Bail de droit commun : renouvellement

Votre bail de bureau arrive à son terme, et ni vous ni votre bailleur ne souhaitez en rester là. Faut-il signer un nouveau contrat, envoyer une lettre, ou le bail se prolonge-t-il tout seul ? Ce guide de nos guides location et bail explique comment se renouvelle un bail professionnel qui ne relève pas du bail commercial. Pour la définition de ce contrat et ses usages, commencez par notre article sur le bail de droit commun.

Pas de droit légal au renouvellement

Le mot « renouvellement » évoque souvent le bail commercial. La loi du 30 avril 1951 y donne au preneur « le droit d’obtenir, par préférence à toute autre personne, le renouvellement de son bail pour la continuation du même commerce », pour neuf ans, dans la limite de trois renouvellements (article 13). Il doit le demander, à peine de déchéance, par exploit d’huissier ou lettre recommandée, dix-huit mois au plus et quinze mois au moins avant l’expiration du bail (article 14).

Ce régime ne vise que les biens affectés principalement à l’exercice d’un commerce de détail ou à l’activité d’un artisan directement en contact avec le public. Un bureau, un cabinet de profession libérale ou un local d’entreprise sans accueil du public relève en principe du droit commun du louage, dans l’ancien Code civil, où ce droit au renouvellement n’existe pas. Le texte de la loi sur les baux commerciaux sur Justel permet de vérifier son champ d’application ; la comparaison détaillée des deux contrats figure dans notre guide bail de bureau ou bail commercial.

Conséquence : à l’échéance d’un bail professionnel de droit commun, le bailleur est libre de ne pas continuer, sans motif ni indemnité légale d’éviction. Le locataire qui veut rester doit obtenir son accord, ou profiter d’une clause prévue au contrat.

Prenons un exemple. Une fiduciaire loue un plateau de bureaux pour six ans, sans clause de prolongation. Six mois avant le terme, le bailleur lui annonce qu’il souhaite relouer à un autre occupant. La fiduciaire ne peut pas exiger le renouvellement, ni réclamer une indemnité d’éviction : elle devra quitter les lieux au terme, sauf à négocier un nouveau bail. Si elle avait exercé un commerce de détail ouvert au public, la réponse aurait été tout autre.

Trois façons de prolonger un bail de droit commun

Une clause prévue dès le départ

Le contrat peut organiser lui-même la suite : prolongation automatique pour une durée déterminée sauf congé, option de prolongation au profit du locataire, reconduction pour une durée indéterminée. Les règles du Code civil sur la fin du bail étant supplétives, ces clauses sont en principe valables. C’est la solution la plus sûre pour un locataire qui investit dans l’aménagement de ses bureaux : il sait dès la signature à quelles conditions il pourra rester.

Un nouvel accord avant le terme

Sans clause, les parties négocient. Le renouvellement prend alors la forme d’un avenant au bail existant, ou d’un nouveau bail. Dans les deux cas, l’écrit fixe la nouvelle durée, le loyer, l’indexation, les charges, la garantie et les éventuelles facultés de résiliation anticipée. Rien n’oblige à reprendre les conditions du bail initial : c’est la liberté contractuelle qui joue.

La reconduction tacite

Troisième voie, la moins maîtrisée : personne ne fait rien. Selon l’article 1738 de l’ancien Code civil, si, à l’expiration du bail écrit conclu pour une durée déterminée, le preneur reste dans les lieux sans opposition du bailleur, « le bail est reconduit aux mêmes conditions, y compris la durée ». Un bail de bureau de six ans qui se poursuit ainsi repart pour six ans, au même loyer, sous réserve de la clause d’indexation.

Les pièges de la reconduction tacite

La reconduction arrange parfois les deux parties, mais elle a des effets que l’on mesure mal.

