Vendre un lot en copropriété : documents

Vendre un appartement ne se résume pas à trouver un acheteur et à fixer un prix. Avec le lot, vous cédez une quote-part des parties communes, des comptes, des décisions passées et parfois des dettes de la copropriété. La loi oblige donc à informer l’acheteur avant qu’il ne s’engage, puis à faire le point au moment de l’acte. Cet article fait partie de nos guides logement, PEB et copropriété et complète notre dossier sur la gestion de la copropriété immobilier, qui explique le rôle du syndic, de l’assemblée générale et des fonds.

Nous ne sommes ni notaires ni avocats et cet article ne remplace pas un conseil juridique. Il résume les articles 3.94 et 3.95 du Code civil tels que publiés sur Justel au 25 septembre 2026.

Une règle fédérale, la même partout

La copropriété forcée d’immeubles est régie par le livre 3 du Code civil, qui est fédéral. Que votre appartement se trouve à Etterbeek, à Uccle, à Liège ou à Namur, et quel que soit le notaire chargé de la vente, ce sont les mêmes articles qui s’appliquent : l’article 3.94 (transmission d’un lot) et l’article 3.95 (arriérés en cas de transmission). Selon la table de concordance publiée par l’IPI, ils reprennent les anciens articles 577-11 et 577-11/1, renumérotés lors de la réforme du droit des biens ; l’historique de cette réforme est retracé dans notre guide sur la nouvelle loi sur la copropriété Belgique.

Ces règles sont impératives. Ce qui change d’une région à l’autre, ce sont les autres attestations que le notaire rassemble pour toute vente immobilière. Le guide des notaires cite notamment la consommation d’énergie et l’état de l’installation électrique, avec des exigences qui varient selon que le bien est à Bruxelles, en Wallonie ou en Flandre. Cet article se concentre sur ce qui est propre à la copropriété.

Avant le compromis, les informations du syndic

Le premier temps se joue avant la signature du compromis, ou de l’offre d’achat ou de la promesse d’achat le cas échéant. Le notaire, l’intermédiaire professionnel (par exemple l’agence) ou le vendeur lui-même transmet à l’acheteur une série d’informations que le syndic lui communique « sur simple demande, dans un délai de quinze jours » (article 3.94, § 1er).

Si le syndic ne répond pas dans les quinze jours, la personne qui a fait la demande avise les parties de sa carence. Le guide des notaires le rappelle sans détour : aucune sanction spécifique n’est prévue contre le syndic, et c’est à l’acheteur de mesurer s’il dispose d’assez d’informations avant de s’engager.

Les documents à rassembler vous-même

Le guide pratique des notaires pour les copropriétaires conseille au vendeur de s’adresser d’abord à son syndic pour disposer d’un décompte actualisé, puis de réunir les pièces qui décrivent l’immeuble et son fonctionnement :

• les statuts, c’est-à-dire l’acte de base et le règlement de copropriété, avec les actes de base modificatifs éventuels ;
• le règlement d’ordre intérieur ;
• les procès-verbaux des assemblées générales.

Côté acheteur, le même guide insiste sur la description du lot, les millièmes attribués dans les parties communes, les droits d’usage exclusifs et la manière dont les dépenses communes sont calculées. Il invite aussi à vérifier si la copropriété a des dettes ou un emprunt, et quelles décisions de travaux (façade, toiture, ascenseur) figurent dans les procès-verbaux.

Au moment de l’acte, la demande du notaire

Une fois le compromis signé, le notaire instrumentant interroge à nouveau le syndic, cette fois par envoi recommandé (article 3.94, § 2). La règle vaut pour une vente, mais aussi pour tout acte entre vifs qui transfère la propriété d’un lot et pour une transmission par décès. Outre l’actualisation des informations déjà reçues, le syndic doit communiquer :

1. le montant des dépenses de conservation, d’entretien, de réparation et de réfection décidées avant la date du transfert, mais dont le paiement est demandé après ;
2. un état des appels de fonds approuvés par l’assemblée générale avant cette date, et le coût des travaux urgents dont le paiement est demandé après ;
3. un état des frais liés à l’acquisition de parties communes décidée avant le transfert ;
4. un état des dettes certaines de l’association nées de litiges antérieurs au transfert.

