État des lieux d’entrée : délais et bon moment

Faire l’état des lieux d’entrée trop tard, c’est décrire un logement déjà encombré de cartons, où un défaut ancien ne se distingue plus d’un dégât récent. La loi laisse une fenêtre précise, et le bon moment se situe au tout début de cette fenêtre. Cet article de nos guides sur l’état des lieux fait le point sur les délais en Wallonie et à Bruxelles, et corrige quelques idées reçues. S’il est déjà question de litige à la fin du bail, lisez aussi notre dossier pour contester un état des lieux de sortie.

Le délai légal, un mois au plus tard

Depuis la régionalisation du bail d’habitation, la Wallonie et Bruxelles ont chacune leur texte, mais la fenêtre est la même.

L’article 27 du décret wallon le dit en toutes lettres : l’état des lieux d’entrée « est dressé, soit au cours de la période où les lieux sont inoccupés, soit au cours du premier mois d’occupation ». À Bruxelles, la page de la Région sur l’état des lieux indique qu’il doit être réalisé avant que le locataire occupe le logement ou au cours du premier mois du bail.

Une précision s’impose, car on lit encore le contraire sur d’anciens articles : le délai n’est pas de deux mois après l’entrée. Les deux mois sont le délai d’enregistrement du bail, auquel l’état des lieux est annexé. L’état des lieux lui-même doit être fait au plus tard au cours du premier mois.

La règle vaut pour tous les baux d’habitation : résidence principale, bail étudiant, colocation, sous-location à Bruxelles. Nous n’avons trouvé dans aucun de ces textes de délai propre de quinze jours pour un kot : l’état des lieux d’un logement d’étudiant suit la règle générale.

Le bon moment en pratique

La loi ouvre une fenêtre ; notre conseil est de la viser au tout début, avant l’emménagement. Idéalement, l’état des lieux se fait entre la signature du bail et la remise des clés, dans un logement :

• vide : sans meubles ni cartons, chaque mur, chaque sol et chaque recoin se voit et se décrit ;
• propre : un logement nettoyé révèle les vraies taches et les vraies traces d’usure ;
• éclairé et raccordé : ampoules en place, électricité et eau en service pour tester robinets, prises, chauffage et chauffe-eau ;
• aux compteurs accessibles : les index relevés ce jour-là serviront au décompte des charges.

Exemple concret : pour un bail qui prend cours le 1er janvier, l’idéal est de fixer l’état des lieux dans les derniers jours de décembre, puis de remettre les clés en fin de visite, une fois le constat signé. S’il n’est pas possible de le faire avant, faites-le le jour même de l’entrée, avant d’y déposer le moindre meuble.

Bail signé longtemps à l’avance

Il arrive que le bail soit signé plusieurs semaines avant l’entrée, par exemple pour un kot réservé dès le printemps. Rien n’oblige à faire l’état des lieux le jour de la signature : le délai se compte à partir de l’occupation. Fixez-le dans les jours qui précèdent la remise des clés, quand le logement est libéré par l’occupant précédent et remis en ordre. Un constat dressé trop tôt risque de ne plus correspondre à ce que le locataire trouvera en arrivant.

Si l’autre partie traîne ou refuse

Demandez toujours l’état des lieux par écrit, en proposant une ou deux dates : c’est votre preuve.

En Wallonie, à défaut d’accord, le juge de paix est saisi par requête introduite dans les quinze jours qui suivent l’expiration du délai d’un mois ; il désigne un expert pour procéder à l’état des lieux. Le jugement est exécutoire nonobstant opposition et n’est pas susceptible d’appel.

À Bruxelles, l’article 1730 de l’ancien Code civil prévoit une requête au juge de paix introduite avant l’expiration du délai d’un mois ou de quinze jours selon le cas. La Région précise que si une partie ne répond pas, l’autre peut demander au juge de paix de désigner un expert, et qu’après le premier mois, aucune des parties ne peut plus être contrainte à cette formalité.

