins un mois avant l’expiration du bail.

La forme et la date du préavis

Selon l’annexe officielle wallonne, le préavis est donné par envoi recommandé, par exploit d’huissier de justice, ou remis entre les mains du destinataire, qui signe le double en indiquant la date de réception. Lorsque le préavis peut être donné à tout moment, le délai prend cours le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel il est donné : un préavis envoyé le 16 octobre prend cours le 1er novembre, selon l’exemple du modèle wallon.

Conservez la preuve d’envoi et une copie de la lettre. Pendant le préavis, le loyer et les charges restent dus.

Le cas du bail de droit commun

Pour un logement qui n’est pas la résidence principale du locataire, les règles sont plus simples. Selon l’annexe wallonne au bail de droit commun, un bail à durée déterminée cesse de plein droit à son terme, sans préavis ; si le preneur reste dans les lieux sans opposition du bailleur, il est reconduit pour la même durée, aux mêmes conditions. Un bail à durée indéterminée est censé fait au mois et prend fin moyennant un préavis d’un mois.

L’accord de fin de bail

Il arrive que bailleur et preneur s’entendent pour mettre fin au bail à une autre date que celle qui résulterait d’un préavis : un locataire qui a trouvé un nouveau logement, un bailleur qui souhaite vendre. En pratique, cet accord se rédige par écrit, en autant d’exemplaires que de parties, et précise au minimum :

• l’identité des parties et l’adresse du bien ;
• la référence du bail et sa date ;
• la date convenue de fin de la location et de remise des clés ;
• le sort d’éventuelles indemnités de préavis, que les parties peuvent régler dans l’accord ;
• la date prévue pour l’état des lieux de sortie ;
• les modalités de libération de la garantie.

Si un nouveau locataire reprend le logement, d’autres documents entrent en jeu : une cession ou une sous-location suivent leurs propres règles, voyez notre bail de sous location modèle. Et si le futur occupant n’a pas encore signé, un modèle promesse de bail peut sécuriser son engagement.

L’état des lieux de sortie

C’est le document qui compte le plus pour la garantie. Le modèle de bail wallon prévoit que le preneur doit, à l’échéance, rendre le bien tel qu’il l’a reçu suivant l’état des lieux d’entrée, s’il a été dressé, « excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure ». Chaque partie peut requérir un état des lieux de sortie contradictoire et à frais partagés.

Le Code civil va dans le même sens : sans état des lieux d’entrée détaillé, le preneur est présumé avoir reçu le bien dans le même état que celui où il le rend (article 1731), et il répond des dégradations survenues pendant sa jouissance, à moins de prouver qu’elles ont eu lieu sans sa faute (article 1732).

Pour être utile, l’état des lieux de sortie reprend la structure de celui d’entrée, pièce par pièce, et note précisément chaque différence. Pour un studio ou une location saisonnière, un état des lieux simple bien tenu peut suffire, et notre modèle d’état des lieux d’une location de courte durée gratuit en montre la trame.

La remise des clés et l’attestation de fin de bail

Il n’existe pas de formulaire officiel d’« attestation de fin de bail ». En pratique, le jour de la sortie, un document daté et signé par les deux parties constate :

• la date de remise des clés, avec le nombre de clés, badges et télécommandes rendus ;
• les index des compteurs d’eau, de gaz et d’électricité, et les codes EAN, pour la reprise des contrats d’énergie ;
• la nouvelle adresse du preneur, pour le décompte final des charges et la libération de la garantie.

Ce document est souvent intégré à l’état des lieux de sortie. Il ne remplace ni celui-ci ni l’accord de libération de la garantie.

La libération de la garantie locative

En Wallonie, la garantie n’est pas rendue automatiquement : elle est libérée sur la base d’un accord écrit des parties ou d’une décision judiciaire. L’accord de libération indique le montant qui revient à chacun, par exemple le solde du compte au preneur et une retenue au bailleur pour des dégâts constatés à l’état des lieux de sortie. Un décompte final des charges provisionnelles, établi sur les dépenses réelles, complète souvent le dossier.

L’enregistrement, un point à vérifier

Avant d’envoyer un préavis, vérifiez que le bail a bien été enregistré. Selon le SPF Finances, le bailleur doit enregistrer le bail d’un bien affecté exclusivement à l’habitation dans les deux mois de sa signature. À Bruxelles, la Région rappelle qu’à défaut, le locataire est dispensé des délais de préavis et des indemnités ; un modèle de lettre est prévu pour ce cas. En Wallonie, il doit d’abord adresser une mise en demeure restée sans suite pendant un mois.

Le calendrier d’une fin de bail

1. Vérifier le bail : type, durée, date de prise de cours, enregistrement.
2. Envoyer le préavis sur le modèle officiel adapté, par recommandé.
3. Organiser les visites des candidats locataires ou acquéreurs, selon les clauses du bail.
4. Fixer la date de l’état des lieux de sortie et de la remise des clés.
5. Dresser l’état des lieux de sortie, contradictoirement, et relever les compteurs.
6. Signer l’accord de libération de la garantie.

En résumé : une fin de bail réussie tient en quelques documents, dont les principaux existent en modèle officiel gratuit. Le préavis bien rédigé ouvre la sortie, l’état des lieux de sortie la sécurise et l’accord de libération la clôture.