Si l’acheteur n’a pas encore reçu les documents de la première étape, le notaire les demande en même temps, puis les lui transmet. Le syndic dispose ici de trente jours ; à défaut de réponse, le notaire avise les parties de sa carence. Le texte complet figure dans le Code civil publié sur Justel.

Qui paie quoi entre vendeur et acquéreur

L’article 3.94, § 2, fixe la répartition par défaut. Les parties peuvent convenir autre chose dans le compromis, pour ce qui concerne leur contribution à la dette.

Deux règles concernent les fonds (article 3.94, § 5). Pour le fonds de roulement, le vendeur est créancier de l’association pour sa quote-part correspondant à la période où il ne pouvait plus jouir des parties communes : le syndic établit le décompte, la lui rembourse et l’appelle auprès de l’acquéreur. Pour le fonds de réserve, en revanche, la quote-part du vendeur reste la propriété de l’association. Le guide pratique des notaires pour les copropriétaires suggère d’en discuter avec l’acheteur avant le compromis, soit pour obtenir un remboursement, soit pour en tenir compte dans le prix, et d’inscrire cet accord dans le compromis ou l’acte.

Les arriérés du vendeur, retenus par le notaire

Lors de la passation de l’acte authentique, le notaire doit retenir sur les sommes dues les arriérés de charges ordinaires et extraordinaires du vendeur, frais de récupération et frais de transmission des informations compris (article 3.95). Il paie d’abord les créanciers privilégiés ou hypothécaires, et ceux qui lui ont notifié une saisie-arrêt ou une cession de créance.

Si le vendeur conteste ces montants, le notaire en avise le syndic par recommandé dans les trois jours ouvrables qui suivent l’acte. Sans saisie-arrêt notifiée dans les vingt jours ouvrables qui suivent cet envoi, le notaire peut verser la somme retenue au vendeur. Mieux vaut donc vérifier son décompte avec le syndic avant de mettre en vente : comme le souligne le guide des notaires, ces délais sont très courts.

Les frais du syndic

Le Code civil met les frais de transmission des informations, avant le compromis comme pour l’acte, à charge du vendeur (article 3.94, § 4), et le notaire peut les retenir sur le prix. Le guide des notaires précise que ces documents sont normalement fournis sans frais avant le compromis et que le syndic ne peut facturer un travail exceptionnel au vendeur que si son contrat le prévoit. Consultez donc le contrat de syndic, qui liste les prestations au forfait et les prestations complémentaires.

Après l’acte

Dans les trente jours de l’acte, le notaire informe le syndic de la date de passation, du lot concerné, de l’identité et de l’adresse des personnes concernées et, le cas échéant, du mandataire désigné conformément à l’article 3.87 (article 3.94, § 3). La même information est due en cas de démembrement de la propriété du lot. Le syndic peut alors adresser les appels de charges au nouveau propriétaire.

Vendre un appartement occupé ou loué

Si le lot est loué, l’acheteur voudra connaître la situation du bail en plus des informations de copropriété : notre guide pour louer un appartement en copropriété rappelle notamment ce que le bailleur doit communiquer à son locataire sur le règlement d’ordre intérieur et les décisions de l’assemblée.

Qu’il soit occupé ou vide, l’état du lot n’apparaît dans aucun des documents du syndic, qui ne parlent que des parties communes et des comptes. Un constat daté et photographié de l’appartement, dressé au moment de la transmission, permet de fixer ce qui a été vendu et, en cas de dégât ultérieur, de distinguer ce qui relève du lot de ce qui vient des parties communes.