Combien coûte un contrat de bail ?

Un contrat de bail peut se conclure sans débourser un euro : les Régions publient des modèles gratuits et l’enregistrement d’un bail de logement est gratuit s’il est fait à temps. Les dépenses se situent plutôt autour du contrat : rédaction confiée à un professionnel, état des lieux d’entrée, garantie, assurance. Ce guide de nos guides location et bail fait le compte, poste par poste. Pour les mentions à prévoir et la trame d’un contrat, voyez notre article sur le contrat de bail en Belgique.

Le contrat lui-même, souvent gratuit

Aucune règle n’impose de payer un professionnel pour rédiger un bail d’habitation. Le bailleur et le locataire peuvent le signer entre eux, sous seing privé, pourvu que l’écrit contienne les mentions minimales et soit accompagné de l’annexe explicative de la Région.

En Wallonie, le décret du 15 mars 2018 exige un bail écrit et en liste le contenu minimal : identité des parties, date de prise de cours, durée, type de bail, désignation des lieux, loyer hors charges, charges et leur caractère forfaitaire ou provisionnel, compteurs, date du dernier certificat PEB lorsqu’il est requis. Le Service public de Wallonie Logement publie des modèles de bail, résidence principale ou droit commun, avec leur annexe obligatoire.

À Bruxelles, la Région propose elle aussi des modèles, pour le bail classique (résidence principale ou droit commun), la colocation, le bail étudiant et le bail glissant, téléchargeables gratuitement en PDF et en Word. Leur usage n’est pas obligatoire, pour autant que les règles applicables soient respectées, mais l’annexe explicative doit être jointe au contrat.

Pour un logement situé en Flandre, les règles et les documents sont différents : voyez notre modèle de contrat de bail gratuit en Flandre.

Combien d’exemplaires signer

L’annexe officielle wallonne le précise : le bail est rédigé en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties ayant des intérêts distincts, et chaque exemplaire mentionne le nombre d’originaux signés. En pratique, il en faut un de plus, destiné à l’enregistrement. Pour un bailleur et un locataire, comptez donc trois exemplaires. Le coût se limite à l’impression.

L’enregistrement, gratuit dans les deux mois

L’enregistrement est la formalité qui donne au bail une date certaine. Pour un logement, il ne coûte rien s’il est fait dans le délai.

• En Wallonie, l’annexe officielle indique que le bailleur fait enregistrer le bail au bureau de l’enregistrement du lieu du logement, qui dépend du SPF Finances, sur place, par courrier ou en ligne via MyRent. L’enregistrement est gratuit s’il est réalisé dans les deux mois de la signature. Le décret met l’obligation à charge du bailleur et précise que les frais d’un enregistrement tardif sont entièrement à sa charge (article 53).
• À Bruxelles, la Région rappelle que tout bail concernant un logement doit être enregistré dans les deux mois de la signature, gratuitement et à charge du bailleur. Depuis le 1er janvier 2025, les baux d’habitation bruxellois doivent en outre être enregistrés sur la plateforme régionale Irisrent ; selon la page officielle bruxelloise sur l’enregistrement, à la suite d’un arrêt de la Cour constitutionnelle du 3 avril 2025, le bail doit être enregistré à la fois sur Irisrent et sur MyRent.

Ne pas enregistrer coûte plus cher que l’enregistrement lui-même. En Wallonie, tant que le bail de résidence principale n’est pas enregistré, et après une mise en demeure restée sans effet pendant un mois, le locataire peut partir sans respecter le délai de congé ni payer l’indemnité prévue (article 54). À Bruxelles, l’enregistrement conditionne l’indexation du loyer et le bénéfice des délais de préavis du Code bruxellois du logement.

La gratuité vise les baux de logement. Pour un bureau, un commerce ou un autre bien qui n’est pas un logement, les règles fiscales sont différentes : vérifiez les droits dus et le délai sur le site du SPF Finances avant de signer.

Faire rédiger son bail par un professionnel

Partir d’un modèle convient à la plupart des locations simples. Une situation particulière justifie parfois de confier la rédaction à un professionnel : colocation, logement meublé, clauses de travaux, bien mixte, garant, bail de longue durée. Aucun tarif officiel n’est publié pour ces missions ; chaque professionnel fixe ses honoraires.

L’annexe wallonne rappelle qu’un bail authentique, établi par un notaire, a toujours une date certaine, alors qu’un bail sous seing privé l’acquiert notamment à partir de son enregistrement. Pour savoir quand l’acte notarié se justifie, voyez notre guide sur le bail notarié.

Un bail qui prévoit un garant mérite aussi une rédaction soignée : l’engagement doit être précis, limité et daté. Si la question se pose en cours de bail, notre guide explique comment se retirer garant d’un bail.

L’état des lieux d’entrée, le poste qui protège

Le bail décrit les droits et obligations des parties, pas l’état du logement. C’est l’état des lieux d’entrée qui fixe ce point de départ, et c’est sur lui que se jouera la restitution de la garantie.

En Wallonie, l’article 27 du décret impose un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire, dressé pendant que les lieux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation. Il est annexé au bail et soumis à l’enregistrement. Le décret règle aussi son coût : en cas de désignation conjointe d’un expert, les frais sont partagés à parts égales ; si une seule partie désigne un expert, elle en assume les frais. Sans état des lieux détaillé, le preneur est présumé avoir reçu le logement dans l’état où il le rend, sauf preuve contraire.

Chez nous, l’état des lieux d’entrée ou de sortie démarre à 80 € TVAC par partie, et l’état des lieux avant travaux à 90 € TVAC. Désigné d’un commun accord, l’expert travaille pour les deux parties : chacune reçoit le même rapport, pièce par pièce, photos datées à l’appui.

La garantie locative, une somme immobilisée

La garantie n’est pas un coût à proprement parler : elle reste la propriété du locataire et lui revient en fin de bail, déduction faite de ce qu’il devrait encore. Elle pèse néanmoins sur le budget d’entrée.

• En Wallonie, la garantie ne peut excéder deux mois de loyer, quelle que soit sa forme, depuis le 1er juin 2023 (décret du 19 mai 2023).
• À Bruxelles, pour les baux conclus ou renouvelés à partir du 1er novembre 2024, la garantie ne peut excéder deux mois de loyer et prend l’une des cinq formes prévues par le Code bruxellois du logement.

Les autres frais à prévoir

Quelques dépenses accompagnent encore la signature :

• L’assurance du locataire. À Bruxelles, pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024, le locataire s’assure contre l’incendie et le dégât des eaux, et en fournit la preuve dans le mois de l’entrée, puis dans le mois qui suit la demande du bailleur. En Wallonie, le modèle de bail de droit commun prévoit une clause d’assurance ou d’abandon de recours, dont le coût peut être répercuté au preneur.
• Le certificat PEB. Le bail mentionne la date du dernier certificat lorsqu’il est requis et l’indice de performance du logement : c’est au bailleur de l’avoir en main avant la mise en location.
• Les honoraires d’agence, si vous passez par un intermédiaire : leur montant et la partie qui les supporte découlent du contrat conclu avec l’agence.

Le type de bail influence aussi le budget. Un bail meublé, par exemple, suppose un inventaire du mobilier en plus de l’état des lieux.

Récapitulatif par poste

En résumé : combien coûte un contrat de bail dépend moins du contrat que de ce qui l’entoure. Un modèle officiel bien complété et enregistré à temps ne coûte rien ; l’état des lieux d’entrée, lui, est l’investissement qui évite les litiges à la sortie.