État des lieux gratuit : est-ce possible ?

Chercher un « état des lieux gratuit », c’est souvent chercher deux choses : un modèle à télécharger sans payer, et la possibilité de se passer d’un expert. La réponse est oui aux deux, à une condition que la loi pose clairement : l’état des lieux doit être détaillé et contradictoire. Cet article de nos guides sur l’état des lieux fait le point pour la Wallonie et Bruxelles. Pour tout le parcours, de l’entrée à la sortie, voyez notre guide complet de l’état des lieux.

Oui, bailleur et locataire peuvent le faire eux-mêmes

Aucun texte n’impose de faire appel à un professionnel. En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 dispose que « les parties dressent un état des lieux d’entrée détaillé contradictoire ». L’expert n’est qu’une option : s’il est désigné ensemble, ses frais sont partagés à parts égales ; s’il est désigné par une seule partie, celle-ci les paie.

À Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du logement impose aussi un état des lieux d’entrée détaillé, dressé contradictoirement et à frais communs. La Région de Bruxelles-Capitale recommande qu’il soit dressé de préférence par un expert, dont les honoraires sont partagés, mais elle admet qu’il le soit conjointement par le locataire et le bailleur.

Un état des lieux fait par les parties elles-mêmes ne coûte donc rien d’autre que du temps. Il a exactement la même nature qu’un état des lieux d’expert, à condition de respecter les mêmes exigences.

Les modèles gratuits officiels

Inutile de chercher bien loin : les deux Régions publient elles-mêmes un modèle gratuit, à valeur indicative.

Le modèle wallon, que vous pouvez télécharger sur le site du SPW Logement, est tout sauf simplifié : il parcourt le logement pièce par pièce, du hall d’entrée au grenier, et se termine par les clés, les compteurs, les attestations d’entretien, la propreté et les détecteurs d’incendie. Le modèle bruxellois est proposé sur la page de la Région consacrée à l’état des lieux.

Ces modèles ne sont pas obligatoires, mais ils ont un grand mérite : ils obligent à tout regarder. Pour les logements situés en Flandre, d’autres règles et d’autres modèles s’appliquent, que nous ne traitons pas ici.

Gratuit ne veut pas dire simplifié

Beaucoup de recherches portent sur un « état des lieux simplifié gratuit ». Il faut distinguer deux choses. Un document clair, bien organisé, facile à relire : c’est une qualité. Un document réduit à quelques cases cochées et à la mention « bon état général » : c’est un risque.

La loi exige un état des lieux détaillé. Le décret wallon énumère ce qu’il doit contenir au minimum : la date, l’identité des auteurs, les références du bail, une note générale sur l’état du bien, la description de l’état apparent de chaque pièce, l’état des équipements, les documents d’entretien, les index des compteurs et la liste des clés remises. Une grille trop sommaire n’y répond pas. Notre article sur l’état des lieux simple montre comment rester lisible sans sacrifier le détail.

Les limites d’un état des lieux fait soi-même

Dresser soi-même un état des lieux est parfaitement possible, et certains documents de particuliers sont très sérieux. Mais nos visites nous montrent aussi les pièges les plus fréquents :

• Le temps : décrire correctement une maison, avec cave, grenier et jardin, prend plusieurs heures. Le jour de la remise des clés, entre un déménagement et une signature, on est tenté d’aller vite.
• La neutralité : bailleur et locataire n’ont pas le même intérêt. Chacun est tenté de minimiser ou d’exagérer, et la discussion sur une trace ou une fissure peut vite se tendre.
• Le vocabulaire : « usé », « abîmé », « défraîchi » n’ont de valeur que s’ils sont employés de la même façon partout, et localisés précisément.
• Les photos : elles complètent le texte sans le remplacer. Le modèle wallon le rappelle : les photos, signées au dos par les preneurs, ne dispensent pas de remplir le formulaire de manière précise.
• La comparaison à la sortie : si l’état des lieux de sortie ne suit pas la même trame que celui d’entrée, chaque écart se discute.

La question se pose aussi en fin de bail : notre article « état des lieux de sortie gratuit : est-ce possible » détaille les points de vigilance propres au départ du locataire.

Qui paie quoi, selon la formule choisie

La question du prix dépend surtout de la personne qui dresse l’état des lieux. Voici ce que prévoient les textes pour l’état des lieux d’entrée.

À la sortie, le décret wallon prévoit que chaque partie peut requérir un état des lieux contradictoire à frais partagés ; à Bruxelles, l’article 220 prévoit la même règle. Et si le bailleur choisit seul son expert pour l’entrée, en Wallonie, c’est à lui d’en payer les frais.

Les frais qui restent gratuits

Faire soi-même, ce n’est pas seulement économiser des honoraires. Les autres étapes sont, elles aussi, gratuites pour un logement :

• Le modèle : gratuit, publié par la Région.
• L’enregistrement : le SPF Finances indique qu’il est gratuit pour un bien affecté exclusivement à l’habitation, que l’état des lieux soit présenté avec le bail ou après lui avec une copie du bail enregistré ; un droit fixe de 50 euros n’est dû que si le bail n’est pas exclusivement d’habitation.
• Le dépôt en ligne : l’application MyRent du SPF Finances permet d’enregistrer bail et état des lieux sans se déplacer.

Quand l’expert vaut son prix

Un état des lieux payant n’est pas toujours nécessaire. Il devient vraiment utile quand :

• le logement est grand, meublé ou très équipé ;
• le bailleur ou le locataire ne peut pas être présent longtemps, ou pas du tout le jour prévu ;
• la relation entre les parties est déjà tendue ;
• le logement présente des défauts dont l’origine devra peut-être être établie un jour (fissures, humidité) : à ce stade, notre page expertise et état des lieux explique la différence entre les deux missions.

Chez nous, le devis est gratuit et sans engagement ; l’état des lieux, lui, est payant : dès 80 € TVAC par partie pour une entrée ou une sortie, lorsque bailleur et locataire désignent ensemble l’expert et partagent ses frais. Cette somme couvre la visite, la description pièce par pièce, les photos datées et le rapport signé.

Nos conseils pour un état des lieux gratuit réussi

• Partez du modèle officiel de votre Région plutôt que d’une grille trouvée au hasard, qui ne suit pas forcément les règles de votre Région.
• Prévoyez le temps nécessaire, logement vide, en journée, avant l’emménagement.
• Décrivez chaque pièce dans le même ordre, du sol au plafond, et localisez chaque défaut.
• Relevez les compteurs avec leurs numéros ; ces relevés serviront aussi au transfert des contrats d’énergie lors du déménagement du locataire.
• Signez chaque page, gardez un exemplaire par partie et enregistrez le document avec le bail.

En résumé : un état des lieux gratuit est tout à fait possible en Belgique, avec les modèles officiels et un enregistrement sans frais pour un logement. Sa seule exigence, mais elle est de taille, est d’être aussi détaillé et contradictoire qu’un état des lieux d’expert.