Mandat de gestion locative

Confier son bien à une agence, c’est signer un contrat avec elle. Ce contrat entre propriétaire et agence immobilière porte un nom : le mandat de gestion locative. Cet article de nos guides location et bail explique ce qu’il contient, ce qu’il impose à chacun et comment le lire avant de signer. Pour savoir s’il vaut mieux déléguer ou garder la main, commencez par notre article pilier sur la gestion locative.

Nous sommes experts en états des lieux, pas avocats ni agents immobiliers : ce guide résume les règles publiées par l’Institut professionnel des agents immobiliers (IPI) et par la Région de Bruxelles-Capitale, et ne remplace pas un conseil juridique.

Le mandat de gestion locative, définition

La gestion locative, ce que les anglophones appellent « property management » (voir notre fiche gestion locative anglais), peut être confiée à un agent immobilier régisseur. Il le fait sur la base d’un mandat.

Le code de déontologie de l’IPI définit le mandat comme « l’acte qui se forme par l’acceptation du mandataire et par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom ». Le propriétaire est le mandant, l’agent le mandataire. Le code définit aussi l’agent immobilier régisseur comme celui qui réalise « pour le compte de tiers des activités de gestion de biens immobiliers ou de droits immobiliers, autres que celles de syndic ».

Mandat de gestion ou bail, ne pas confondre

La question revient souvent : quelle différence entre un mandat de gestion et un bail ?

Le régisseur n’est donc jamais le bailleur. Il signe, encaisse ou commande au nom du propriétaire, qui reste tenu de toutes les obligations du bail. À Bruxelles, le Code du logement interdit d’ailleurs de mettre à charge du preneur les frais d’intervention d’un tiers comme un agent immobilier, sauf si c’est le preneur qui y a fait appel (article 228).

La « location-gérance », qui apparaît souvent dans les mêmes recherches, est encore autre chose : elle vise l’exploitation d’un fonds de commerce, et non la gestion d’un logement loué. Ce contrat relève d’autres règles et n’est pas traité ici.

Ce que la déontologie impose au contrat

Un projet écrit, honoraires compris

Avant d’accepter toute mission, l’agent immobilier doit proposer à son futur client sur un support durable, « un projet de convention adapté à l’exercice de la mission ». Selon le code de déontologie de l’IPI, ce projet « stipule de manière claire et non ambiguë les obligations des parties, en particulier en ce qui concerne la manière dont les honoraires sont déterminés ». L’agent doit aussi attirer l’attention du client sur les éléments essentiels du contrat de gestion.

Lorsque ce projet comporte un mandat, l’agent est tenu de le stipuler « de manière claire et apparente ». Pour le régisseur, le code ajoute que ses contrats doivent respecter le Code de droit économique lorsqu’il s’applique.

Pas d’honoraires hors contrat

L’agent ne peut réclamer d’honoraires, de défraiements ou d’indemnisation « qui n’aient été légalement ou conventionnellement admis ». En clair : ce qui n’est pas écrit dans le mandat ne peut pas vous être facturé. Selon la brochure de l’IPI sur les trois métiers, le régisseur perçoit en général un pourcentage du total des loyers mensuels des biens qu’il gère. Pour un local commercial, le calcul peut différer : voyez notre article sur les honoraires de gestion locative bail commercial.

Les obligations du mandataire

Le code de déontologie décrit en détail ce que l’agent doit à son mandant.

• Se documenter et informer : il réclame les documents nécessaires, procède aux vérifications adéquates et informe le propriétaire de tout événement qui touche ses droits et obligations.
• N’agir que sur mission : aucun acte d’administration d’un bien sans mission ou autorisation.
• Protéger l’argent : un compte de qualité, dit compte de tiers, pour les fonds des clients, sauf si l’agent n’exerce que la gestion de biens et que tous ses clients ouvrent un compte à cet effet, le transfert sans retard des fonds à qui y a droit, après décompte, lorsqu’il en est requis, une quittance pour toute somme reçue. Selon l’IPI, la loi du 21 décembre 2017 a fait du compte de tiers une obligation légale.
• Rendre des comptes : des comptes et relevés clairs, détaillés par catégories et types de frais, dépenses et recettes, au rythme convenu et au minimum une fois l’an.
• Conseiller : informer en temps utile des prescriptions légales relatives au bien et des risques encourus, recommander les assurances à souscrire.
• Commander loyalement : uniquement à des fournisseurs qui possèdent les agréations requises, jamais à une personne liée sans votre autorisation.