Combien de temps dure l’état des lieux

Aucun texte ne fixe la durée de la visite. Elle dépend de la surface, du nombre de pièces, des annexes (cave, grenier, garage, jardin), des équipements et, pour un logement meublé, de l’inventaire du mobilier. Un studio vide se décrit bien plus vite qu’une maison avec jardin.

Prévoyez donc large. Le temps de parcourir chaque pièce du sol au plafond, de tester les équipements, de relever les compteurs, de photographier, puis de relire ensemble avant de signer. Un état des lieux bâclé pour tenir un horaire serré coûte souvent bien plus cher à la sortie. Pour un logement en immeuble, les points propres aux parties communes et aux compteurs sont détaillés dans notre guide de l’état des lieux d’entrée d’un appartement.

Après la signature, corriger ou compléter

Un défaut découvert après l’entrée

Un radiateur qui ne chauffe pas, une infiltration après la première pluie : certains défauts n’apparaissent qu’après quelques jours. Le constat signé ne se modifie pas seul, mais il peut être complété d’un commun accord. Signalez le défaut immédiatement par écrit, photos datées à l’appui, et proposez un avenant signé par les deux parties.

On lit souvent qu’il existe un délai de dix jours pour compléter l’état des lieux : nous n’avons trouvé cette règle ni dans le décret wallon ni dans le Code bruxellois du logement. Notre article sur l’état des lieux 10 jours revient sur cette confusion. À noter : le modèle régional bruxellois de bail de colocation prévoit, par une clause contractuelle, que si l’état des lieux a été fait pendant que le bien était inoccupé, les colocataires disposent d’un mois pour notifier leurs remarques complémentaires. C’est une clause du modèle, pas une règle générale : vérifiez ce que dit votre propre bail.

Des modifications importantes en cours de bail

Si des modifications importantes sont apportées au logement après l’état des lieux d’entrée (travaux, remplacement d’une cuisine, nouvelle salle de bain), chaque partie peut exiger qu’un avenant soit rédigé contradictoirement et à frais communs. Ce droit est prévu par l’article 27 du décret wallon et par l’article 1730 de l’ancien Code civil ; à défaut d’accord, la procédure devant le juge de paix s’applique, sans les délais de l’entrée.

Un document valable jusqu’à la sortie

L’état des lieux d’entrée n’expire pas. Il reste la référence pendant toute la durée du bail, prorogations comprises : à la fin, le locataire doit rendre le logement tel qu’il l’a reçu suivant cet état des lieux, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure.

Et s’il n’a jamais été fait ? Contrairement à ce qu’on lit parfois, le logement n’est pas présumé avoir été remis « en bon état ». Le décret wallon (article 28) et l’ancien Code civil (article 1731) prévoient l’inverse : le locataire est présumé avoir reçu le logement dans le même état que celui où il se trouve à la fin du bail, sauf preuve contraire. Pour le bailleur, c’est le risque de ne presque rien pouvoir réclamer.

L’enregistrement avec le bail

L’état des lieux d’entrée est annexé au bail et soumis à l’enregistrement, qui incombe au bailleur. Le bail d’habitation s’enregistre dans les deux mois de sa signature. Selon le SPF Finances, l’enregistrement de l’état des lieux est gratuit pour un bien affecté exclusivement à l’habitation, qu’il soit présenté en même temps que le bail ou après lui, avec une copie du bail déjà enregistré.

Pour la sortie, les délais sont différents : notre article « état des lieux d’entrée et de sortie : délais et bon moment » met les deux moments en regard.

En résumé : l’état des lieux d’entrée se fait pendant que le logement est inoccupé ou au plus tard au cours du premier mois, idéalement juste avant la remise des clés. Il reste valable jusqu’à la sortie, se complète par un avenant si le logement change, et s’enregistre avec le bail.