Faire un état des lieux en ligne : logiciels et applications

Remplir l’état des lieux sur une tablette, photographier chaque pièce dans l’application, signer sur l’écran et recevoir le PDF par courriel : l’état des lieux numérique est devenu courant. Beaucoup de bailleurs et de locataires cherchent un logiciel, gratuit si possible, ou une application dont ils ont entendu parler, comme « état des lieux Je loue bien ». Ce guide de nos guides sur l’état des lieux explique ce qu’un outil en ligne peut faire, et ce qu’il ne fait pas. Pour les règles générales du document, consultez notre guide complet de l’état des lieux.

Ce que la loi exige, quel que soit le support

Aucun texte wallon ou bruxellois n’impose que l’état des lieux soit rédigé sur papier. En revanche, les règles de fond restent les mêmes, que le document soit saisi au stylo ou sur un écran.

En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation impose un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire, dressé pendant que les lieux sont inoccupés ou au cours du premier mois d’occupation, annexé au bail et soumis à enregistrement. Sauf convention contraire, il comporte au minimum :

• la date du constat, l’identité et la qualité des auteurs des constatations ;
• les références du bail : coordonnées des parties, adresse du bien, date de début ;
• une note générale sur l’état du bien, puis l’état apparent, les dégâts et la propreté de chaque pièce ;
• l’état et le fonctionnement apparent des équipements, et le relevé des documents d’entretien ;
• les index des compteurs et les jauges des citernes ;
• les clés, télécommandes, badges et autres dispositifs remis ;
• l’existence et la localisation des équipements de sécurité ;
• les signatures des parties présentes ou de leur mandataire, précédées de la mention « lu et approuvé », et celles des auteurs des constatations.

À Bruxelles, l’article 220 du Code du logement impose lui aussi un état des lieux d’entrée détaillé, contradictoire et à frais communs ; si le logement a des compteurs individuels, les états des lieux d’entrée et de sortie mentionnent les index, les numéros de compteurs et les codes EAN. La brochure régionale rappelle que l’état des lieux doit être dressé contradictoirement, daté, signé et détaillé : un document établi par une seule partie peut toujours être contesté par l’autre.

Ce qu’un logiciel apporte vraiment

Bien utilisé, un outil numérique a de vrais avantages :

• la structure : une trame pièce par pièce, avec des rubriques (sols, murs, plafonds, menuiseries, équipements) qui évitent les oublis ;
• les photos : prises dans l’application, rattachées à chaque élément et horodatées, elles sont plus faciles à retrouver qu’un dossier d’images en vrac ;
• la comparaison : certains outils reprennent la trame de l’entrée pour la sortie et affichent les deux constats côte à côte ;
• la remise immédiate : le document final peut être envoyé aux deux parties le jour même.

Ces avantages ne valent que si le document final est complet. Un rapport numérique de cinquante photos sans aucune description reste un état des lieux vague, difficile à exploiter à la sortie.

La saisie sur écran a aussi ses pièges. Les listes déroulantes poussent à cocher « bon état » partout, alors qu’une description courte mais précise, comme « deux trous de chevilles à gauche de la fenêtre », vaut bien davantage. Une photo sans légende ne dit pas toujours de quel mur il s’agit. Et la batterie d’une tablette qui lâche au milieu d’une maison de six pièces oblige à tout reprendre : prévoyez une sauvegarde régulière et une seconde source d’énergie.

Choisir une application ou un logiciel

Nous ne recommandons aucune marque. Les recherches portent souvent sur des noms d’outils précis, gratuits ou payants, sur tablette, iPad ou Android. Plutôt que de comparer des marques, jugez l’outil sur des critères.

Un point mérite une attention particulière : un outil pensé pour un autre pays peut suivre d’autres règles que le bail belge. Vérifiez que les mentions, les délais et le vocabulaire correspondent au bail belge et à la Région du bien. Le modèle-type wallon d’état des lieux d’entrée et le modèle bruxellois, tous deux à valeur indicative, sont de bonnes références pour contrôler qu’aucune rubrique ne manque.

Pour un local commercial, la trame doit être adaptée : vitrine, installations techniques, enseigne ; voyez notre article sur le bail commercial état des lieux de sortie. Et si vous cherchez un outil surtout pour la fin du bail, notre article sur l’application et logiciel pour l’état des lieux de sortie détaille la comparaison avec l’entrée.

La signature électronique, ce qu’il faut savoir

Le livre 8 du Code civil, consacré à la preuve et en vigueur depuis le 1er novembre 2020, définit l’écrit indépendamment du support, pourvu que l’information reste accessible et intègre. Il définit la signature comme « un signe ou une suite de signes tracés à la main, par voie électronique ou par un autre procédé, par lesquels une personne s’identifie et manifeste sa volonté ». Pour la signature électronique, l’article 8.1 renvoie au règlement européen n° 910/2014, dit eIDAS (texte du livre 8 sur Justel).

En pratique, tous les procédés ne se valent pas : une signature tracée au doigt sur une tablette, une case cochée dans un courriel ou une signature avec la carte d’identité électronique n’identifient pas le signataire avec la même force. Pour un état des lieux, deux précautions suffisent dans la plupart des cas :

1. chaque partie signe le même document final, après l’avoir relu en entier, photos comprises ;
2. chacune reçoit immédiatement une copie identique, qu’elle conserve en dehors de l’application.

En cas de doute sur l’identification des signataires, imprimer le PDF et le faire signer à la main par les deux parties, avec la mention « lu et approuvé », reste la solution la plus simple.

Procuration et enregistrement

Une partie qui ne peut pas être présente peut se faire représenter : le décret wallon parle des signatures des « parties présentes ou de leur mandataire ». Mieux vaut une procuration écrite, jointe au document, et un mandataire qui signe en cette qualité ; vérifiez que l’application permet de l’indiquer.

En Wallonie, l’état des lieux d’entrée est annexé au bail et soumis à l’enregistrement. La brochure régionale sur le bail d’habitation renvoie à l’application MyRent du SPF Finances pour enregistrer le bail et l’état des lieux d’entrée. À Bruxelles, le Code du logement soumet depuis le 1er janvier 2025 les baux d’habitation à un enregistrement régional, IRISrent. Dans les deux cas, il vous faut un fichier propre, complet et signé.

Ce qu’aucune application ne remplace

L’outil ne voit rien par lui-même. Une fissure, une trace d’humidité, une prise qui ne fonctionne pas ou un joint fatigué ne sont notés que si quelqu’un les cherche. La brochure bruxelloise le dit à propos du modèle régional : il « ne remplace donc pas la compétence et l’expérience pratique d’un expert ».

Faire appel à un expert désigné ensemble, dont les honoraires sont partagés, apporte la neutralité et la méthode : une description pièce par pièce, des photos datées et un rapport complet remis aux deux parties. Chez nous, l’état des lieux d’entrée ou de sortie commence à 80 € TVAC par partie.

En résumé : faire un état des lieux en ligne est possible et souvent pratique, mais le support ne dispense d’aucune règle. Choisissez un outil sur des critères, faites le constat sur place et ensemble, et conservez le PDF final signé hors de l’application.