Un exemple concret : l’indexation. Le portail officiel de la Wallonie rappelle qu’elle doit être demandée par écrit et que le bail de résidence principale doit être enregistré. Un mandataire qui ne la demande pas, ou qui laisse le bail non enregistré, prive le propriétaire d’une partie de ses droits.

Les obligations du mandant

Le propriétaire a lui aussi des devoirs :

• payer la rémunération convenue, et elle seule ;
• remettre à l’agent les documents et informations nécessaires à la mission ;
• verser la provision que l’agent peut réclamer avant de commander des travaux ou des services ;
• respecter ses obligations de bailleur, que le mandat ne lui retire pas : logement conforme, garantie dans les plafonds légaux (deux mois de loyer en Wallonie pour toutes les formes depuis le 1er juin 2023), bail écrit et enregistré.

Rédiger ou relire le mandat, les clauses clés

Qu’il s’agisse d’un contrat type d’agence, à Liège comme à Bruxelles, ou d’un contrat négocié, vérifiez que ces rubriques y figurent :

1. L’étendue de la mission : recherche du locataire ou seulement gestion courante, rédaction du bail, enregistrement, états des lieux, décomptes, indexation, suivi technique.
2. Les pouvoirs : qui signe le bail et ses avenants, jusqu’à quel montant l’agent commande des travaux sans votre accord.
3. L’argent : compte de tiers utilisé, rythme des reversements, prélèvement éventuel des honoraires sur les loyers (le code l’admet avec votre accord).
4. Les comptes rendus : fréquence, forme, accès aux pièces justificatives.
5. Les honoraires : base de calcul, prestations comprises et prestations facturées à part.
6. La durée et la fin : durée initiale, reconduction, préavis, remise des dossiers et des clés.

La fin du mandat

Le mandat prend fin selon ce que prévoit la convention. Deux règles du code de déontologie encadrent la sortie : même informé de votre décision d’y mettre fin, l’agent exécute ses obligations jusqu’au terme de sa mission, et il restitue sans retard tous les documents que vous lui avez remis ou dont vous avez payé l’obtention. Prévoyez dans le contrat un inventaire de remise : bail, états des lieux, preuve d’enregistrement, garantie, décomptes en cours, clés.

Un changement de gestionnaire est aussi un bon moment pour faire le point sur l’état du bien. Les métiers de l’agence sont variés, et les équipes changent : notre article gestion locative offre d’emploi décrit d’ailleurs qui peut exercer et à quelles conditions.

Mandat de gestion locative et vente du bien

Vendre un bien loué ne relève pas du régisseur mais de l’agent immobilier courtier, qui constitue le dossier de vente, organise les visites et négocie. C’est une mission distincte, avec sa propre convention. Le code impose d’ailleurs à l’agent intermédiaire de vérifier si le propriétaire a déjà confié un mandat à une autre personne.

Le bail, lui, survit à la vente selon les règles régionales. À Bruxelles, la brochure juridique de Bruxelles Logement explique que le bailleur doit informer le candidat acquéreur que le bien est loué et lui remettre une copie du bail ; le nouveau propriétaire est subrogé pour l’avenir dans les droits et obligations du bailleur (article 229). Pour un bail de résidence principale de neuf ans ou plus, le preneur dispose en outre d’un droit de préférence : le bailleur doit lui notifier par recommandé son intention de vendre, et le preneur a trente jours pour se prononcer (articles 247/1 à 247/4). En Wallonie, le décret du 15 mars 2018 a ses propres règles, à vérifier avant toute mise en vente.

Prévoyez donc dans le mandat de gestion ce qui se passe en cas de vente : fin automatique ou non, transmission du dossier locatif à l’acquéreur, sort de la garantie locative et des décomptes en cours.

En résumé : le mandat de gestion locative délègue des tâches, pas la qualité de bailleur. Bien rédigé, il protège le propriétaire autant que la relation avec le locataire.