Modèle d’état des lieux d’un kot étudiant gratuit (PDF et Word)

Chaque rentrée, des milliers d’étudiants emménagent dans un kot à Louvain-la-Neuve, Liège, Namur, Mons ou Bruxelles, souvent avec leurs parents. Entre la signature du bail et l’installation, l’état des lieux d’entrée passe parfois à la trappe, alors qu’il conditionne le remboursement de la garantie. Cet article de nos guides sur l’état des lieux vous oriente vers les modèles officiels et propose une trame adaptée au kot. Pour les règles générales et le déroulement de la visite, voyez notre article sur l’état des lieux d’un kot étudiant.

Un état des lieux obligatoire, même pour un kot

Le bail étudiant a ses règles propres, mais il reste un bail d’habitation. En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation impose aux parties de dresser un état des lieux d’entrée détaillé et contradictoire, pendant que le logement est inoccupé ou au cours du premier mois d’occupation. Le chapitre du décret consacré au bail étudiant ne déroge pas à cette règle.

À Bruxelles, la brochure juridique de la Région sur les baux d’habitation (janvier 2025) précise que les règles spécifiques au bail étudiant ne régissent pas tous ses aspects : pour le reste, s’appliquent les règles communes à tous les baux d’habitation, dont l’état des lieux détaillé et contradictoire de l’article 220 du Code bruxellois du logement. Le bail étudiant bruxellois suppose que l’étudiant communique au bailleur la preuve de sa qualité d’étudiant, et sa durée ne dépasse pas douze mois.

Sans état des lieux détaillé, le décret wallon présume que le preneur a reçu le logement dans l’état où il se trouve à la fin du bail, sauf preuve contraire ; la brochure bruxelloise décrit la même règle. C’est donc surtout le bailleur qui a intérêt à un document complet, mais l’étudiant en a besoin tout autant pour prouver l’état du kot à son arrivée.

Les modèles gratuits des Régions

Aucune Région ne publie, à notre connaissance, de modèle d’état des lieux propre au kot. Deux modèles officiels, gratuits et indicatifs, servent toutefois de base :

• en Wallonie, le modèle-type d’état des lieux d’entrée d’un appartement ou d’une maison, publié par le Service public de Wallonie Logement, en PDF et en Word ; notre article sur l’état des lieux type région wallonne le commente rubrique par rubrique ;
• à Bruxelles, le modèle du Gouvernement, proposé sur be.brussels en français et en néerlandais, en PDF et en Word.

Ces modèles sont pensés pour un logement complet. Pour un kot, il faut les alléger (pas de jardin, souvent pas de cave) et les compléter sur deux points : les parties communes et le mobilier. Si le logement étudiant est en réalité un petit appartement indépendant, le modèle d’état des lieux d’un appartement gratuit convient mieux.

Ce site ne propose aucun fichier à télécharger : la trame ci-dessous est à recopier dans le modèle officiel de votre Région ou dans votre propre document.

La trame d’un état des lieux de kot

L’en-tête

• adresse du bâtiment, numéro et étage du kot ;
• identité du bailleur et de l’étudiant, et, le cas échéant, des parents qui ont signé le bail pour son compte ;
• date du bail, date de prise de cours, date et heure de la visite ;
• identité et qualité des auteurs des constatations (les parties elles-mêmes, un expert commun, un représentant).

La chambre

Pour chaque élément, indiquez la matière, l’état et les défauts, en les localisant :

Les parties communes

Un kot se vit souvent en communauté. Précisez les espaces partagés auxquels l’étudiant a accès (cuisine, salle de bain, toilettes, local vélos, buanderie) et décrivez leur état général. Le bail doit préciser lesquels sont compris dans la location ; l’état des lieux, dans quel état ils se trouvent à l’entrée.

L’inventaire du mobilier et des équipements

C’est la rubrique la plus contestée à la sortie. Listez chaque objet mis à disposition et son état :

• lit, sommier, matelas (taches, déchirures, housse éventuelle) ;
• bureau, chaise, lampe de bureau ;
• armoire, étagères, penderie ;
• réfrigérateur, plaques de cuisson, micro-ondes s’ils sont dans le kot ;
• rideaux, tentures, miroir, poubelle.

