Formulaires et documents de garantie locative

La garantie locative laisse une trace écrite du premier au dernier jour du bail : une clause dans le contrat, une preuve de constitution, puis un accord ou un jugement pour la libérer. Ce guide de nos guides location et bail recense ces documents, en Wallonie et à Bruxelles, et propose une trame de lettre pour les cas les plus fréquents. Pour les montants, les formes admises et le cadre général, commencez par notre article sur la garantie locative en Belgique.

À la signature, le bail et sa clause de garantie

Aucun texte n’impose de garantie. Le SPW Logement le rappelle : « La loi n’impose pas la constitution d’une garantie locative », mais la plupart des contrats la prévoient, et la loi encadre alors sa constitution. La brochure de Bruxelles Logement dit la même chose pour la Région bruxelloise : la garantie n’est obligatoire que si le contrat la prévoit.

Le premier document est donc le bail écrit. La clause de garantie devrait préciser au minimum :

• la forme retenue, qui est au choix du preneur ;
• le montant, exprimé en mois de loyer et en euros ;
• le délai dans lequel la garantie doit être constituée ;
• l’institution financière concernée, lorsqu’elle est déjà connue.

Le plafond est aujourd’hui le même dans les deux Régions. En Wallonie, l’article 62 du décret du 15 mars 2018 limite la garantie à un montant équivalent à deux mois de loyer, quelle que soit sa forme, depuis le décret du 19 mai 2023. À Bruxelles, pour les baux conclus ou renouvelés à partir du 1er novembre 2024, la garantie ne peut pas dépasser deux mois de loyer et prend l’une des cinq formes prévues par le Code bruxellois du logement.

La preuve de constitution, selon la forme choisie

Le document remis au bailleur dépend de la forme de la garantie. C’est lui qui prouve que le preneur a rempli son obligation.

L’attestation de la banque

Pour la garantie bancaire, le bailleur ne reçoit pas d’argent : il reçoit l’engagement de la banque. En Wallonie, l’article 62 prévoit que le Gouvernement fixe le formulaire par lequel les institutions financières attestent au bailleur « que la garantie locative est octroyée, peu importe la manière dont cette garantie est constituée ». Le but est que le bailleur ne sache pas si le preneur passe par un compte, une garantie progressive ou le CPAS. Le décret précise aussi que l’institution financière ne peut pas refuser une garantie bancaire progressive pour des raisons liées à la solvabilité du locataire.

Le reçu, si la somme est remise au bailleur

Certains bailleurs demandent la somme en mains propres ou sur leur propre compte. Le SPW Logement conseille alors au preneur d’obtenir un reçu ou de conserver la preuve du versement. Ce bailleur n’est pas dispensé des règles : s’il ne place pas la garantie sur un compte individualisé au nom du preneur, il lui doit des intérêts depuis la remise de la somme, selon le décret wallon comme selon le Code bruxellois.

Le cas du dépôt par e-DEPO

Le SPW Logement mentionne une autre voie : placer la garantie à la Caisse des Dépôts et Consignations via e-DEPO, application en ligne du SPF Finances. Les documents sont alors dématérialisés. Le bailleur peut y demander un prélèvement en indiquant le montant et son numéro de compte ; il n’est effectué que si le locataire ne s’y oppose pas. Au terme du bail, le propriétaire donne son accord dans l’application pour que les fonds soient remboursés.

Pour un kot, une colocation ou un commerce

Certaines situations demandent un document de plus. En colocation, la garantie est souvent constituée par plusieurs personnes : à Bruxelles, la brochure de Bruxelles Logement indique que le pacte de colocation doit régler les questions relatives à la garantie locative et la ventilation des dégâts imputés sur celle-ci. Les règles propres à ce cas sont détaillées dans notre guide sur la garantie locative en colocation.

Pour le bail étudiant en Wallonie, le décret prévoit lui aussi un plafond de deux mois de loyer (article 82/1). Pour un local commercial, en revanche, les plafonds du bail d’habitation ne s’appliquent pas : tout dépend du contrat.

En fin de bail, le formulaire de libération

C’est le document que tout le monde cherche au moment de rendre les clés. Les textes sont clairs : la banque ne peut libérer la garantie qu’au profit de l’une ou l’autre partie, et seulement sur production de l’un de deux documents.

1. Un accord écrit du preneur et du bailleur. En Wallonie, il est « établi au plus tôt à la fin du contrat de bail » ; à Bruxelles, après la fin du bail. La brochure bruxelloise précise qu’il peut s’agir d’une lettre ou d’un formulaire spécial fourni par la banque, signé par les deux parties.
2. La copie d’une décision judiciaire. En Wallonie, le décret précise qu’elle est exécutoire par provision, nonobstant opposition ou appel.

