Bail notarié : coût

« Combien coûte un bail chez le notaire ? » La question arrive souvent au moment de choisir entre un contrat signé à la maison et un acte authentique. Ce guide de nos guides location et bail détaille la construction de la facture : ce que la loi fixe, ce qui varie d’un dossier à l’autre et ce qu’il faut demander avant de signer. Pour savoir ce que le notaire apporte réellement et quand son intervention devient obligatoire, commencez par notre article sur le bail notarié.

Les trois postes d’un bail notarié

Selon notaire.be, ce que l’on paie chez le notaire se compose toujours de trois éléments :

1. Les taxes : le notaire perçoit différentes taxes au nom des pouvoirs publics et les reverse aux administrations fiscales. Notaire.be cite notamment les droits d’enregistrement, la TVA et les droits d’écriture. Ces montants ne sont pas destinés au notaire.
2. Les honoraires : c’est la rémunération du travail du notaire et de ses collaborateurs. Pour certains actes, leur montant est fixé par la loi ; pour d’autres, il ne l’est pas.
3. Les frais de dossier : ce sont les frais administratifs que le notaire paie à des services extérieurs, par exemple pour obtenir des documents.

Notaire.be précise que taxes, honoraires et frais de dossier doivent être payés avant la signature de l’acte, et que les parties reçoivent un décompte au préalable. Ce décompte est la pièce à demander en premier : il transforme une question générale en chiffre précis pour votre bail.

Des honoraires fixés par un tarif légal

Le bail fait partie des actes dont les honoraires sont tarifés. Le tarif est annexé à l’arrêté royal du 16 décembre 1950 ; la Fédération du Notariat en publie une consolidation officieuse au 22 décembre 2022, qui tient compte des arrêtés modificatifs successifs, le dernier de novembre 2022.

La règle de calcul pour un bail

La rubrique 13 du tarif vise le bail « sur le prix global, quel que soit le nombre des conventions comprises dans l’acte ». Pour un bail de choses, à ferme ou à loyer, conclu de gré à gré, l’honoraire est calculé selon le barème C, « sur le montant cumulé des loyers et fermages, augmenté des charges imposées au preneur ».

Deux limites encadrent cette base :

• pour un bail à durée fixe, la somme servant de base au calcul ne peut dépasser 25 fois le loyer et les charges annuels ;
• pour un bail à vie, le calcul porte sur un capital égal à 15 fois le prix et les charges annuels ; pour un bail à durée illimitée, sur 25 fois ces montants.

Le barème C est dégressif : il applique des pourcentages qui diminuent par tranches successives à mesure que la base augmente. Le tarif prévoit par ailleurs que ses honoraires fixes et forfaits sont indexés tous les deux ans au 1er janvier.

Un exemple de base de calcul

Prenons un bail de résidence principale de neuf ans, pour un loyer de 800 € par mois, sans charges imposées au preneur. La base est le total des loyers : 800 € × 12 mois × 9 ans, soit 86 400 €. C’est sur ce montant que le notaire applique les tranches du barème C. Pour un bail de trois ans au même loyer, la base serait trois fois plus faible. Nous ne donnons pas le montant final : il dépend aussi des charges retenues, des frais de dossier et des taxes, que seul le décompte du notaire additionne.

Ce que couvrent les honoraires, et ce qu’ils ne couvrent pas

L’article 2 du tarif précise que l’honoraire tarifé couvre tous les devoirs principaux et accessoires du notaire liés à l’acte, notamment les conférences, conseils et consultations, la correspondance, les projets, la rédaction de l’acte, l’inscription au répertoire, la garde de la minute et son dépôt dans la Banque des actes notariés, ou encore la présentation au bureau Sécurité juridique lorsque l’acte doit y être présenté.

En revanche, cet honoraire ne comprend ni les frais dus à des tiers, appelés débours, ni les frais administratifs liés à l’acte et à sa rédaction, appelés vacations. Les droits de copie et les frais de déplacement ne sont pas non plus inclus. Ce sont ces postes qui apparaissent à côté des honoraires dans le décompte.

Les taxes et l’enregistrement du bail

Le bail d’habitation doit être enregistré, qu’il soit signé sous seing privé ou devant notaire. En Wallonie, l’enregistrement relève du SPF Finances. À Bruxelles, le Code bruxellois du logement prévoit désormais que « les baux d’habitation sont soumis à l’enregistrement » et que l’enregistrement confère date certaine au contrat et le rend opposable aux tiers (articles 228/1 et 228/2 de la version consolidée sur Justel).