Le modèle wallon prévoit que les appareils mis à la disposition du locataire peuvent être énumérés dans une remarque préalable, avec la charge de leur entretien. Pour un kot meublé, l’inventaire complet, objet par objet, reste plus sûr.

Compteurs, clés et sécurité

• index des compteurs s’il existe des compteurs individuels, avec leurs numéros ; à Bruxelles, la brochure régionale demande aussi les codes EAN ;
• nombre et type de clés, badges et télécommandes remis (chambre, porte d’entrée, boîte aux lettres, local vélos) ;
• présence et emplacement des détecteurs de fumée.

Les signatures

Le modèle wallon prévoit un exemplaire par partie présente, plus un destiné à l’enregistrement, avec le nombre de pages et de photos. Chaque page est paraphée par les deux parties ; les signatures sont précédées de la mention manuscrite « lu et approuvé ». Les photos, signées au verso par le preneur, ne dispensent pas de remplir le formulaire avec précision.

Les points propres au logement étudiant

Les parents. Beaucoup de baux de kot sont signés par les parents. À Bruxelles, la brochure régionale admet qu’un bail étudiant soit conclu pour le compte de l’étudiant, par exemple par ses parents. Si ni l’étudiant ni ses parents ne peuvent être présents, une procuration écrite permet à une autre personne de les représenter : en Wallonie, le décret prévoit la signature « des parties présentes ou de leur mandataire ».

Le calendrier de la rentrée. Les entrées se concentrent sur quelques semaines. Faites l’état des lieux avant d’installer les affaires : une chambre remplie de cartons cache les défauts du sol et des murs.

Le label bruxellois. À Bruxelles, un bailleur peut demander pour son logement étudiant le label « logement étudiant de qualité ». Parmi les critères optionnels, la brochure cite la présence d’équipements utiles aux étudiants, comme un lit, un matelas ou un bureau : raison de plus pour les décrire avec soin.

La garantie. En Wallonie, l’article 82/1 du décret plafonne la garantie du bail étudiant à deux mois de loyer. À Bruxelles, pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024, la garantie ne dépasse pas deux mois de loyer. L’état des lieux d’entrée est la référence qui permettra d’en discuter la libération.

Les erreurs fréquentes dans un état des lieux de kot

Nos visites de logements étudiants font ressortir toujours les mêmes oublis :

• le matelas non décrit : taches et déformations sont les premiers points discutés à la sortie ; retirez la housse et regardez les deux faces ;
• les trous de fixation : punaises, clous, traces d’adhésif au mur se comptent et se localisent à l’entrée, faute de quoi ils seront imputés à l’étudiant ;
• les communs oubliés : une cuisine partagée déjà usée doit être décrite, sinon rien ne permet de distinguer ce qui existait avant l’arrivée ;
• l’électroménager non testé : ouvrez le réfrigérateur, allumez les plaques, faites couler l’eau chaude ;
• les clés et badges non comptés : un badge manquant à la sortie se discute mal s’il n’a jamais été inscrit ;
• un exemplaire gardé par le seul bailleur : l’étudiant, ou ses parents, doit repartir avec son exemplaire signé et les photos.

Un état des lieux de kot bien fait prend du temps, même pour une seule chambre. Mieux vaut prévoir le rendez-vous avant l’emménagement, quand parents et étudiant sont encore disponibles.

Du bail à l’état des lieux

L’état des lieux s’annexe au bail. Pour un kot en Wallonie, le Service public de Wallonie Logement publie des modèles de bail étudiant ; notre article sur le modèle de contrat de bail gratuit en Wallonie présente ces modèles. Pour les règles communes à toute la Belgique, voyez notre guide du bail locatif en Belgique.

En résumé : il n’existe pas de modèle officiel d’état des lieux propre au kot, mais les modèles gratuits de la Wallonie et de Bruxelles, complétés par une rubrique sur les parties communes et un inventaire détaillé du mobilier, suffisent à dresser un document solide. Qu’il soit fait par les parties ou par un expert commun, il doit rester détaillé, contradictoire et signé.