Attestation de bail

CPAS, allocation de loyer, commune, banque, nouveau bailleur : tôt ou tard, un organisme vous demande une attestation de bail ou une copie du contrat. Derrière ces mots se cachent plusieurs documents différents, qui ne s’obtiennent pas de la même façon. Ce guide de nos guides location et bail fait le tri : à quoi sert chaque pièce, qui la délivre, ce qu’elle doit contenir et comment récupérer un bail perdu. Pour les règles générales du contrat lui-même, voyez notre article sur le contrat de bail en Belgique.

Attestation de bail, copie du bail et preuve d’enregistrement

Aucun des textes régionaux que nous avons consultés ne crée un formulaire officiel appelé « attestation de bail ». Dans la pratique, trois documents répondent à cette demande :

• la copie du bail signé : un exemplaire du contrat, avec ses annexes, que chaque partie détient ;
• la preuve d’enregistrement : le document par lequel le SPF Finances confirme que le bail a été enregistré, ce qui lui donne date certaine ;
• l’attestation du bailleur : une déclaration écrite et signée par le propriétaire, qui confirme la location sans reproduire tout le contrat.

L’organisme qui vous la réclame précise en principe ce qu’il accepte. Lorsqu’il parle d’attestation de bail de location sans autre précision, une copie complète du contrat signé est généralement la pièce la plus sûre à fournir.

À quoi sert une attestation de bail

Allocations et aides au logement

Plusieurs aides supposent de prouver que vous êtes locataire. En Wallonie, l’arrêté du Gouvernement wallon du 10 mars 2023 relatif à l’allocation de loyer et d’énergie pour certains candidats à un logement d’utilité publique demande la confirmation que le demandeur dispose d’un bail d’habitation et, lorsque ce bail n’est pas enregistré, « une copie du contrat de bail signé ». Le texte est consultable sur Wallex.

CPAS et garantie locative

Le CPAS peut intervenir dans la constitution de la garantie locative : à Bruxelles, la brochure régionale décrit une garantie bancaire résultant d’un contrat-type entre le CPAS et une institution financière, demandée par le CPAS lui-même. Le montant de cette garantie se calcule sur le loyer du bail : le dossier repose donc sur le contrat. Si un proche se porte caution, voyez aussi notre article sur le garant dans un bail.

Domiciliation à la commune

C’est la demande la plus fréquente, et la plus mal comprise. Après un déménagement, vous déclarez votre nouvelle adresse au service population de votre commune dans les huit jours ouvrables. Mais Droits Quotidiens le souligne : un contrat de bail, un titre de propriété ou votre seule déclaration ne suffisent pas à prouver que vous habitez à l’adresse. La commune charge un agent de quartier de vérifier la résidence sur place ; il peut tenir compte, par exemple, des contrats d’énergie et de téléphonie à votre nom. La procédure de changement de domicile est détaillée par Droits Quotidiens.

À Bruxelles, une clause du bail qui interdirait au preneur de se domicilier dans les lieux loués n’est pas valable.

Vente, cession et sous-location

La copie du bail circule aussi entre bailleurs et locataires. À Bruxelles, avant de vendre un bien loué, le bailleur doit informer le candidat acquéreur que le bien est loué et lui fournir une copie du contrat de bail. En cas de cession, le cédant communique au cessionnaire une copie du bail et de l’état des lieux d’entrée ; en cas de sous-location, pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024, le preneur remet ces documents au sous-preneur avant la sous-location.

Qui délivre l’attestation et la copie du bail

Les exemplaires originaux

Le bail écrit est rédigé en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties, plus un exemplaire destiné à l’enregistrement. À Bruxelles, chaque exemplaire doit mentionner le nombre d’originaux rédigés et signés. Le locataire détient donc toujours son propre original : c’est la première copie du bail de location à produire.

Si le bail est verbal, il reste valable, mais sa preuve est plus difficile. À Bruxelles, chaque partie peut exiger un écrit par une mise en demeure envoyée par recommandé ou par exploit d’huissier.