• La durée est reproduite : un locataire qui pensait rester quelques mois de plus se retrouve engagé pour une durée complète.
• Le congé l’empêche : lorsqu’un congé a été signifié, le preneur, même s’il a continué à occuper les lieux, ne peut pas invoquer la tacite reconduction (article 1739).
• La caution tombe : les obligations de la caution ne s’étendent pas aux obligations résultant du bail reconduit (article 1740).
• Le loyer ne bouge pas : le bailleur qui voulait revoir le loyer à l’échéance ne peut plus l’imposer.

Pour un bail sans durée, la question ne se pose pas de la même façon : il est censé fait au mois et prend fin moyennant un congé d’un mois (article 1736). Les règles de durée sont développées dans notre article bail de droit commun : durée.

Un bail de bureau sans tacite reconduction

Beaucoup de bailleurs, et certains locataires, préfèrent écarter toute prolongation automatique. Deux moyens existent :

1. une clause d’exclusion : le contrat stipule qu’il prend fin au terme, sans reconduction possible, et que tout maintien dans les lieux sera traité comme une occupation sans titre ou donnera lieu à une indemnité d’occupation fixée à l’avance ;
2. un congé avant l’échéance : même s’il n’est pas exigé pour mettre fin à un bail écrit à durée déterminée (article 1737), il neutralise la reconduction en vertu de l’article 1739.

Si les parties veulent continuer ensemble, elles signent alors un avenant ou un nouveau bail. Pour une résidence secondaire en Wallonie, les mêmes mécanismes existent dans le décret du 15 mars 2018, dont la version consolidée sur Wallex reprend la reconduction « aux mêmes conditions, y compris la durée » à son article 32.

La lettre de renouvellement

Aucun modèle officiel n’existe pour un bail de droit commun. Une lettre de demande de renouvellement n’oblige pas le bailleur ; elle ouvre la négociation et garde une trace de la date. Envoyez-la par recommandé, bien avant le terme, pour laisser le temps de conclure ou, à défaut, de préparer la sortie.

Trame d’une lettre de demande :

• en-tête : identité et adresse du locataire, de la société le cas échéant, et du bailleur ;
• objet : demande de renouvellement du bail portant sur les locaux situés à [adresse] ;
• rappel du bail : date de signature, durée, date d’échéance ;
• proposition : nouvelle durée, loyer, indexation, charges, garantie, facultés de résiliation ;
• délai de réponse : une date précise pour une réponse écrite ;
• date et signature.

L’accord final prend la forme d’un avenant signé par les deux parties, en autant d’exemplaires que de parties, puis présenté à l’enregistrement comme le bail initial. Notre guide renouvellement et prolongation du bail : démarche et lettre présente les démarches communes à tous les baux.

Ce qu’il faut revoir au moment de renouveler

Un renouvellement est l’occasion de remettre le contrat à jour :

La question de la TVA sur les loyers de bureaux est traitée dans notre guide bail professionnel et TVA.

Les baux de plus de neuf ans

Un renouvellement qui porte la durée au-delà de neuf ans a une conséquence pratique. L’article 3.30 du livre 3 du Code civil soumet à la transcription les baux excédant neuf années ; à défaut, leur durée est réduite, à l’égard des tiers, à la période de neuf ans en cours. Or seuls les jugements, les actes authentiques et les actes sous signature privée reconnus en justice ou devant notaire sont admis à la transcription (article 3.31). Pour un bail long, le passage chez le notaire protège le locataire en cas de vente.

L’état des lieux

L’état des lieux d’entrée du premier bail reste la référence pour la sortie finale, parfois des années plus tard. Pour un bien non résidentiel, l’article 1730, § 2, de l’ancien Code civil permet à chaque partie, si des modifications importantes ont été apportées aux lieux depuis l’état des lieux, d’exiger un avenant rédigé contradictoirement et à frais communs. Le renouvellement est le moment idéal pour le faire.

En résumé : un bail professionnel de droit commun ne donne aucun droit au renouvellement. Il se prolonge par une clause, par un nouvel accord écrit ou, par défaut, par la reconduction tacite aux mêmes conditions et pour la même durée, que seul un congé ou une clause contraire écarte.