Un accord signé avant la fin du bail ne suffit donc pas. Et une simple demande du bailleur, même accompagnée de factures, ne permet pas à la banque de lui verser la garantie.

Ce que doit contenir l’accord

Qu’il s’agisse du formulaire de la banque ou d’une lettre libre, l’accord mentionne les noms des parties, l’adresse du logement, les références du compte ou de la garantie, la date de fin du bail et, surtout, la répartition du montant : tout au preneur, ou une partie au bailleur et le solde au preneur. En cas de retenue sur la garantie locative, chaque montant retenu devrait correspondre à un poste identifiable, dégât relevé à l’état des lieux de sortie ou arriéré de loyer ou de charges.

Le délai de deux mois à Bruxelles

Pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024, l’ordonnance bruxelloise du 4 avril 2024 prévoit que, sous réserve d’une procédure contentieuse, la garantie est libérée dans un délai maximal de deux mois à compter de la remise des clés au bailleur. Dans un immeuble à appartements multiples géré par une même personne, elle peut être partiellement bloquée en attendant la clôture annuelle des comptes. À défaut, l’ordonnance publiée au Moniteur belge prévoit que le montant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel pour chaque période mensuelle commencée. Datez donc la remise des clés par écrit : ce document fait courir le délai.

La lettre pour garantie locative, trois cas courants

Les lettres ne remplacent pas l’accord de libération, mais elles préparent la suite si le dialogue se bloque.

Le preneur demande la libération

Après l’état des lieux de sortie et la remise des clés, le preneur peut envoyer au bailleur une lettre qui reprend :

Madame, Monsieur,

Le bail du logement situé [adresse] a pris fin le [date] et les clés vous ont été remises le [date]. L’état des lieux de sortie, dont vous trouverez copie en annexe, a été établi le [date].

Je vous prie de bien vouloir signer, dans un délai de quinze jours, l’accord de libération de la garantie locative constituée auprès de [banque], compte [références], pour un montant de [montant] en ma faveur.

À défaut, je me verrai contraint de saisir le juge de paix.

La mise en demeure

Si le bailleur ne répond pas, la même demande part par recommandé, sous forme de mise en demeure. Droits Quotidiens conseille de fixer un délai raisonnable, de huit ou quinze jours, puis, faute de réponse, d’adresser une requête au juge de paix du lieu où se trouve le logement. Le jugement obtenu est ensuite présenté à la banque ; selon Droits Quotidiens, une copie du jugement, même non signifiée, permet normalement de se présenter à la banque, à condition de le préciser dans la requête.

Le bailleur réclame la constitution de la garantie

La lettre peut aussi aller dans l’autre sens. Le SPW Logement considère que le preneur qui ne constitue pas la garantie prévue au contrat commet une faute. Il conseille au bailleur de le mettre en demeure en lui donnant un dernier délai, puis, à défaut, de s’adresser au juge de paix pour demander la résolution du bail avec dommages et intérêts, ou la condamnation du preneur à constituer la garantie. Il recommande aussi de ne remettre les clés qu’une fois la garantie constituée.

Les formulaires d’aide à la constitution

Le preneur qui n’a pas la somme peut solliciter une aide, avec son propre dossier de demande.

• En Wallonie, la Société wallonne du Crédit social propose un prêt à taux zéro pour constituer la garantie. Selon la page de la Wallonie consacrée à ce prêt, mise à jour en 2022, la demande s’introduit via une application en ligne sur le site de la SWCS, les procédures classiques restant possibles pour les personnes sans accès au numérique ; le prêt ne peut dépasser deux mois de loyer hors charges. Vérifiez les conditions actuelles auprès de la SWCS.
• À Bruxelles, la brochure de Bruxelles Logement décrit l’aide régionale gérée par le Fonds du Logement, qui accorde selon la situation du locataire un crédit sans intérêt ou une intervention du fonds BRU-GAL.
• Dans les deux Régions, la garantie bancaire via le CPAS reste une forme prévue par les textes : c’est alors le CPAS qui introduit la demande auprès de la banque.

En résumé : un bail qui prévoit la garantie, une preuve de constitution adaptée à sa forme, un état des lieux de sortie contradictoire, puis un accord écrit ou un jugement. Avec ces quatre documents, la garantie se constitue et se libère sans mauvaise surprise.