Application et logiciel pour l’état des lieux de sortie

Remplir l’état des lieux de sortie sur une tablette plutôt que sur papier, prendre les photos dans la même application, signer à l’écran et recevoir un PDF dans la foulée : l’idée séduit, et beaucoup cherchent un « état des lieux de sortie en ligne ». Mais un logiciel reste un support. Les règles qui font la valeur du document sont les mêmes, quel que soit l’outil. Cet article de nos guides sur l’état des lieux explique ce que la loi attend et comment juger une application, sans en recommander aucune. Pour les étapes de la visite elle-même, lisez notre article sur le déroulement d’un état des lieux de sortie.

Ce qu’un outil change, et ce qu’il ne change pas

Aucun texte wallon ou bruxellois n’impose un format. Le décret wallon du 15 mars 2018 et le Code bruxellois du logement fixent le moment, le caractère contradictoire et, en Wallonie, le contenu minimal de l’état des lieux de sortie ; ils ne disent rien du papier ou de l’écran.

Un outil numérique peut aider à structurer la visite, à rattacher chaque photo à la bonne pièce et à produire un document propre. Il ne peut pas :

• remplacer la présence des parties : le constat doit être contradictoire ;
• décider à votre place si une trace relève de l’usure normale ou d’un dégât locatif ;
• combler un état des lieux d’entrée absent ou vague, sans lequel aucune comparaison n’est possible.

En ligne ne veut pas dire à distance

L’expression « en ligne » prête à confusion. On peut remplir le document en ligne ; on ne peut pas le dresser à distance. En Wallonie comme à Bruxelles, chaque partie peut requérir un état des lieux de sortie contradictoire et à frais partagés, établi après la libération des lieux par le preneur et avant la remise des clés au bailleur. À Bruxelles, depuis le 1er novembre 2024, il doit l’être au plus tard dans le mois de la libération des lieux.

Contradictoire signifie, selon la brochure de la Région bruxelloise, « en présence du preneur et du bailleur, ou de leurs représentants ». La même brochure prévient qu’un état des lieux dressé par une seule des parties, ou par un expert désigné par une seule d’entre elles, peut toujours être contesté par l’autre. Des photos envoyées par le locataire après son départ, remplies dans une application par le bailleur seul, ne font donc pas un état des lieux de sortie contradictoire.

Les exigences qui valent aussi à l’écran

En Wallonie, l’article 27, § 5, du décret du 15 mars 2018 énumère ce que contient au minimum l’état des lieux de sortie, sauf convention contraire. Un outil doit permettre de renseigner chacun de ces points :

À Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du logement ajoute, pour un logement pourvu de compteurs individuels, le relevé des index, les numéros de compteurs et les codes EAN d’eau, de gaz et d’électricité. Un outil qui ne prévoit pas ces champs oblige à les ajouter à la main.

Les critères pour juger un outil

Reprendre la trame de l’entrée

L’état des lieux de sortie se lit à côté de celui d’entrée. Le premier critère est donc la possibilité de repartir du document d’entrée : même ordre des pièces, mêmes éléments, mêmes désignations. Idéalement, l’outil affiche la description d’entrée en regard de chaque champ de sortie. Si l’entrée a été faite sur papier ou avec un autre outil, vérifiez que vous pouvez au moins recopier sa structure.

Des photos datées et rattachées

Chaque photo doit être datée, rattachée à une pièce et à un élément, et intégrée au document final. Le modèle wallon d’état des lieux d’entrée rappelle que les photos « ne dispensent pas les parties de remplir le présent formulaire de manière précise » : une galerie d’images sans description ne suffit pas. Conservez aussi les fichiers d’origine.

Les signatures et les remarques des deux parties

Le décret wallon demande les signatures des parties présentes ou de leur mandataire, précédées de la mention « lu et approuvé », et celles des auteurs des constatations. L’outil doit permettre à chaque partie de relire le document complet avant de signer, et d’y inscrire ses remarques si elle n’est pas d’accord sur un point.

Un export complet et durable

Le document final doit pouvoir être exporté, en PDF par exemple, avec toutes ses pages, toutes les photos et toutes les signatures, puis remis à chaque partie. Vérifiez que vous garderez l’accès à ce fichier même si vous résiliez un abonnement ou si l’éditeur disparaît : c’est lui qui servira de preuve, parfois des mois plus tard.

Un outil qui tient sur le terrain

Un état des lieux de sortie se fait rarement dans de bonnes conditions techniques : cave sans réseau, grenier mal éclairé, compteurs dans un local commun, visite de plusieurs heures pour une maison. Avant le rendez-vous, vérifiez que l’outil fonctionne sans connexion et synchronise ensuite, que la batterie de la tablette tiendra toute la visite, et que les photos restent lisibles en faible lumière. Prévoyez aussi un plan de secours : un formulaire papier reprenant la trame d’entrée évite de reporter la visite si l’appareil tombe en panne, alors que le calendrier est serré entre la libération des lieux et la remise des clés.

La signature électronique, avec prudence

Le modèle wallon d’état des lieux, conçu pour le papier et à valeur indicative, prévoit une mention manuscrite « lu et approuvé », un paraphe des deux parties sur chaque page et des photos signées au dos par les preneurs. Le décret, lui, parle de signatures précédées de la mention « lu et approuvé », sans préciser le support.

Nous ne tranchons pas ici la valeur de chaque procédé de signature électronique. Deux conseils pratiques suffisent : assurez-vous que l’outil permet d’identifier clairement qui a signé et quand, et que chaque partie reçoit exactement le même document final. En cas de doute, imprimer le PDF et le faire signer à la main par les deux parties avant la remise des clés reste la voie la plus simple.

Plugins, sites et logiciels de gestion

Certains bailleurs ou gestionnaires cherchent une extension pour leur site, par exemple un plugin WordPress de location avec un module d’état des lieux. Ce type d’outil peut générer un formulaire ou archiver les documents, mais il ne rend pas le constat valable par lui-même : les mêmes exigences de présence, de détail et de signature s’appliquent. Certains cherchent aussi un outil précis sous un nom de marque, comme « état des lieux je loué bien » : voyez notre article consacré aux applications d’état des lieux en général. Quel que soit le nom de l’outil, les critères ci-dessus restent les bons.

Là où l’outil ne suffit plus

Un logiciel classe et met en forme ; il ne juge pas. Les difficultés d’une sortie tiennent rarement à la saisie :

• l’usure normale : la brochure du Service public de Wallonie rappelle que les dégâts s’évaluent en tenant compte de la vétusté des équipements et de l’amortissement des décors ;
• le chiffrage : constater une dégradation ne dit pas ce qu’elle coûte ;
• les défauts cachés : un problème qui n’était pas visible à l’entrée relève d’une autre analyse, que nous traitons dans notre article sur le vice caché après état des lieux d’entrée ;
• les dommages importants : une évaluation technique peut être nécessaire, voyez notre article sur l’expertise et état des lieux.

Pour un logement type, notre article sur l’état des lieux de sortie d’un appartement passe en revue les points à contrôler pièce par pièce, quel que soit l’outil.

En résumé : une application ou un logiciel peut rendre l’état des lieux de sortie plus lisible et plus rapide à produire, à condition de respecter les exigences de fond. Choisissez un outil sur des critères vérifiables, gardez toujours une copie complète hors de l’outil, et ne confondez pas « en ligne » avec « à distance ».