Le bailleur

Seul le bailleur peut signer une attestation qui l’engage. Aucune règle que nous avons lue ne l’oblige à rédiger une attestation distincte du bail ; beaucoup de propriétaires l’acceptent pourtant, car elle évite de communiquer tout le contrat. S’il refuse, votre exemplaire du bail fait la même preuve.

Le SPF Finances, pour un bail enregistré

L’enregistrement incombe au bailleur, gratuitement pour un logement, dans les deux mois de la signature ; le locataire peut aussi faire enregistrer le bail d’un bien exclusivement affecté à l’habitation. Depuis le 1er janvier 2025, les baux d’habitation bruxellois s’enregistrent aussi auprès de la Région, sur la plateforme IRISrent.

Une fois le bail enregistré, le SPF Finances peut en délivrer une copie officielle. Selon sa page consacrée au contrat de bail, la démarche se fait en quatre temps : remplir le formulaire de demande, l’introduire via MyMinfin avec votre carte d’identité électronique, payer la redevance, puis attendre le traitement, dans les 30 jours du paiement.

La redevance n’est pas remboursée si aucun document n’est trouvé. Peuvent la demander les parties directement concernées, leurs mandataires munis d’une procuration, leurs héritiers et les tiers autorisés par un juge, sur présentation des justificatifs utiles.

Exemple de lettre pour recevoir une copie du bail

Si vous avez égaré votre exemplaire, une demande écrite au bailleur, par courriel ou par recommandé, est souvent la voie la plus rapide. Voici une formulation possible, sans valeur officielle, à adapter :

« Madame, Monsieur, je suis locataire du logement situé [adresse] en vertu du bail signé le [date]. Ayant égaré mon exemplaire, je vous saurais gré de m’en transmettre une copie complète, annexes et état des lieux d’entrée compris. Si le bail a été enregistré, pourriez-vous m’en communiquer également la date d’enregistrement ? Je vous remercie par avance. [Nom, date, signature] »

Conservez une copie de votre demande. Si elle reste sans suite et que le bail a été enregistré, la demande au SPF Finances prend le relais ; si le bail n’a jamais été écrit, les règles sur le bail verbal décrites plus haut s’appliquent.

Ce que doit contenir une attestation de bail

Faute de modèle officiel, reprenez au minimum les mentions essentielles du bail, celles que les textes régionaux imposent au contrat lui-même :

• l’identité complète du bailleur et du locataire ;
• l’adresse et la désignation du logement loué ;
• la date de prise de cours et la durée du bail ;
• le type de bail : résidence principale, étudiant, colocation, meublé ;
• le montant du loyer hors charges et celui des charges, forfaitaires ou provisionnelles ;
• la date et, si vous la connaissez, la référence de l’enregistrement ;
• le lieu, la date et la signature du bailleur.

Pour un logement loué meublé, précisez-le : les règles du bail pour appartement meublé ont leurs particularités, et l’inventaire des meubles fait partie de l’état des lieux.

Selon le logement, un organisme peut aussi vous demander des pièces qui ne concernent pas le bail lui-même, comme une attestation de conformité ou un permis. Les règles diffèrent d’une Région à l’autre : voyez notre guide sur le permis de location à Bruxelles et celui sur le permis de location région wallonne.

L’attestation de fin de bail et de remise des clés

À la sortie, locataire et bailleur ont intérêt à constater par écrit la date de restitution des clés. Nous n’avons trouvé aucun modèle officiel d’attestation de fin de bail dans les sources régionales ; un écrit daté et signé des deux parties suffit, qui mentionne l’adresse, la date de fin du bail, le nombre et le type de clés, badges et télécommandes rendus, et les index des compteurs.

Cette attestation ne remplace pas l’état des lieux de sortie contradictoire : c’est la comparaison entre l’état des lieux d’entrée et celui de sortie qui permet de régler la garantie locative. Pour les baux wallons, l’état des lieux d’entrée détaillé est d’ailleurs annexé au bail et soumis à l’enregistrement, comme le rappelle le modèle officiel de la Région.

En résumé : l’attestation de bail n’est pas un formulaire officiel, mais une preuve de location que vous pouvez toujours fournir grâce à votre exemplaire du contrat ou, s’il est enregistré, grâce à une copie délivrée par le SPF Finances.