Signer l’état des lieux et notaire : règles, exemplaires et valeur

Beaucoup de bailleurs et de locataires se demandent s’il faut passer chez le notaire pour que l’état des lieux « compte ». La réponse est non : ce qui donne sa valeur au document, c’est la manière dont il est dressé et signé. Ce guide, qui complète nos guides sur l’état des lieux et notre article sur l’état des lieux et notaire, passe en revue les règles de signature, le nombre d’exemplaires, la valeur du document signé et le cas particulier de la vente, quand on veut vérifier le bien juste avant l’acte.

Le notaire n’intervient pas dans l’état des lieux locatif

L’état des lieux d’un logement loué est un constat privé. En Wallonie, l’article 27 du décret du 15 mars 2018 prévoit que « les parties dressent un état des lieux d’entrée détaillé contradictoire », elles-mêmes ou par un expert. À Bruxelles, l’article 220 du Code bruxellois du Logement rend applicables à tous les baux d’habitation les articles 1730 et 1731 de l’ancien Code civil : un état des lieux d’entrée détaillé, dressé contradictoirement et à frais communs. Aucun de ces textes ne fait intervenir un notaire.

Le notaire entre en scène dans deux autres situations :

• le bail notarié : le bail est reçu par acte authentique. Selon notaire.be, il a une date certaine dès sa signature et vaut titre exécutoire ; un bail de plus de neuf ans doit d’ailleurs être passé devant notaire, parce qu’il doit être transcrit. L’état des lieux reste un constat distinct, annexé au bail ;
• la vente d’un bien : le notaire reçoit l’acte authentique de vente, le lit aux parties et le signe avec elles. Il ne dresse pas pour autant un état des lieux du bien vendu.

Qui signe l’état des lieux et comment

L’état des lieux se signe par les deux parties, ou par la personne qu’elles ont chargée de les représenter. Lorsqu’un expert rédige le document, il signe lui aussi en tant qu’auteur des constatations.

Le décret wallon est le plus précis. Sauf convention contraire, l’état des lieux d’entrée comporte notamment :

• la date du constat ;
• l’identité et la qualité du ou des auteurs des constatations ;
• les références du bail : coordonnées des parties, adresse du bien, date de début du bail ;
• une note générale sur l’état du bien, puis la description de chaque pièce et de ses équipements ;
• le relevé des index des compteurs et la liste des clés, télécommandes et badges remis ;
• les signatures, précédées de la mention « lu et approuvé », des parties présentes ou de leur mandataire ;
• la signature du ou des auteurs des constatations.

L’état des lieux de sortie wallon suit la même logique : lieu et date de signature, signatures précédées de « lu et approuvé », signature de l’auteur des constatations. À Bruxelles, le Code impose en outre, lorsque le logement a des compteurs individuels, le relevé des index, les numéros des compteurs et les codes EAN ou autres codes d’identification.

La mention « lu et approuvé »

Elle rappelle ce que la signature engage : vous reconnaissez avoir relu le document et en accepter le contenu. Avant de l’écrire, relisez chaque page, vérifiez que les défauts que vous avez vus sont bien notés et que les photos annoncées sont jointes. Une remarque ajoutée à la main avant la signature, et paraphée par les deux parties, vaut mieux qu’une contestation après coup.

Combien d’exemplaires signer

Le Livre 8 du Code civil, consacré à la preuve, fixe la règle de base. Un acte sous signature privée qui constate un contrat synallagmatique « ne fait preuve que s’il a été fait en autant d’originaux qu’il y a de parties ayant un intérêt distinct », et chaque original mentionne le nombre d’originaux établis. Celui qui a exécuté le contrat, même en partie, ne peut plus invoquer l’absence d’un original.

Pour un état des lieux annexé à un bail, la pratique est donc simple : un exemplaire pour le bailleur, un pour le locataire, et, comme le recommande Droits Quotidiens, un exemplaire supplémentaire pour l’enregistrement, puisque l’état des lieux d’entrée est enregistré avec le bail. En colocation, chaque colocataire qui signe doit pouvoir disposer du sien.

La signature électronique

Le Livre 8 accepte la forme électronique. La signature peut être tracée à la main, apposée par voie électronique ou par un autre procédé qui identifie la personne et manifeste sa volonté. Pour un contrat électronique, l’exigence de plusieurs originaux est réputée satisfaite lorsque le procédé permet à chaque partie de disposer d’un exemplaire écrit ou d’y avoir accès. Un état des lieux signé sur tablette est donc recevable, à condition que chacun reçoive le document complet, photos comprises.