Pour un logement, l’enregistrement dans les délais n’entraîne en principe pas de droit à payer, comme pour tout bail d’habitation. D’autres taxes peuvent en revanche figurer au décompte d’un acte notarié : demandez au notaire lesquelles s’appliquent à votre bail. Pour un local commercial, le calcul change : notre guide notaire bail commercial en détaille les spécificités.

Le cas des baux de plus de neuf ans et des baux à vie

Pour un bail ordinaire, le notaire reste un choix. Selon notaire.be, « les baux de plus de 9 ans et les baux à vie nécessitent obligatoirement le recours à un notaire », parce qu’ils doivent être transcrits. Le Code civil n’admet en effet à la transcription que les jugements, les actes authentiques et les actes sous seing privé reconnus en justice ou devant notaire (article 3.31).

Pour ces baux, le coût n’est donc plus une option à comparer : c’est une formalité nécessaire pour que toute la durée du bail soit opposable, notamment à un acquéreur. La base de calcul des honoraires suit les règles vues plus haut : plafond de 25 fois le loyer et les charges annuels pour une longue durée fixe, 15 fois pour un bail à vie.

Un droit d’emphytéose suit une logique voisine mais distincte : les honoraires portent sur le montant total des canons, et un droit d’enregistrement de 5 % s’applique aux constitutions depuis le 1er janvier 2024. Nous détaillons ces frais de notaire bail emphytéotique dans un article séparé.

Qui paie le bail notarié

Nous n’avons trouvé, dans les textes consultés, aucune règle qui impose au bailleur ou au preneur d’un bail d’habitation ordinaire de supporter seul les frais de l’acte notarié. C’est donc une question à régler entre les parties, idéalement par écrit avant le rendez-vous.

En pratique, l’intérêt du bail notarié penche souvent du côté du bailleur : il obtient un titre exécutoire, qui lui permet de s’adresser à un huissier en cas de loyers impayés sans passer d’abord par un jugement. Le locataire y trouve surtout une date certaine immédiate, utile si le bien est vendu : en Wallonie, l’acquéreur ne peut expulser le preneur « qui a un bail authentique ou dont la date est certaine » (article 40 du décret du 15 mars 2018). Une répartition des frais qui reflète ces intérêts est souvent la plus simple à faire accepter.

Comment anticiper le coût

Avant de fixer un rendez-vous, préparez les informations qui déterminent la base de calcul : loyer mensuel, durée prévue, charges mises à la charge du locataire, éventuelle garantie. Puis :

1. Demandez un projet de décompte détaillant séparément les honoraires, les frais de dossier et les taxes.
2. Vérifiez la base retenue : durée et charges prises en compte, plafond de 25 annuités pour un bail à durée fixe.
3. Convenez de la répartition entre bailleur et locataire, par écrit.
4. Comparez avec l’avantage attendu : pour un bail de neuf ans ou moins, enregistré rapidement, le bail sous seing privé suffit dans la plupart des cas.

L’état des lieux, un coût à prévoir à côté du bail

Le notaire authentifie le contrat ; il ne constate pas l’état du logement. L’état des lieux d’entrée reste obligatoire, contradictoire et annexé au bail, en Wallonie comme à Bruxelles. En Wallonie, l’article 27 du décret prévoit que l’expert désigné conjointement est payé à parts égales, et qu’un expert désigné par une seule partie reste à sa charge.

C’est un coût modeste au regard de l’enjeu : sans état des lieux détaillé, le locataire est présumé avoir reçu le logement dans l’état où il le rend, sauf preuve contraire, ce qui rend toute retenue sur la garantie difficile à justifier à la sortie. Notre bureau réalise l’état des lieux d’entrée ou de sortie dès 80 € TVAC par partie, et dès 90 € pour un état des lieux avant travaux.

En résumé : le coût d’un bail notarié n’est pas un forfait, mais le résultat d’un tarif légal appliqué aux loyers et charges cumulés, augmenté des frais de dossier et des taxes. Pour un bail long ou à vie, il est incontournable ; pour un bail ordinaire, il se compare avec ce que l’acte apporte vraiment.