La valeur de l’état des lieux signé

Un acte sous signature privée « fait foi de la convention qu’il renferme entre ceux qui l’ont signé » (article 8.18 du Livre 8 du Code civil). En signant l’état des lieux d’entrée, bailleur et locataire reconnaissent l’état décrit. À la fin du bail, la conséquence est directe : s’il a été fait un état des lieux détaillé, le preneur doit rendre le logement tel qu’il l’a reçu suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure (article 28 du décret wallon, article 1731 de l’ancien Code civil à Bruxelles). Sans état des lieux détaillé, il est au contraire présumé avoir reçu le bien dans l’état où il se trouve à la fin du bail, sauf preuve contraire.

Deux nuances méritent d’être connues :

• la date certaine : à l’égard des tiers, un acte sous signature privée n’a date certaine que du jour de son enregistrement, du jour où sa substance est constatée dans un acte authentique, ou lorsqu’une partie ne peut plus le modifier, par exemple à son décès ;
• l’acte authentique : un acte notarié fait foi, jusqu’à inscription de faux, de ce que le notaire a personnellement accompli ou constaté. Mais le notaire ne visite pas le logement pièce par pièce ; ce n’est pas lui qui constate l’état des murs ou des sols.

Signer avec des réserves ou refuser de signer

Si vous n’êtes pas d’accord, ne signez pas un document qui ne correspond pas à ce que vous voyez. Droits Quotidiens conseille de proposer des corrections, de suggérer un expert commun, ou d’ajouter vos remarques et des photos avant de signer. À défaut d’accord, le juge de paix désigne un expert. En Wallonie, pour l’état des lieux d’entrée, la requête est introduite dans les quinze jours qui suivent l’expiration du délai d’un mois ; pour la sortie, elle doit l’être avant la remise des clés. À Bruxelles, l’état des lieux de sortie est dressé après la libération des lieux, avant la remise des clés et au plus tard dans le mois de la libération ; le juge est saisi avant la remise des clés.

L’état des lieux avant signature notaire, lors d’une vente

La recherche « état des lieux avant signature notaire » vise souvent autre chose que la location : l’acheteur veut vérifier la maison juste avant l’acte authentique. Aucun texte n’impose un état des lieux à ce moment-là, mais l’ancien Code civil, toujours applicable à la vente, pose deux règles utiles :

• la chose vendue « doit être délivrée en l’état où elle se trouve au moment de la vente » (article 1614) ;
• pour un bâtiment, l’obligation de délivrer est remplie lorsque le vendeur a remis les clés (article 1605).

Or, selon notaire.be, c’est généralement le jour de l’acte que le prix est versé et que les clés sont remises. Entre le compromis et l’acte, plusieurs mois peuvent s’écouler : un dégât des eaux, un équipement démonté, un grenier encombré peuvent apparaître. Une dernière visite, quelques jours avant la signature, permet de le constater à temps. Si vous voulez une trace, un constat écrit, daté, photographié et signé par le vendeur et l’acheteur a la valeur d’un acte sous signature privée.

Le même réflexe vaut pour d’autres moments où l’on signe un constat. Avant un chantier voisin, un état des lieux avant travaux contradictoire se signe par le propriétaire et l’entrepreneur ou le maître d’ouvrage, et notre article sur le procès-verbal d’état des lieux avant travaux : contenu et valeur explique ce que ce document prouve. Pour une location brève, les règles de signature de l’état des lieux ne changent pas : voyez notre article sur le bail de courte durée : signature.

Si le bien acheté est loué

Lorsque vous achetez un bien occupé par un locataire, notaire.be recommande de consulter le contrat de bail et de vérifier s’il a été enregistré. Demandez aussi au vendeur l’état des lieux d’entrée signé : c’est lui qui servira de référence à la sortie du locataire. Sans lui, il sera difficile de réclamer quoi que ce soit pour des dégâts locatifs.

En résumé : l’état des lieux se passe de notaire. Sa force vient d’une description précise, d’une signature réfléchie et d’un exemplaire pour chacun ; le notaire, lui, reçoit le bail notarié ou l’acte de vente, sans constater l’état du bien à votre place.